如何提升工作质量及效率？从跟踪任务到优化时间的10个技巧

使用Toggl跟踪远程工作时间，提升效率 #生活技巧# #工作学习技巧# #远程办公工具#

如何提升工作质量及效率？

当生活变得忙碌时，退后一步并着眼长远可能会适得其反。相反，我们大多数人习惯于埋头苦干，专注于手头的任务。但是，不知不觉中，目光短浅正在扼杀你的生产力。最有效率的人都是有严格组织能力的人——但这并非偶然发生。

保持井然有序需要时间、精力和纪律。待办事项清单、时间限制和每周回顾等工具需要花费精力才能设置好。然而，回报几乎肯定是值得的。

如果您感觉自己总是面对着无尽的任务和责任，而没有时间或精力去做其他任何事情，那么现在是时候退一步并妥善安排自己的事了。

整理的魔力：小小的调整如何彻底改变你的效率

组织能力是指计划、安排、确定优先次序和协调我们日常生活中的任务和活动的能力。善于组织的人通常被认为更有效率，不太可能错过重要的最后期限，压力更小，并且往往能享受更好的工作与生活的平衡。

尽管人们普遍认为组织能力强，但组织能力并非与生俱来。相反，它是一项任何人都可以掌握的软技能。那我们为什么不呢？很多人不愿意组织起来是因为它太耗时间了。

当你很忙的时候，感觉“整理”是在浪费时间。但事实上，正是缺乏整理才让大多数人陷入无休止的任务中。

提升工作质量及效率的10个技巧

有条理的生活不会自然而然地发生。相反，最有条理的人会使用一系列工具和组织系统来帮助他们规划一天的生活。以下是 10 种最常见的技巧，你可以使用它们来提升你的组织能力——从设定更好的目标到严格安排优先顺序和优化你的工作日时间。

1. 了解你的目标，并设定一些快速取胜的方法

在工作场所，我们认为组织有序的关键是掌握优先排序的技巧。当任务堆积如山时，能够退后一步，找出最重要的活动，并降低其他活动的优先级，这才是真正帮助最有组织的员工取得最佳成果的方法。

正如生产力大师Leo Babauta所解释的那样：

“简单可以归结为两件事：找出必需品，然后消除其余部分。”

在开始努力工作之前，你需要为接下来的一小时、一天或一周设定一个目标。这可以让你集中精力，有目标，并成为未来任何进一步组织工作的指引。

如何提升工作质量及效率？

设定好目标。糟糕的目标只会浪费时间，因为你几分钟内就会放弃。确保你的目标兼具可实现性和挑战性，确保目标能够实现。

为你的目标设定里程碑。长期目标很棒，但很难每天都专注于它。为了帮助你，将你的目标分解成定期的里程碑。这些“胜利”不仅会给你带来应得的推动力，还会在你偏离轨道时帮助你纠正方向。

2. 定期清理你的物理和数字工作空间

环境以我们未曾意识到的方式影响着我们。让你的思绪平静、保持专注和消除拖延症的最简单方法之一就是消除物理和数字工作空间中的干扰。

整理你的办公桌。无论是便条、食物包装纸还是水杯，我们的办公桌空间在一天中不可避免地会被塞满。每天开始和结束时都要进行整理，确保定期清除杂乱无章的物品。

还要清理数字空间。桌面上的文件、满满的下载文件夹和数百条未读通知也会分散注意力。记得清理数字空间以优化屏幕时间效率。

3. 将待办事项放在一个中心位置

记录任务是保持井然有序的重要部分。虽然使用的工具并不重要，但您应该选择易于使用且不会让人不知所措的工具（不要使用便笺和纸张！）

为了改善你的待办事项清单，请确保：

集中位置。将待办事项列表放在可以轻松与他人共享的地方。这不仅能建立责任感，还能帮助您与他人协作完成任务，无论是在家里还是在办公室。

数字化。不要将待办事项写在纸上，因为您可能会丢失它、将咖啡洒在上面，或者在去办公室时忘记它。改用数字化，以避免灾难并全天候保持进度。如果工具可在云端访问并自动更新到您的所有设备，则可获得加分。

4. 和日历成为好朋友

如果您不喜欢待办事项列表，请尝试使用电子邮件日历中的更多功能。在日历中写下所有发生的事情，并在当天设置提醒以回顾重要任务。

改变视角。为了帮助您减少低头族，增加抬头族，请尝试每周、工作周甚至每月日历视图。这可以帮助您缩小当前范围，并看到未来几周的全局。

如何提升工作质量及效率？

协调颜色。所有日历都可用于对不同的约会进行颜色编码。使用此功能可区分高、中、低优先级工作，以及区分重点工作和协作会议。

5. 将大型可交付成果分解为可管理的任务

分析瘫痪是造成混乱的常见原因。当项目看起来太大时，选择从哪里开始可能会很困难，导致你无所事事、拖延并浪费宝贵的时间。

如果你正在计划一件大事，可以按照以下方法将其分解：

任务分解。使用任务管理技术将大块工作分解成小块。这可以帮助您理解所有事情，估算所需的时间、成本和资源，并迈出制定行动计划的第一步。

使用软件来提供帮助。项目管理工具是您最好的朋友，可以帮助您分解最复杂的项目。内置任务管理可帮助您在列表、日历或甘特图视图中可视化所有内容。从那里，您可以轻松地与团队分享您的分解，以帮助每个人井然有序并保持一致。

6. 掌握使用模板的艺术

很有可能其他人已经完成了您待办事项列表中的类似任务。与其自己尝试解决，不如在某个地方找到一个模板，这样您就可以免去无聊的管理麻烦。

7. 尝试不同的时间管理技巧

整理好任务后，现在是时候开始充分利用时间了。时间管理技巧是你最好的朋友，它可以帮助你将一天的时间分解，以便在不同时间专注于不同类型的工作。

以下是两种最常见的技术：

番茄工作法。拖延会扼杀生产力。为了解决这个问题，番茄工作法将你的一天划分为紧张和休息的时间段。最简单的方法是，你将在 4 x 25 分钟的时间段内工作，每 25 分钟休息 5 分钟——无论你是否愿意。这可以帮助你保持高度专注，并定期有机会重新开始。

时间限制。时间限制不是不断地在不同的任务之间切换，而是将你的一天划分为专门用于不同工作的时间段。这可以帮助你保持专注，同时也为你周围的人设定了组织界限。

如何提升工作质量及效率？

8. 严格划分优先级——并删除不优先的任务

对于我们中的许多人来说，我们可以把一天中的每个小时都安排两到三次。要做的事情太多，时间又太少，你别无选择，只能无情地优先考虑事情。

在决定优先考虑什么时，需要考虑以下两件事：

它在你的清单上待了多久？如果某项任务在你的待办事项清单上待了一段时间，却不断被降级，那么很有可能它根本不需要。任何超过 30 天的任务都可能被降级。

它有多大价值？如果你要在多个任务之间做出选择，请优先考虑价值最高的任务。这可能是财务、非财务，甚至是幸福价值。这篇产品优先级文章提供了一些衡量和优先考虑任务价值的好方法。

9. 尽可能实现报告自动化

我们日常工作中的大部分时间都花在了报告和管理上。无论是为老板创建报告、查看每月绩效数字，还是只是检查项目是否仍在按计划进行，您都可以尝试自动执行报告，以节省时间。

以下是一些值得思考的建议：

仪表板。与其运行报告并尝试处理数字，不如研究如何创建实时仪表板来实时更新关键数据。当然，设置起来需要时间，但一旦启动并运行，从长远来看，它将为您节省大量时间。

工作流程。许多软件产品都允许您创建自动任务工作流程。例如，只需单击几下，您就可以根据系统中的其他操作自动推进项目、创建报告或更新任务。这意味着更少的管理工作，更多的时间去做真正有价值的事情。

10.减少混乱，注重工作/生活的平衡

成为真正的组织大师需要纪律。一旦您掌握了规划和优化技巧，您就需要兼顾周围的生活，以确保在正确的时间持续优先考虑正确的事情。

减少混乱。无论是在家还是在工作中，尽量减少混乱、冲突和不必要的风险。这意味着远离办公室八卦，使用冲突解决技巧，努力在团队中营造心理安全的环境。更少的混乱 = 更少的压力 = 更多的时间专注于组织。

工作与生活的平衡。你不可能每天都忙得不可开交。通过优先考虑工作与生活的平衡，让自己有最好的机会保持井然有序。工作之余的休息、娱乐和玩耍会帮助你重新充电，让你有最好的机会提高工作效率并在工作日保持专注！

总结

有条理是任何人都可以拥有的最重要技能之一。但保持井然有序需要时间、精力和纪律——尤其是在事情繁忙的时候。

但你不可能一夜之间就变得井井有条。相反，你需要正确的系统、工具和技术来帮助你每天管理自己。无论是简单的待办事项列表、时间限制，还是像看板这样的工作流管理系统，都有许多方法可以让你保持井然有序，并最终提高你的工作效率。

#项目管理#

举报/反馈

网址：如何提升工作质量及效率？从跟踪任务到优化时间的10个技巧 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/1000129

相关内容

提升工作效率，优化任务管理
如何高效管理时间与任务？12个实用技巧带你提升工作效率
提升工作效率的时间管理与任务优化.docx
提升效率的关键：工作优化与时间管理
如何提升工作效率的五个实用技巧
如何有效管理时间，提升工作效率与生活质量？
高效工作：8款工作任务跟踪软件对比指南
如何优化工作效率（10个实用技巧让你的工作更高效）
如何高效利用任务清单模版来提升工作效率？
提升工作效率的10个技巧 .pdf

随便看看