What is Workflow Automation? A Complete Guide

发布时间：2025-06-15 10:22

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什么是工作流自动化？

工作流自动化涉及使用技术按顺序自动执行重复任务和流程，从而减少对人工干预的需求。它涉及设计、创建、部署并实现数据输入和客户互动等业务流程的自动化。

工作流自动化使用软件来取代手动和纸质流程。其主要目标是确保合适的人在合适的时间完成合适的任务。它可以帮助企业标准化工作流程，遵守既定的规则和政策，并提高每个流程步骤的可见性和可问责性。

工作流自动化的重要性

工作流自动化使任务、文档和信息能够在与工作相关的活动中自动流动。它减少了资源消耗和时间，并最大限度地减少了人为错误的可能性，从而提高了公司的效率、可见性和责任感。

简化审批

审批流程延迟可能会导致错过最后期限。工作流程自动化为审批创造了一条清晰的路径。任务会自动从一个人转移到另一个人，并发送提醒和通知以确保及时做出决策。本篇确保项目按计划进行，无需手动跟踪。

准确性和可见性

在手动数据输入中，拼写错误和错误会导致失误，影响从客户发票到项目时间表的所有方面。工作流自动化与现有系统集成，自动填充数据字段并消除人为错误的风险。这种自动化可确保准确性并节省时间。

做出明智的决定

工作流自动化可以根据实时数据自动创建报告。报告为您提供所需的信息，让您可以快速做出明智的决策，而无需等待被编译.

清晰的沟通

工作流程自动化建立了清晰的沟通渠道。所有参与人员都会收到必要的信息，并在整个过程中保持一致。

如何实现工作流自动化

实施自动化工作流程是一个战略过程，涉及构建高效、精简的工作环境。它包括多个步骤：

成功实施工作流自动化的步骤

识别重复任务

首先确定哪些重复任务可以轻松实现自动化以及哪些需要人工干预。根据您的业务目标对这些任务进行优先排序。

创建工作流程图

确定优先事项后，绘制工作流程图。该图概述了从开始到结束的每个流程步骤，使用符号表示任务、决策点和过渡。首先确定工作流程的起点和终点，绘制每个步骤的顺序，并详细说明决策点及其条件。

为每个步骤分配角色和职责，并根据利益相关者的反馈修改图表，以确保自动化工作流程简单高效。

实施和部署工作流

使用简单的拖放式自动化软件来设置您的工作流程。这些工具允许您通过按逻辑顺序放置任务、决策点和操作来构建工作流程，而无需广泛的技术知识。首先定义工作流程顺序，如图表所示。

配置自动启动每个任务或决策点的触发器和条件，例如特定的时间间隔或数据输入。测试彻底检查工作流程以识别和解决任何问题。测试完成后，在相关部门或团队中部署工作流程，确保所有用户都了解他们在自动化工作流程中的角色和职责。

测试工作流自动化

测试对于确定自动化是否有效至关重要。使用用户验收测试 (UAT) 来发现和修复问题。它涉及最终用户检查工作流程在实际情况下是否表现良好。测试人员模拟工作流程任务以发现错误或错误，确保自动化满足所有要求和期望。完成 UAT 表示自动化工作流程在部署后运行顺畅且高效。

衡量关键绩效指标

使用系统的分析工具来监控工作流程的性能。定期查看反馈可以让您了解哪些方面有效，哪些方面需要改进。

工作流自动化与流程自动化

工作流自动化和流程自动化代表了优化业务运营的不同方法。工作流自动化侧重于简化特定流程内的任务，例如自动化审批流程、生成报告和提取数据简化复杂的报告。它可以在细节层面上提高效率和准确性。

工作流自动化是流程自动化的一个子集，它采用更广泛的视角，涵盖从开始到结束的整个业务流程。

例如，自动化从下订单到付款处理的整个订单到现金周期是一种优化端到端操作的整体方法，包括多个步骤、系统和利益相关者。

工作流自动化还可以简化更广泛流程中的步骤。例如，数据集成，工作流自动化可以自动提取、转换并加载到指定的系统中。

工作流自动化与 RPA（机器人流程自动化）

工作流自动化可优化业务流程中的任务和信息流。它涉及创建步骤或规则来自动执行重复操作，例如路由文档以供批准、生成报告或发送通知。RPA 利用软件机器人在计算机系统上模仿人类行为。这些机器人可以与多个应用程序交互、提取数据并执行基于规则的任务。

工作流自动化和RPA之间的区别

工作流自动化示例

工作流程自动化不受限制到单个部门；它可以有利于整个公司的服务交付。

人力资源工作流自动化简化了员工入职和离职流程。它可以帮助新员工无缝融入组织，并高效管理离职员工的访问权限和资产。工作流自动化处理常规数据任务。例如，系统通过删除重复项、标准化格式和纠正错误来自动清理数据。合同管理工作流自动化减少了与合同相关的延误并确保遵守条款和条件。它使合同创建、批准和续签的流程自动化。 IT 资产管理工作流自动化创建了一个系统来自动跟踪和管理 IT 资产的生命周期。此过程可优化资源利用并降低成本。工作流自动化从各种文档或系统中提取特定数据点。例如，系统会自动从收到的电子邮件中提取发票号码、日期和金额，并将其保存到数据库. 变更管理工作流自动化可实现对 IT 基础设施、应用程序和服务变更的审批和实施自动化。自动化可确保高效地跟踪、测试和部署变更。工作流自动化结合了来自不同来源的数据。例如，流程会自动合并来自 CRM系统与电子商务平台的订单数据一起创建统一的客户档案。

工作流自动化软件

工作流自动化软件通过特定规则、顺序和操作最大限度地减少手动任务，从而简化业务流程。通过自动执行重复性任务，公司可以腾出员工的时间来执行战略性或创造性任务。工作流自动化软件通过中央通信渠道和共享工作流促进团队成员之间的协作。它还允许信息交换和快速决策。

工作流自动化软件中需要注意什么

合适的工作流自动化系统提供商应该满足业务需求。由于需求增加，无代码工作流自动化系统在众多选择中处于领先地位。然而，选择解决方案需要考虑的不仅仅是其无代码性质。评估不同的因素对于确保软件有效解决组织的担忧至关重要。

用户友好性： 该工具应具有清晰直观的界面，允许用户无需丰富的技术专业知识即可创建和管理工作流程。 可视化工作流程构建器： 拖放界面使用户能够直观地构建工作流程，简化设计流程并减少错误。 定制和灵活性： 该工具应提供定制选项，以根据特定的业务需求和流程定制工作流程。 工作流功能： 使用条件逻辑、循环和并行处理等功能来有效地处理复杂的工作流程。 整合能力： 与现有系统和应用程序的无缝集成对于数据流和流程连续性至关重要。 安全性和合规性： 寻找提供安全措施并符合行业标准的工具（例如， HIPAA, 《通用数据保护条例》（GDPR）) 来保护敏感数据。 实时监控和报告： 该软件应该能够跟踪工作流程进度、识别问题并衡量优化性能。

工作流自动化的顶级工具

可以利用多种工具和平台来实现工作流自动化。关键是找到最适合您业务需求的工具和平台。

1. Astera

Astera 是一个统一的数据平台，提供无代码工具来组合和管理来自各种来源的数据。它使用户能够构建强大的工作流程，以自动化多个数据管理和集成任务，从数据提取和摄取改造和清洁。该人工智能平台还具有内置数据治理确保合规的能力。

使用 astera 展示工作流程自动化的完整流程

主要功能

Astera直观的界面允许您直观地设计数据提取、集成和仓储及 API & EDI管理. 您可以自动执行作业以预定义的时间间隔执行，根据特定条件触发操作，或者在文件添加到收件箱或文件夹等指定位置时启动进程。该平台提供数据工作流的清晰可视化表示，从而易于理解和管理复杂的任务序列。它可以自动安排任务并数据驱动流程的编排，优化效率，减少人工。 Astera 与各种数据源集成，包括不同类型的数据库、云应用程序和文件系统，确保全面的数据连接。 Astera 提供监控功能来跟踪工作绩效并深入了解数据流程和结果。

2.微软电源自动化

微软电源自动化，以前称为 Microsoft Flow，是一项云服务，允许用户在众多应用程序和平台之间创建自动化工作流程。

优点

它通过用户友好的拖放界面简化了自动化任务。 Microsoft Power Automate 与 Microsoft 365 应用无缝集成。该平台通过基于云的平台实现了可扩展性和灵活性。

缺点

高级自动化场景需要一个学习曲线。该平台对自动化任务的时间和调度的控制有限。它依赖于 Microsoft 生态系统，以便与非 Microsoft 服务无缝集成。

3.扎皮尔

Zapier 是一种工作流自动化工具，允许用户自动在应用程序之间传输信息。

优点

Zapier 提供了一个简单的界面，无需编码技能即可创建自动化工作流程。它支持与多个应用程序的集成，允许跨不同平台实现自动化。用户可以使用条件逻辑和多步骤流程定制工作流程，以满足特定的自动化需求。

缺点

免费计划有限制，高级功能需要付费订阅。创建复杂的工作流程需要了解 Zapier 的术语和局限性。它依赖于连接的应用程序的 API，因此 API 功能的变化会影响工作流程的可靠性。

4. 工作

Workato 是一个工作流自动化平台，允许用户集成和自动化各种应用程序和服务之间的工作流，而无需大量的编码知识。

优点

它为复杂的工作流程自动化提供了先进的企业级功能。 Workato 支持与各种应用程序集成。它为定制的工作流程提供了广泛的定制选项。

缺点

由于该平台的先进功能，设置复杂的工作流程需要学习曲线。由于其企业级功能和定价结构，对于小型企业或个人来说，它可能价格昂贵。 Workato 依赖于连接的应用程序 API 的稳定性和可用性，这会影响工作流程的可靠性。

5.吻流

吻流是一款基于云的业务流程管理 (BPM) 软件，允许组织自动化其工作流程并简化业务流程。

优点

Kissflow 方便没有技术专业知识的用户创建和管理工作流程。它提供各种可定制的模板以适应不同的业务流程。该平台提供有关流程性能的实时洞察。

缺点

对于高度特定或独特的工作流程，定制选项受到限制。 Kissflow 的定价结构不适合较小的组织或自动化需求有限的组织。 Kissflow 与特定第三方应用程序之间存在集成和同步问题。

6. 整合

整合是业务流程管理 (BPM) 和工作流自动化软件，旨在帮助组织简化其工作流程。

优点

Integrify 允许用户自动化和优化工作流程，而无需丰富的编程技能。它为各种业务流程提供可定制的表格和量身定制的自动化解决方案。它提供报告功能来跟踪和分析工作流程性能。

缺点

对于高度复杂或专业化的工作流程，定制选项受到限制。该平台的高级功能的学习曲线很陡峭。 Integrify 与特定的第三方应用程序存在集成问题。

7.新鲜作品

Freshworks 提供强大的任务管理软件通过其直观的票务系统提供解决方案。它旨在简化工作流程自动化，使团队能够组织任务、跟踪进度并高效管理客户支持票证。

优点

用户友好界面适合各种规模的团队。强大的协作工具可提高团队生产力。与第三方应用程序无缝集成，简化工作流程。

缺点

高级工作流程的自定义选项有限。高级功能的较高成本可能不适合小预算。

结语

工作流自动化消除了手动任务并通过技术优化了业务流程。无论是按定义的时间间隔执行作业、监控功能还是编排，自动化都可以提高整个组织的效率和责任感。自动化数据管道工作流程包括识别重复性任务、直观地设计数据流和工作流程，以及利用以下工具： Astera它提供了一个统一的、无代码的平台，用于自动执行重复任务和协调工作流程，以改善和加速决策。

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作者：

佐哈·沙库尔

网址：What is Workflow Automation? A Complete Guide https://www.yuejiaxmz.com/news/view/1040625

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