数字化工作流

发布时间：2025-06-15 10:23

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数字化工作流程是指使用计算机和软件（通常为自动化）并以电子方式（而不是手动方式）完成的流程。

广义而言，它是指您在工作中使用计算机和现代技术，并利用基于计算机的工作场所的所有功能来完成工作。手动工作流程是指在没有电脑和软件的情况下手工完成的流程。

组织将某一工作流程数字化后，通常会将其自动化，从而减少或消除人工参与。通常，针对数字化工作流程的这一过渡有助于提高流程效率，并为员工创造时间以便专注于更具价值的工作。数字化工作流程既可简单到通过电子邮件向客户发送 PDF 发票而不是邮寄纸质发票，也可复杂到实现新员工入职的完全自动化。

自新冠疫情以来，随着组织过渡到远程办公，数字化工作流就变得越发流行且不可或缺。根据 Insight 的一份报告，该研究公司报告称，三分之一的受访者表示：如果不再将远程办公作为一个选项，他们便会离职。在 Statista 的一项调查中，超过 60% 的受访者表示，他们已采用让员工有权选择居家办公的工作模式。

在现代商业世界中，数字化工作流程与先于它们的人工工作流程一样普遍。

数字化工作流程可用于改进各种行业和用例中的流程。数字化工作流程的部分示例包括：

使用自动化软件检查简历是否存在特定关键字

在人工流程中，必须对申请人的简历进行人工分析，而这可能会耗费大量时间。借助自动化软件，您可为特定关键字设置过滤器，从而帮助确定进入此流程下一阶段的最佳申请人。

使用持续交付和持续集成以自动实现代码更新

持续交付支持将程序中通过自动化质量检查的新代码添加到代码库中，然后再将其推送到生产环境。持续集成会接受所有新的代码更改，然后自动将其合并回主代码库。手动执行代码更改需要一个审批流程，而这会大大减缓代码更新的实现速度。

使用软件将发票自动发送给相关方

人工处理付款通常需在不同部门之间开展协作，从而确保将正确的金额支付给正确的人员。然而，如果需审批的发票可自动送达正确的相关方以便进行审批，则可缩短完成此任务所需的时间。

要实现工作流程的数字化和自动化，您需了解各流程的手动运行方式。您可通过执行工作流程审计来实现此目的：

映射特定工作流程的当前步骤

创建所有手动流程的映射可能既困难又耗时，但此流程有助于为当前的手动工作流程系统探索数字化工作流程机遇。

确定数字化和自动化的主要流程

对于那些需要大量时间、存在重复且相对容易完成的流程，非常适合将其进行自动化改造，例如基本数据输入。

评估并选择适合您流程的最佳软件选项

很多应用程序可帮助您实现工作流程数字化。虽然您可使用人工智能等先进解决方案，但某些自动化工具要简单得多，例如创建模板以简化发票开具流程。

启动、测试和调整

一旦确定要实现自动化的关键手动流程后，便可开始构建数字化工作流程。数字化工作流程实施的某些常见领域包括人力资源流程（如员工入职）、业务流程（如数据输入）和财务流程（如发票审批）。有一种数字化工作流程软件专用于处理所有此类特定业务操作。

您的新数字化工作流程或许无法在第一次运行时达到完美，但这没关系。一旦特定流程完成数字化，定期进行流程审计以确保该工作流程能按预期运行并可提高效率便是一项明智之举。

例如，如果您正在使用自动化软件来筛选潜在候选人的简历，但又发现您错过了颇有才华的申请人，则可能需要检查和调整该软件经训练对其进行标记的相关指标和关键字。

实施流程后，随着业务需求和技术的发展，继续优化工作流程便非常重要。

数字化工作流程、业务流程管理 (BPM) 和业务流程自动化 (BPA) 均密切相关。BPA 是指自动执行重复、耗时的任务，以便员工有时间和精力专注于更关键的任务的流程。上述任务的自动化有助于建立数字化工作流。

BPM 是一种通过按统一策略来调整业务流程（包括已实现自动化的数字化工作流程）从而改进工作流程管理水平的理念。包括定期工作流程审计在内的强大 BPM 实践有助于您了解哪些任务应实现数字化和自动化。

通过数字化工作流程改造工作场所，有助于企业节省时间和金钱。这还能提高任务完成方式的透明度。随着时间的推移，数字化工作流程可以帮助企业了解如何进一步完善业务流程。

优化和简化业务流程

借助数字化工作流程，您可以简化和精简劳动密集型业务流程。虽然并非每个数字工作流程均十分高效，但很多类型的手动工作流程本就十分低效。

例如，手工记账极易产生人为错误，而且可能十分耗时。数字记账可降低因要求人类自行完成数学运算而产生的某些固有风险。

创造时间来从事更具价值的工作

数字化工作流程自动化可减少花在重复任务上的时间，例如在新员工入职时向其发送欢迎电子邮件。花在这些手动任务上的时间越少，可花在更关键任务上的时间便越多，从而可提高总体工作效率。

提高工作场所透明度

数字工作流程可生成共享记录，从而帮助所有团队成员及时了解某一任务或流程的进度。此透明度有助于让所有利益相关者对项目中自己参与的部分持续担负起负责，且有助于保持项目的正常进行。此外，共享流程记录对于澄清可能出现的任何问题或差异也极具价值。

提供有关工作流程和流程效率的硬数据

当您自动执行手动流程时，您还需创建有关在这些流程上花费多少时间的数据。此举可让您更好地了解瓶颈位于何处，同时允许您继续调整工作流程。

实现远程办公

在新冠疫情期间，远程办公开始风靡。虽然过去上班是常态，但越来越多的员工已经适应了至少部分时间在办公室外工作。数字化工作流程是远程工作的支柱，没有它就不可能实现远程办公。

数字化工作流程可为您的组织带来巨大价值，但其中也不乏某些挑战。其中，部分常见障碍包括：