效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（中）

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编者按：在如今这个信息大爆炸的时代，“效率”成了个人、团队、企业都越来越重视的事。在提升效率方面，使用不同的方法也能起到不同的作用。这篇文章来自编译，作者在文中分享了 15 种值得尝试的个人效率提升方法，希望对你有所启发。篇幅有限，本篇文章共拆分为上中下三篇，此为中篇。

五、行动方法

图片来源：actionmethod.com

所需时间等级：中

类型：抽象

适用人群：需要将创意性的头脑风暴转化为可执行的待办事项清单的人。

作用：让创意工作中的杂乱部分更加清晰

“行动方法”是知名设计平台 Behance 于 2006 年提出的一种简化创意会议的方法。头脑风暴及大多数创造性工作的问题在于，真正的创意往往产生于杂乱之中。开放思路需要杂乱无章，但切实做事却离不开有序的体系。

从最初的构思阶段，到制定可执行的行动步骤（包括优先事项的明确、截止日期及具体分工等），“行动方法”都可以起到帮助作用。具体而言，它将各种想法划分为了三大类：行动事项、次要事项，以及参考事项。

行动事项是达成项目目标必须要完成的分步行动。

次要事项是一些有趣的方案或想法，它们也许与当前项目计划并不相符。

参考事项是完成项目所需的资源和信息。例如，对于重塑品牌主页这个项目而言，品牌视觉形象和标志风格指南就可以当作参考事项。

“行动方法”有助于让你在探索各种创意想法的同时制定切实可行的具体方案。

六、时间块

所需时间等级：低

类型：视觉，抽象

适用人群：一整天都忙于应付各种突发小任务和干扰事项的人。

作用：为特定时间段分配特定任务，帮助你严格遵守并完成每日计划。

据 2015 年发表于《大西洋月刊》（The Atlantic）的一篇文章，小任务和干扰因素（例如，“你好，我能问你一个小问题吗？”）会导致注意力涣散长达半个小时。

如果你发现自己一天中的大多数时间都在处理第二天仍会再次出现的小任务（比如收发邮件），而花在更重要任务上的时间则少之又少时，那时间块方法就是你的不二选择。

所谓时间块方法，就是将你一天的时间分为多个小块，并为每个“时间块”分配相应的具体任务。下图是一个例子：

图片来源：Danielle Morrill

时间块方法也与许多方法类似，包括许多针对特定任务的时间块方法，比如专门用来处理邮件的“收件箱清零法（Inbox Zero）”。“收件箱清零法”结合了多项有效技巧，但其根本理念之一是设定特定时间来阅读并回复邮件，以防处理邮件占据个人太多时间。

时间块方法有助于让你更专心地完成待办事项，让你避免整天都在不断地应付各种突发小任务。

另一个与之相似的方法是“一日主题法（day theming）”。正如其名，“一日主题法”强调的是为一个星期的某一天专门设定一个主题，而避免让自己在一天中重复处理各种不同的工作或任务。“一日主题法”适用于需要深入完成某项工作或从事相对比较复杂工作的人，它也适用于在工作中需要负责多个不同领域的人。

七、最佳生物钟

一天之中精力、注意力和动力的变化情况。图片来源：alifeofproductivity.com

所需时间等级：高

类型：抽象，视觉

适用人群：喜欢数据和自我实验，并且希望充分利用每一天、达到最高效率的人。

作用：追踪记录你的生物节律，找到适合完成不同类型工作的最佳时段。

相对而言，这算是一个蠢办法，但它也有好的一面。你需要为之投入大量时间来展开自我实验，但从长远来看，了解自身效率规律能让你受益匪浅。

该方法的核心在于追踪记录你的精力、注意力和动力水平，发现自己在何时何处的状态最佳。

首先，你应该尝试将任何可能影响个人精力的因素控制到最低。比如，摄入咖啡因或熬夜等等。其次，在连续一周的时间里，保持每个小时追踪记录自己在前一个小时内的效率情况。

你记录下来的具体细节或许会有不同，但为了确保能得到最精确的结果，你就必须尽量保持一致。在这方面，你可以借助 Rescure Time 和 Toggl 等时间管理应用。

在完成有关数据的收集之后，你就可以开始梳理并从中寻找模式。你也可以将数据内容转化为图表形式。

你是否在没吃早餐的那一天缺乏动力？如是，那就可以在身边准备一些能量棒、水果或酸奶，以便随时补充能量。

早晨十点的效率是否最高？如是，那就把最重要的工作安排在这段时间。如遇会议，就把会议向后推迟。

利用这种在家就可以完成的科学研究方法，仅仅是收集到的自身数据就能让你大吃一惊。从这些数据信息中，你肯定能够找到一些提高自身效率的有趣发现。但值得注意的是，不要让你的“自我量化”变成另一种拖延。

如果你能认真地连续追踪记录三个星期，你就有机会找到大幅提高自身效率的方法。

八、把事情做完（GTD）

图片来源：网络

所需时间等级：中

类型：抽象，视觉，触觉

适用人群：脑海里有许多杂乱思绪且需要整理的人。

作用：让你把各种想法、忧虑和待办事项都写在纸上（或者某个应用中），然后把它组织并拆分成若干个可以立即执行的小任务。

GTD 方法是最著名的、影响力最持久的一种效率方法，意思就是把事情做完，由戴维·艾伦（David Allen）在其著作的以这个方法命名的《把事情做完》（Get Things Done）一书中首次提出。

作为一种适用范围极其广泛的效率系统，GTD 方法旨在帮助你用系统的方法整理各种想法，让你不再因为事情太多而倍感压力。

具体而言，GTD 方法主要有以下五个基本步骤：

收集（capture）——大脑转储，即以任意组织方式和语言将你要做的所有事情都写下来。不必担心如何做和何时做等问题，你只需要以某种形式把有关内容从脑海里转储出来。对此，一个非常有效的经验法则是，只要这件事让你感到了压力或焦虑，就把它写下来。

明确（clarify）——挑出你认为比较模糊的想法和忧虑，然后进一步澄清这些内容，并将其拆分为具体的行动步骤或任务。如果你写下的是“银行”，那你需要进一步明确的是，自己是要去银行申请现金支票，还是向银行询问贷款信息，或者只是想上网查看一下账户余额。如果涉及更繁琐的事项，比如转移所有银行和投资账户的资金，那么你可能还需要进一步明确相关内容，并将其拆分为多个子任务，而且任务拆分得越小越好。小任务相对没有那么令人生畏，你也更容易最先去着手完成。

整理（organize）——在明确任务过后，你就需要挑选出优先完成的任务，并针对每项任务设置截止日期，或许你也可以将部分任务进行归类，从而让自己可以一次性完成相关的任务（比如收发邮件或者打电话等）。

回顾（reflect）——建议每天或每周回顾你的待办事项清单。整个项目任务中还有哪些步骤相对比较模糊？如有，再进一步拆分。回顾过程中还需要关注的是哪些截止日期设置不够合理。如有，及时做出调整。有没有哪些任务已经不再重要了？如有，及时删除。

执行（engage）——如果已经做好了充分的准备，那现在就可以按照你的计划行动起来。

九、Systemist

所需时间等级：中

类型：抽象，视觉，触觉

适用人群：感到有太多事要做，但觉得 GTD 方法既耽误时间又过于复杂的人。

作用：尽可能简单地让你实时了解自己需要完成的所有事项。你可以把它看作是一个简化版的 GTD 方法。

Systemist 方法是由 Todoist 创始人阿米尔·萨利赫芬迪奇（Amir Salihefendić）提出并不断改善的一套效率系统。Systemist 方法与 Todoist 应用搭配使用非常契合，但同样也适用于任何数字任务管理器。

具体而言，Systemist 方法主要有以下六个方面的内容：

随取随用。Systemist 方法奏效的前提在于，你能够做到随时随地回顾和添加各项任务。因此，这是一个绝对数字化的系统。

无所不记。养成习惯，一旦脑袋里萌生任何想法，就立刻记下来。只有确信所有要做的事都记录在同一个地方，你才能完全信任这套 Systemist 方法。

将想法拆分为可执行的小任务。确保清单上的每项任务都是能在一小时内完成的具体行动方案。

划分优先级。首先必须认识到，你不可能把一切事情都做完。对于时效性较高的任务，一定要设置截止期限。同时，高亮标注对你而言最重要的任务，避免“紧急不重要”或“既不紧急又不重要”的事情分散你的注意力。

每日清空待办事项清单。你不可能做完所有事情，但每天结束时，你仍然需要清空自己的待办事项清单。具体而言，这就涉及到如何处理那些没有完成的任务，是往后推迟，还是直接把那些不再重要的事项删除？这样就能确保你的待办事项清单项目不会像滚雪球一样越来越多。

获得持续反馈。定期回顾自己已经完成的事项。设定你想完成的任务数量，并持续不断地衡量自己的进步情况。

延伸阅读：

效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（上）

效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（下）

译者：俊一

网址：效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（中） https://www.yuejiaxmz.com/news/view/133087

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