职场掌握这些技巧工作效率提高50%.docx

发布时间：2025-07-13 14:50

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职场掌握这些技巧，工作效率提高50%

今日要共享的，就是从实战中总结出来的，能准确可行节约工作和学习时间的一些小窍门：

一、建立专属信息库：

我敢保证，你每天的日常工作和学习当中，肯定有很多时间，铺张在来回搜寻信息上面。

什么信息呢？比如里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件……它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来，让你花一番力气去找。不但铺张时间，也经常影响心情。

假如你常常有这样的困扰，那可以试试这个方法：建立一个专属的信息库。

无论是谈天记录、邮件内容，还是工作支配、项目反馈，抑或是突然产生的灵感，或者从网上看到的有价值的案例、学问，都可以往里面一丢，需要的时候，打开它，直接查找即可。

你可以用任何笔记软件来建立这个信息库。我的建议是利用Onenote或者印象笔记。当然，为知笔记、有道云笔记之类，也是可以的。

在笔记软件里，根据你负责的项目，新建一个笔记本。然后，全部跟这个项目相关的一切信息，都可以放进这个笔记本，再起一个易于辨认的名字即可。

比如：你和同事争论一个原型，他提了许多有意思的看法。聊完之后，为了避开遗忘，你就可以直接把谈天记录复制出来，在笔记本里新建一页笔记，命名为“06.19与XXX关于XX原型其次版的争论”即可。

或者，你是一名文案，那么，可以直接新建一页笔记，把平常在网上搜集到的案例放进去，再写上来源和自己的想法。当你没有灵感的时候，打开看看，立即可以为你供应大量的创意参考。

更重要的，可以把全部的工作流程、规范，甚至是生活的备忘录都放进去。比如“5号电池在门口其次个柜子里”、“充电器在卧房书架下面的箱子里”、“身份证在衣柜下面的抽屉其次层”……平常或许感觉不到，但在急需的时候，肯定可以为你节约大量的时间和精力。

使用这个方法，最重要的，是肯定要坚持平常的积累和记录。最好是设置为开机启动，协作相应的插件和快速启动方式（比如印象笔记的“剪藏”、Onenote的“新建快速笔记”），务求第一时间将信息记录入笔记中。

为什么要汇总一个唯一的入口呢？由于，这样不但可以削减记忆的难度，节约我们的认知和记忆资源，而且可以使工作和学习变得简洁高效：当你再也不用把精力花在记忆上，你知道只要打开这本笔记本，就可以找到一切需要的内容时，你就可以更专注在手头的事务上面。

二、削减对工作的打断：

许多人为了节约时间，都会让自己进行“多任务工作”。比如像前文所说，同时开着一大堆网页，这里看一会，那里看一会，做一下PPT，做一下EXCEL，以此来降低“我还有一项任务没有开工”的焦虑感，让自己沉醉在“全部任务都在同步进行”的美妙感觉之中。

但是，这恰恰是最铺张时间、最没有效率的表现。

记住一个最基本的原则：人类的大脑是没法进行“多线程处理”的。人同一时间只能聚焦在一件事情上面。所谓的“多任务工作”并不是真的“同时进行”，而是大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已。

也就是说，当你以为“同时处理两项任务”时，实际上，你的大脑是这样运作的：进入A的工作状态-退出A的工作状态-进入B的工作状态-退出B的工作状态……循环往复。只是切换的时间太短，我们很难觉察到而已。

比如说，你写一篇文章，先在脑子里构思出几个要点，这时，一个新闻弹窗吸引了你，你点击打开，看完一篇新闻，再回过头思索刚才的文章，你还能立即回忆起刚才构思的结果么？唯恐不是那么简洁了，由于它已经被我们从“工作记忆”中清除了出去，腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。

而当我们反复打断的时候，这些时间累积起来，其总量是相当可观的。

所以，工作时，请专注在你手头上正在处理的事情，至少保证半个小时以内不要打断，不要同时处理任何其他的事情。

假如有任何突发性的事务，比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事……先用便签纸登记来，也不要超过10秒钟，更不要打断工作。直到原来的任务告一段落，或者你感到疲乏了，再休息，根据便签纸上面的内容去逐项处理。

假如肯定非打断不行——比如突然有个会议要开，那就拿上便签纸，先把刚才的工作进度和正在思索的内容，用关键词的形式快速登记来，自己能看懂即可。当回到原先工作的时候，这可以大大削减你进入状态的时间。

三、化整为零：

生活中的碎片时间，比如乘车、等电梯、吃饭、步行，等等，这些时间，大家是怎么利用的？我想，许多人都会选择读书、看公众号，或者听讲座、公开课。这很对，当然也比发呆，什么也不干要好得多。

但是，这仍旧不是最好的利用方式。

为什么呢？由于绝大多数有价值的学问，并不是你在碎片时间里可以把握的。它们往往很简单，有着严格的推理过程和思索规律，你要完全代入的语境里面，跟着他的思路，分析他的论证过程，记住他的结论。这个过程，许多时候都没法在碎片时间里完成，它往往需要一整段的大块时间。

实际上，在碎片时间里，你能学习到的，只是一些简洁的结论而已。它们除了增加一些谈资之外，并没有太大的价值。甚至还不肯定是全面、严谨、正确的。

那么，对于碎片时间，最好的利用方式是什么呢？不是学习和汲取，而是思索。

一个行之有效的方法，是把工作、学习中遇到的问题，分解成一个个更小的问题，然后把它们列成清单，随身携带，利用碎片时间，进行思索和推导。在这个过程中，取得的任何进展和反馈，都登记来，便于下一次连续进行思索。

比如，做一个PPT，你就可能会列出这些问题：

整个PPT的规律要怎么呈现？每一部分分别用多少P来讲？背景分析需要考虑哪些因素？PEST每

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