分享我的清单管理系统

如何设置高效的学习资料管理系统：定期整理，分类清晰 #生活技巧# #组织技巧# #学习资料管理系统#

我是个想法很多的人，经常冒出各种点子：想看的电影和书籍、想了解的资讯、想学习的技能、想落实的创意……

如果不及时记录下来，很容易就会被遗忘。

但我记录的方式却很混乱，有时写在便利贴上，有时是小本子，或者是某个文档、某个 App，最后连自己都忘了曾在哪里记录过。

为了改变这种散漫混乱的状况，我开始研究时间管理和清单工具。

经过两年多的实践和迭代，我终于找到了一套适合自己的清单管理系统。

今天就来分享一下我的清单管理心得，希望对大家有所帮助。

从GTD说起

说到清单管理，不得不提《搞定1：无压工作的艺术》这本书。

书中介绍了一个很重要的概念，GTD，即 Get Things Done。

这是一套很经典很伟大的管理系统，无论是事项管理还是知识管理，都可以借用这一套系统。

这套清单系统由六个部分组成：

1. 项目清单

在这里项目的定义是多个「下一步行动」的总和，代表某项工作没办法一步到位，需要建立一套机制来提醒自己还有事情尚未处理。

「项目清单」就相当于一个目录，里面统筹着很多「下一步行动」，我们就靠消化这些行动来推进项目。

2. 日程表

一些特定日期需要完成的事情都在上面，它是我们每日行动管理的核心。

包括指定时间执行的行动、指定日期执行的行动，和在指定日期获取的信息。

3. 下一步行动清单

「下一步行动」清单是这个系统里很关键的环节，要把任务切分到最小的颗粒，让任务能很快地实现。

它主张将一个项目或一个大任务拆解成多个小步骤，这些小步骤必须是具体的行动提示信息，明确地告诉你应该采取哪些行动。

4. 将来/也许清单

目前不打算实施，但又希望在将来某一时间处理的事务。

想看的电影、购物清单等都可以列入其中。

5. 等待清单

需要等别人反馈的事项，委派出去之后将这件事放进「等待清单」。

表示需要等待他人的反馈才能做下一步规划，当然也要定期追踪进度。

6. 其他清单

包括备忘录、参考资料以及核查清单，用于存储各类资料和固定流程的步骤。

核查清单特别适合那些重复率很高的操作，制作一份清单，能避免很多没必要的错误。

比如月报之类的，你可以把这个固定流程整理成一个 SOP（标准操作程序），形成一个固定的流程步骤。

然后你这个流程列成一份清单，每次操作时拿出来对照，这样就不用每次都花费脑力去想怎么操作了。

GTD的五个步骤

GTD 这套系统，也能称为「掌控流程」模型，一共有五个步骤：收集、处理、组织、回顾和执行。

1. 收集：给大脑减负

GTD 的关键之一就是 Inbox（工作篮/收集箱），这个概念现在很多 App 都有，大家已经不陌生了。

你的想法、创意、待办事项、资料、物品、工具等，都可以收录到「工作篮」中。

「收集」的目的是为了清空大脑，把脑里要处理的事情都置入系统，外包给大脑之外的「另一个大脑」。

先把所有的东西都归总到一块，摊开来检视，然后再去分配。

这一点很像「断舍离」，先把要整理的物品放在一块，去俯视，纵览全局。

收集的东西可以有很多：

工作方面：已经开始但尚未完成的项目、需要开始进行的项目、需要交流沟通的事宜、项目相关的资料等等；

个人方面：想看的电影、想买的东西、生活琐事等等。

2. 处理：分门别类

「收集」之后，我们要处理和组织这些未尽事宜。

先给它们明确属性，分门别类，然后再根据不同的性质，做出相应的处理。

当我们收集到一件事的时候，要先判断它是否需要采取行动：

不需要采取行动的：

无关紧要、可有可无的，及时剔除；

日后再推进的，列入「将来也许」清单；

如果是资料，那就收进资料库，以备需要的时候查看。

需要采取行动的：

两分钟法则：假如这件事能够在 2 分钟之内完成，那就马上执行；

能够委派给他人的尽量给出去，委派出去之后将这件事放进「等待清单」；

不能委派出去的，要么是放进日程表，要么是放进「下一步行动」清单。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

3. 组织整理

按上面介绍的组成部分安排待办事项。

4. 定期回顾：审视调整

组织整理之后，我们还需要定期反思回顾。

先从每天说起，首先是看自己的日程表，把原有的计划先安排好。

有空余时间再回顾清单系统，根据当前情境看「下一步行动」，利用这些碎片时间慢慢将任务消化。

接着每星期要抽出时间定期回顾，从更大的格局去审视自己的情况，及时做出调整，重新评估重新安排。

5. 执行：落实行动

GTD 的最后一步是执行，简单点说就是完成「下一步行动」。

我们可以把清单里的行动分成不同的情境，比如手机、电脑、外出、办公室、在家等等。

然后根据自己当时的情境，搜索相应的行动就行，如此才能让我们的计划变得有弹性。

我的实践应用

我是怎么把 GTD 这套清单系统落地实践的呢？

首先根据 GTD 的清单系统框架，确定三个大的层级：「列表」——「项目」——「行动」。

列表我最初大致分了三个区域：

生活备忘：包含待购清单、待看影剧、还有一些生活上的日常事务；

项目清单：主要待办事项，以项目为单位来统筹；

等待回复：需要外部反馈才能推进的项目。

「生活备忘」其实是类似于 GTD 的「将来也许清单」，「等待回复」对应「等待清单」。

「项目清单」里的项目会拆解成多个任务，对应「下一步行动」。

有些行动会设置明确的起止日期，对应「日程表」。

我的清单系统迭代过很多次，除了最早的版本，后面受L先生的启发，又将「项目清单」和「等待回复」整合成了AFD三个维度：

Action：执行清单，偏向于 doing，类似于「下一步行动」；

Focus：聚焦清单，偏向于 thinking，记录重要的、亟待解决的问题，利用碎片时间进行思考；

Dessert：成就清单，在精力相对不充沛时处理，收录一些琐碎但相对不重要的事情，借此提高成就感，恢复能量。

再后来根据实践反馈，AFD 更适合做成标签，而不是分区，所以我又根据不同项目的性质，重新调整了现在比较稳定的版本：

生活备忘：和上面一样；

近期项目：短时间内聚焦的项目，如果搁置较久，就迁移到「安排规划」去；

持续跟进：周期比较长，需要长期跟进的项目；

安排规划：短期暂时不会进行，但有打算去做的项目，类似于「将来/也许」清单。

举个例子，我近期打算把《画江湖之不良人》系列补齐，之前只看到了第三季，那么第四季到第六季就是我「生活备忘」分区里，「待看影剧」的其中一项待办。

再比如今天这篇文章，它被分配到了「近期项目」这个分区的「公众号文章」版块，它底下又有很多「下一步行动」：

用数位板书写题图；

用 PS 制作封面；

拟定标题；

列出文章大纲；

根据以前的笔记和输出，完成开头部分内容；

完成第一部分的内容；

......

而「每周总结」、「每月小结」这种定期都会做的，我就放在「持续跟进」里，「整理旧笔记」也是一个大工程，同样放在里面；

公众号和小红书的一些选题，暂时只有一些灵感，近期还无法完善发表的，就放在「安排规划」，或者一些待读书籍，等等。

未开启的宝箱

当然，这些待办事项你未必都能成功落实，很多可能会一直躺在你的清单里，迟迟未行动。

一开始我也会焦虑，虽然回顾的时候会将许久未推进、也不再重要的事项剔除，但还是有一些意愿很大，也相对重要。

后来我看到成甲老师说的一句话，要把待办事项/未落实的灵感看成未开启的宝箱。

它们不是负担，不是束缚你的绳索，而是你的财富。

你也不是非要全部都打开，允许一部分始终待在那，等到合适的时机，你自然会去开启。

有了这个启发后，我也就不再焦虑了，也不会急着清空清单里的任务，只是按着自己的节奏，稳步推进。

我现在管理清单系统，主要是用 Todoist，它完全可以实现上文提到的框架。

有些 App 可能无法实现这种分级，这时你可以借鉴我的方法，用小本子代替。

每天浏览清单里的项目，然后将当天的工作量拆解成具体的小步骤，把步骤写在上面，每完成一个就划掉。

在执行的过程中，可以参考我在《总静不下心，这个办法也许可以帮助你》提到的「少量多次的冲刺法」。

它是番茄工作法的改良版本，以任务完成阶段为划分节点。

我个人不习惯在工作进行到 25 分钟的时候，突然停下来休息。

有时候好不容易进入心流状态，突然停掉会很不舒服。

所以，我更推荐把一个大步骤分成很多小步骤，每完成一个小阶段，就进行短暂休息。

这个方法和「下一步行动」清单就很契合，你在划分「下一步行动」的时候，就可以将这一要素考虑进去。

最后的话

构建自己的管理系统，或者说构建一套系统，从来都不容易。

你不能奢求遇到一套能完全适配你个人情况的方法，照抄就完；

也不能奢求在短时间内就完成构建，一劳永逸。

它需要大量的实践反馈和复盘调整，同时它也很难在短期内看到成效，所以能坚持的人少之又少。

但构建的过程，就是在不断探索，不断地通过外界的反馈去认识自己。

借助这个过程，我们能更加了解自己的性格、特点、优势与短板等，从而更能自主地应对外界与生活。

这套清单管理法我已经实施了两三年，现在依然觉得非常适合自己，一直沿用至今。

希望我的分享能给你带来一些启发，找到属于自己的清单管理方法。

网址：分享我的清单管理系统 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/1160594

相关内容

分享我的生活管理系统
如何有效管理任务清单系统？揭秘任务清单系统组成的关键要素
自我管理系统实践
建筑能耗管理系统的使用方法分享
【系统管理】系统管理大全
垃圾分类管理系统
模拟一个简单的购物清单管理系统
【系统管理】最新系统管理大全
能耗管理系统分析系统 能耗在线监测平台 节能管理
分享：自带office的windows系统

随便看看