什么是工作流程自动化以及如何入门

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来源：Atlassian

雅各布专栏是一个拥有 5 万名 CxO 的知识内容社区，也是职场不同角色的CxO（Qualified CxO & Intrapreneurs & Entrepreneur）造就增长的首选孵化平台。

创始人雅各布拥有丰富的职业经历，曾任 Nike 大中华区 CxO负责零售，供应链，数字化；LVMH affiliate Trendy Group CxO负责并购，品牌数字化转型；东方国际Lily女装CxO负责战略及数字化；微软合资公司CxO负责产品及解决方案构架；J&J和Eli Lily医药公司负责IT和Compliance。

创始人也是持续创业者，尤其在半导体，品牌零售，生命科学，新能源等赛道。

（以下为正文）

工作流程自动化的出现是为了满足简化操作和改进决策的需要。自动化可提高效率、减少错误，并将人力资源用于更具战略性的任务，量身定制的自动化战略可以应对特定的运营挑战，提高生产率和客户满意度。

企业可以通过了解工作流程自动化解决方案应具备的功能（包括易用性、集成性、可扩展性等），获得前所未有的效率和生产力。在本指南中，我们将探讨重复性任务的自动化如何简化操作并显著增强决策流程。

请继续阅读，了解工作流自动化、其工作原理以及使用以下工具中提供的强大自动化功能的原因。

什么是工作流自动化？

工作流自动化是一种将各种业务流程、任务和工作流自动化的方法，只需最少的人工干预。工作流自动化利用软件为业务流程中的步骤创建一系列自动化操作，从而帮助团队高效一致地执行项目。

工作流程自动化的工作原理

工作流程自动化使用任务管理软件，根据预定义的规则和触发器，在人员和系统之间传递任务和信息。例如，当一个系统标记为任务已完成时，自动化系统就会将其发送给随后的受让人并更新仪表板，从而节省时间并最大限度地减少错误。

请按照以下步骤开始操作：

收集有关任务如何在团队间流动以及当前角色和职责的信息，以了解当前的流程、角色和职责信息，以了解当前的工作流程. 重点了解项目如何启动，完成任务所使用的标准，工作范围以及瓶颈是如何产生的，确定是什么触发了每项任务的启动和变更。

直观地勾勒出工作流程，找出效率低下的地方。建立工作流程大纲草案，以突出分解点。允许跨职能团队协作，以改进草案并找出浪费做法。

确定需要整合其他系统数据的任务，并确保工作流程软件支持这些任务。考虑调整工作流程以满足整合要求，例如将任务拆分成更小的子任务。

解决工作流程效率低下的问题，包括沟通中断和任务逾期。例如，增加任务问责措施或明确哪些系统信息应该流动。

利用工作流程自动化软件描述每项任务并分配用户角色，根据项目范围和团队需求，通过甘特图、流程图、日历等提供可视性。

创建自动化触发器和操作，以简化重复性任务。根据独特需求定制自动化配方，或依赖预建选项。

不断测试和优化自动化工作流程，以解决问题。建立性能指标和关键性能指标，以监控效率，使用仪表板保持对进度和阻碍因素的高层次可见性。

通过实践演示，培训团队使用新的自动化工作流程。

不知道如何开始？可以参考一些线上免费工作流程模板来启动您的自动化流程并简化您的项目管理工作。

工作流程自动化的好处

工作流程自动化可为企业运营带来诸多益处。它大大提高了效率和生产力，确保持续改进。 以下是工作流程自动化的其他一些主要优势：

提高效率

自动化重复性任务使员工能够专注于更具战略性的工作，从而提高整体生产率。自动化流程完成任务的速度更快，而且可以全天候运行，大大提高了效率。

减少错误

自动化工作流程可确保按照预定义规则一致执行任务，从而最大限度地减少人为错误。这就提高了数据输入、计算和处理任务的准确性。它还能减少用于纠正错误的时间和资源。

协作工具

您的任务跟踪器应促进沟通和协作团队成员之间的沟通与协作。这些工具为对话、文件共享、反馈和协调提供了一个平台，从而改善团队合作，提高项目成功率。

节约成本

日常任务自动化可减少对人工的需求。通过最大限度地减少错误，公司可节省与修复错误相关的成本。工作流程自动化还能优化资源配置，确保团队不会支出不足或超支。

增强协作

无论团队成员身处何地，工作流程自动化通常具有促进团队成员之间协同工作文化的功能，实时更新、共享工作空间和自动通知有助于让每个人保持在同一起跑线上，从而改善团队合作并促进协作会议的召开。

可扩展性

工作流程自动化使企业能够在不相应增加员工的情况下处理不断增加的工作量。这既能支持业务增长，又不会影响质量或效率。

工作流程自动化示例

您可以在不同团队和角色中应用工作流程自动化，以简化项目规划并提高生产力。以下是一些具体的工作流程自动化示例，可帮助您了解不同团队如何使用自动化：

产品经理

产品经理可以使用工作流程自动化来加强决策并简化产品开发流程。例如，他们可以实施一个自动化的产品反馈收集和分析系统，从多个渠道收集用户反馈，该系统可根据情感和功能领域自动对反馈进行分类，为未来的产品改进提供洞察力。

作为产品经理，使用工作流程自动化的另一种有效方法是确定功能请求的优先级。产品经理可以建立一个自动评分系统，根据预定义的标准来评估功能请求，如潜在影响、开发工作量以及与产品战略。 这种工作流程自动化可确保优先开发最有价值的功能。此外还有冲刺计划和任务分配也可实现自动化。可以根据优先级评分和团队能力生成冲刺积压，并根据可用性将任务分配给团队成员。

工程领导

工程领导可以使用工作流程自动化来提高代码质量和简化开发流程。例如，他们可以实施自动代码审查流程，根据团队成员的专长和工作量分配审核任务，并内置待审核提醒功能。这可确保代码由最合适的团队成员快速审核。

持续集成和部署管道是自动化可以提供帮助的另一个领域。工程主管可以通过建立一个系统，自动通知合适的人员运行测试并部署到暂存环境，从而减少人工错误并加快开发周期。

错误跟踪和解决也可通过分流系统实现自动化，该系统可对收到的错误报告进行分类，将其分配给适当的团队成员，并将关键问题升级。

项目经理

项目经理可以使用工作流程自动化来提高项目可见性和资源管理。例如，他们可以实施自动项目状态报告并收集团队成员的进度更新，将其编译成标准化报告，并定期分发给利益相关者。

资源分配和能力规划也可以实现自动化，以优化团队绩效。您可以建立一个系统来跟踪团队成员的工作量，并自动建议任务重新分配，以平衡工作量和管理项目时间表。

营销活动自动化

营销团队可以通过工作流程自动化大大提高效率和效益。例如，每当为电子邮件营销项目创建任务时，系统就会自动创建包含规格和指南的设计和文案票据，然后将它们连接在一起，这种自动化可简化营销活动的执行，并使所有团队成员保持一致。

内容管理是工作流程自动化可以提供帮助的另一个领域。内容团队可以实施工作流，根据可用性和工作量自动安排工作人员，然后内容会根据哪位员工负责内容创建流程中的哪一方面，在管道中移动。

实施工作流程自动化的最佳实践

要充分利用工作流程自动化软件，请考虑以下最佳实践：

从小规模开始，逐步扩大:首先为一个简单的流程设定目标，随着学习的深入和成果的显现，再扩展到更复杂的工作流程。

让主要利益相关者参与流程: 让将使用自动化工作流程的团队成员参与进来，他们的意见有助于创建有效的系统并提高采用率。

持续监控和优化自动化工作流程: 定期检查性能并根据需要进行调整，跟踪节省的时间和用户满意度等指标，以完善自动化。

在自动化和人工监督之间保持平衡: 在设计工作流程时，特别是在做出关键决策时，要考虑到人工审核的要点，这可确保自动化增强而非取代人工判断。

工作流程自动化软件应具备的功能

选择合适的工作流程自动化软件是实现预期效益的关键。以下是工作流程自动化解决方案需要考虑的一些基本功能：

易于使用

友好的用户界面和直观的设计可确保员工轻松驾驭工具，从而促进快速采用并加快投资回报。

工作流自动化功能在设计时要充分考虑简便性，可以允许团队构建反映现实生活流程的自定义工作流而无需考虑其复杂性。下为一个工作流示例：

集成功能

与现有系统和应用程序的无缝集成对于确保不同工具和平台之间的数据流顺畅至关重要，它还能防止数据孤岛，最大限度地提高自动化工作流程的效率。比如通过内置的自动化引擎可与Teams、Figma、GitHub 等各种工具无缝集成，使团队能够减少手动任务并扩大运营规模。

自定义和灵活性

根据具体业务需求定制工作流程的能力至关重要，灵活的工作流程自动化工具可以适应您独特的业务需求，确保与战略目标保持一致。

可扩展性

工作流自动化解决方案应能处理随着业务增长而不断增加的工作量，这包括在不影响性能或可靠性的情况下支持多个工作流、用户和数据。

报告和分析

具有洞察力的报告和分析是衡量工作流程效率所不可或缺的，这些功能可突出需要改进的领域，并通过访问实时见解实现数据驱动决策。

安全性

自动化工具必须具备强大的安全措施，如加密、访问控制和审计日志，以防止未经授权的访问和数据泄露。强大的安全措施可确保您的数据在云环境中受到保护，创建和自定义权限，通过可自定义的角色细化控制谁可以访问什么，此外还需要提供强化的安全保护措施，如 IP 允许列表，确保只有来自受信任网络的人才能访问您的实例。

可移动性

可移动性越来越重要，它使员工无论身处何地，都能保持工作效率，顺利推进工作流程。友好的移动界面可以专为在移动设备上轻松查看问题和与问题互动而设计，从智能手机访问时能看到一个优化的页面版本。

通过移动界面，您可以查看问题、注释、附件、问题链接和收藏过滤器，还可以执行基本操作，如添加注释、查看或投票表决问题，以及为团队成员分配任务。

利用工作流自动化最大限度地提高效率

工作流自动化工具可以改变您团队的工作方式，无论您是管理产品、领导工程团队还是开展营销活动，通过工作流自动化帮助简化流程并提高工作效率。它易于使用，可与您已经使用的其他工具集成，并与您的团队共同成长。此外，它还能保护您的数据安全，让您随时随地开展工作。

（图片来源网络，侵删）

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