组织能力培养：如何管理你的任务清单和日程安排？有7个要点

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文/马梓开

组织能力是现代社会中职场人非常重要的一项能力，尤其是在工作中。而任务清单和日程安排是组织能力的重要体现，它们可以帮助我们有效地管理时间和任务，提高工作效率。下面从不同的角度来分析职场人如何管理任务清单和日程安排。

1. 制定优先级

制定优先级是任务清单和日程安排的重要一环。要根据工作的紧急程度和重要性来制定优先级。

一些紧急但不重要的任务可以先暂时搁置，而一些重要但不紧急的任务可以适当调整时间安排。

如果一个项目的截止日期已经很近了，但是有一个比较简单的任务也需要完成，这时候就需要考虑优先处理哪一个任务。

制定工作的优先级，是组织能力提高的第一个要点。

如果没有明确的优先级，那么工作就可能没有轻重缓急，没有了主次之分。该完成的重要工作可能就因此被延误了。

2. 分解任务

任务分解可以帮助我们更好地理解任务本身，以及任务的具体步骤和时间安排。比如，一个大型项目需要完成，可以将项目分解成若干小任务，每个小任务都有明确的完成时间和责任人。这样可以更好地掌握任务进度和质量。

分解任务是职场人的一个智慧。如果不会分解任务，那么工作就会做得忙乱无章。什么工作，谁来做，什么时候做，做好的标准是什么，具体的步骤是什么，怎么才能落实得更好，都需要加以精细分解。

对工作的分解越是到位，完成起来也就越是容易，而且能提高工作质量。

如果不善于做任务的分解，那么工作做起来就会出现各种各样的问题。

3. 合理安排时间

合理安排时间是任务清单和日程安排的关键。要根据任务的复杂程度、优先级和自己的工作效率来合理安排时间。比如，某个任务预计需要2个小时完成，但是自己的工作效率比较高，可以在1个小时内完成，这时候可以适当调整日程安排。

每个人的习惯是不同的。以我自己来说，我的习惯就是先忙完那些简单的工作。然后集中精力完成复杂一点的工作。但是无论如何，合理安排时间是非常重要的。

如果时间安排合理，工作完成有序，那么就不需要那么多的加班了。

4. 避免任务重叠

任务重叠会导致时间的浪费和工作效率的降低。要避免任务重叠，可以通过合理安排时间和任务分解来避免。

要避免任务的重叠，可以考虑在某个时间段内只安排一个任务，避免同时处理多个任务。

对于工作经验不够丰富，适应能力较差的人来说，更需要合理的时间安排和任务分解来避免任务的重叠。

同时做好几个工作，往往是不容易的事情。对经验欠缺的人来说更是如此。

5. 合理利用工具

任务清单和日程安排可以利用各种工具来实现。比如，可以使用手机应用程序或者电脑软件来制定任务清单和日程安排，这样更加方便实用。比如，可以使用Trello、Evernote等工具来管理任务清单和日程安排。

现在各类提高工作效率的工具是比较多的，有表格类的，有流程类的，有图形类的。只要是有助于提高自己工作效率的工具，都是可以拿来利用的。

当然，有些带有专业性的工具，还是需要有一个学习和适应期的。

但是只要用好了高效率工具，的确会对工作质量的提高，对工作效率的提高带来较大帮助。

6. 定期检查任务清单和日程安排

定期检查任务清单和日程安排可以帮助我们更好地掌握任务进度和时间安排。比如，每天早上花10分钟来检查当天的任务清单和日程安排，可以更好地安排时间和精力。

仔细检查的过程，也是思考的过程。

思考到位了，安排也往往会更加到位。

7. 适当调整任务清单和日程安排

任务清单和日程安排是灵活的，需要根据实际情况适当调整。比如，某个任务需要延迟，可以适当调整时间安排；某个任务优先级发生变化，也需要及时调整任务清单和日程安排。

工作任务清单不是一成不变的，而是需要根据实际情况做出适当调整的。

也许你正在忙某个工作时，领导又给你增加了新的工作；也许你正在忙的工作需要摁下来暂停键。这样自然就会影响到工作的其他安排了。

总之，任务清单和日程安排是组织能力的重要体现，要合理利用各种方法和工具来管理任务清单和日程安排，制定优先级、分解任务、合理安排时间、避免任务重叠、合理利用工具、定期检查和适当调整任务清单和日程安排，以提高工作效率和工作质量。

图片来自网络，侵删。（MZK）

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