时间管理的概念和误区培训资料

时间管理中数字概念的应用 #生活技巧# #工作学习技巧# #数字技能训练#

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2024-07-16 09:41本页面

【正文】 其它工作上的活动 　　小计 　　二、个人活动 　　11 整理仪容 　　12 饮食 　　13 睡觉 　　小计 　　三、家庭活动 　　14 煮饭 　　15 洗熨衣服 　　16 打扫房屋 　　17 杂务与家事 　　18 卖杂物 　　19 其它的逛街活动 　　20 缴款 　　21 看孩子 　　22 宗教活动 　　23 家庭外出 　　24 家庭沟通 　　25 其它家庭活动 　　小计 　　四、休闲活动 　　26 听广播与音乐 　　27 看电视 　　28 休闲阅读 　　29 嗜好 　　30 观看比赛 　　31 运动 　　32 休闲旅游 　　33 聚会与社交 　　34 其它休闲活动 　　35 其它活动 　　小计 　　时间统计(小时) 　　表二：一星期时间日志与简略分析表时间 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活动标号 时间小计 　　7:00 1 上下班 　　7:30 2 开会 　　8:00 3 打电话 　　8:30 4 阅读文件、整理通信 　　9:00 5 帮助下属 　　9:30 6 接待宾客 　　10:00 7 向上级汇报 　　10:30 8 公务出差 　　11:00 9 拜访客户 　　11:30 10 其它工作上的活动 　　12:00 11 整理仪容 　　12:30 12 饮食 　　13:00 13 睡觉 　　13:30 14 煮饭 　　14:00 15 洗熨衣服 　　14:30 16 打扫房屋 　　15:00 17 杂务与家事 　　15:30 18 卖杂物 　　16:00 19 其它的逛街活动 　　16:30 20 缴款 　　17:00 21 看孩子 　　17:30 22 宗教活动 　　18:00 23 家庭外出 　　18:30 24 家庭沟通 　　19:00 25 其它家庭活动 　　19:30 26 听广播与音乐 　　20:00 27 看电视 　　20:30 28 休闲阅读 　　21:00 29 嗜好 　　21:30 30 观看比赛 　　22:00 31 运动 　　22:30 32 休闲旅游 　　23:00 33 聚会与社交 　　23:30 34 其它休闲活动 　　24:00 35 其它活动 　　实施步骤： 　　熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。 　　在表一中效率先生列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类。 　　在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。 　　在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。 　　该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打电话。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都有一个数目字（可能是零）。 　　将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。 　　为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下： 　　百分比（%）=（每星期实际花费时间247。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。效率先生的总结清单如表三： 　　表三 一星期时间总结表 时间统计 　　项目活动 每星期估计花费的时间（小时） 每星期实际花费的时间（小时） 上两项时间的差额（小时） 占每星期的总时间的百分比（%） 　　公务活动小时 45 50 5 % 　　个人活动小时 45 40 5 % 　　家庭活动小时 32 46 14 % 　　休闲活动小时 40 % 　　其它活动 6 % 　　时间总计 168 168 0 100% 　　一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。 　　 现在，请你完成诚实地做到下列练习。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。如同萨缪尔”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。首先，让我们对计划的基础概念有一些认识： 　　 计划的类型 　　 分类标准 类型 　　按广度分 　　战略性计划、作业性计划 　　按时间框架分 　　短期计划、长期计划 　　按明确性分 　　具体性计划、指导性计划 　　应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划成为战略计划；而规定目标如何实现的细节的计划称为作业计划。 短期计划与长期计划　　 短期是指一年以内的期间；长期一般超过5年以上；而中期界于两者之间。例如一个增加利润的具体计划，可能具体规定在未来6个月中，成本要降低4%，销售额增加6%；而指导性计划也许只提出未来6个月使利润增加5%—10%。 　　 刚才我们已经介绍了如何确定目标，实际上目标是计划的基础，确定了方向，怎么走就清楚多了。比方说，我们计划在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。 　　WBS基本构架 　　阶段、步骤、任务、活动 　　衡量标准 　　v 是否全部分解完毕 　　v WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作 　　v 所分解的活动是否可行 　　v 是否包含临时的里程碑和监控点 　　v WBS的分解结构是否合适 　　v 分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动 　　v 是否集成了所有的关键因素 　　v 逻辑上是否合理、清楚和简单 　　 计划管理－－PERT 　　定义 　　PERT（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。 　　计划要素 　　（1）PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。 　　建议： 　　（1）先画WBS,标明milestone（里程碑）时间及deadtime（截止时间） 　　（2）标明任务间关系 　　（3）再画PERT 　　计划要素 　　步骤一：先画图 　　首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。 　　v 留有余地、应付突发任务 　　步骤三：确定关键路径 　　时间上的关键路径 　　绘制完网络图，可以很容易算出整个计划的所需时间。 　　技术上的关键路径 　　某项任务采用的技术为关键技术，它的完成决定整个任务的完成时间，则该任务所在的路径为技术上的关键路径。 　　具体来讲，网络计划评审技术是：首先，用网络图来表达一项开发计划中各工作（阶段、模块等）的先后顺序和相互关系；然后，通过计算找出计划中关键工序和关键路线；第三，通过不断改善网络计划，选择最优方案并付诸实施，最后，在计划执行过程中进行有效的控制和监督，保证合理地使用人、财、物，按预定目标完成任务。 　　（2）WBS主要反映任务的层次。 　　步骤二：估计时间 　　v 工序时间=(a+4b+c)/6 　　（a：最乐观时间；b：期待时间；c：最悲观时间） 　　v 倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。同时，可以将整个开发计划分解成若干个开发流水线（路线、路径），每一条流水线都可以算出一个总持续时间，其中时间最长的一条路径TMAX，我们称为关键路径。 　　关键路径是可以变化的第八章、不要让别人浪费你的时间 不要让别人浪费你的时间 　　 办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件等等，甚至有不少人对打扰提出了抱怨，同时也有无奈。全面出击的人终会变得疲劳不堪，消极应付和视而不见的人终究会错失良机或是贻误大事…… 　　 那么究竟怎样做才是我们的可取之道呢？——我们的策略是将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少 。 　　保持简短而明确的开场白 　　 平时我们在打电话为了联络感情的需要，在开场白中经常会有一些寒喧，除了拜访客户、问候长辈等情况，比如“你最近很忙啊，在哪里发财啊”、“您身体还好吧、吃饭还行吧？”等，然而在办公室场合就应该少有寒喧，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。 　　控制通话时间、保持通话主题 　　 在我们打电话的时候，要注意做好适当的记录，以免挂下电话后忘记某些信息，又不得不重新联系一次。我们有许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休，而且经常是缺乏主题。首先解释你现在不能接电话的原因，如马上要出门了、要去开会了、正在与主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间，在保证自己时间的前提下，同时不要给对象留下不良印象。不过，如果你就是一名上司，你还是应该首先想想，你是不是也会对下属这样呢？ 　　 以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招： 　　 有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的回报。第九章、省时之道167。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。你可能有休闲时间，却没有“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。爱因斯坦曾组织过享有盛名的“奥林比亚克科学院”，利用晚上休息的时间聚会，与会者总是手捧茶杯，边饮茶，边议论，后来相继问世的许多科学创见，有不少产生于饮茶之余。所以，除了能够认识到时间管理的误区和掌握一些基本的技巧外，我们还要向大家推荐一些省时之道。乍看之下，这些时间可能永远无法追回；当你忙得不可开交而又必须等待的时候，你的失望只会增加而不会减少。 　　 去看医生时带一本书，这样你就不必看他们的杂志或其它无益的东西。一位必须在机场花很多时间的业务员说：“每次在下飞机去领行李的路上，我就停下来打公共电话，等我打完电话时，行李也已经出来了。” 　　 不管在什么地方，齐格每次在排队等候时，他总会尽量带一些东西去看。琳达相信和客户维持良好的关系是很重要的，所以她常利用在飞机上的时间写短笺给他们。”一次，一位同机的旅客在等候提取行李的时和她攀谈，他说：“我在飞机上注意到你，在2小时48分钟里，你一直在写短笺，我敢说你的老板一定以你为荣。” 　　 不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。 　　 逆势操作 　　 什么是逆势操作？在华尔街，逆势操作者就是当多数人都在买股票时卖股票，而大多数人都在卖股票时买股票的人；如果每个人都在观望，逆势操作者则疯狂地大买大卖。库珀写了一本书名相当吸引人的书：《一直左转》。” 　　将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间。 　　 逆势操作者退房的时间与其他人不同，他们会选择旅馆自动退房的方式：如果你可以在人潮多起来之前就退房，你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。 　　 逆势操作者会在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭，等等。双方各就各位后，一场激战即将展开。 　　 这时候你心中只有一个念头：“我要赢！”你的肌肉紧张、全神贯注以至于眉头紧锁，但就在僵持不下的当儿，你和那人脑中突然灵光一闪，发现一个事实：你们现在已各赢了1角钱！倘若你让他赢一回、接着他让你赢一回、不断相互扳倒，那么60秒结束，双方都赢了超过1角钱……于是，你们两个同心协力，不断地进行你扳倒他、他扳倒你的动作，来回反复地互相扳倒对方的手臂。 　　 双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。“赢”的真正意义是实现目标，所以若用合作代替竞争，便能在有效的时间或较短的时间里达成更多的目标、甚至有意想不到的收获。希望通过这次教学，能够帮助各位对时间管理的概念、误区和原则有一些基本而清楚的认识，同时还能够在生活与工作中灵活地运用时间管理的方法和

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