论办公自动化在生活中的应用.docx

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1、论办公自动化在生活中的应用论办公自动化在生活中的应用 随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出,也引起了企业管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的企业管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。长期以来,人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。这不仅耗费了大量的人力、物力、财力，而且效率低、时效性差、容易出错，不利于企业长期稳定、高效的发展。然而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体

2、提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，企业更具有竞争力。关键词：科学 办公自动化 工作效率 引言 办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络，组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了管理手段，实现了运营的高效。办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者合为一个办公体系，构成一

3、个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策，将办公和管理提高到一个崭新的水平。1、办公自动化的介绍 1.1、办公自动化的基本概念 办公自动化(Office Automation,简称 OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫 OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现

4、数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位 工作中，是采用Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实

5、现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。1.2、办公自动化的三大特性 OA 的核心即为 ezOFFICE(easy office)，强调的就是办公的便捷方便，提高效率，所以，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。(1).易用性没有全面的应用做基础，一切都是空谈。(2).健壮性必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。(3).开放性能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用

6、。1.3、办公自动化的发展现状 我国办公自动化自 70 年代开始发展，到 90 年代末期大致经历了六个发展阶段：(1).硬件配置阶段 70 年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。(2).数据处理自动化 80 年代中期开始，MIS(管理信息系统)的发展标志 OA 进入数据处理自动化的第 2 代 OA 阶段。(3).C/S 架构下工作流程自动化阶段 伴随着企业内部局域网的兴起，第 3 代 OA 开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。(4).B/S 无障碍工作流程自动化阶段 90 年代中期开始，随着 Internet 技术的兴起，第

7、4 代OA 实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。(5).协同工作型办公自动化 90 年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第 5 代OA 兴起，其核心即为 KM(知识管理)。(6).协同发展型办公自动化 是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化 Workfiow 及 KM 为核心。1.4、办公自动化的主要内容 办公自动化中软件主要包括：word、excel、PowerPoint等办公软件的操作和使用 1.4.1、Word 的概念简介 Word是由Microsoft公司出版的一个文字处理器应用程序。它最初是由 Ric

8、hard Brodie 为了运行 DOS 的 IBM 计算机而在 1983 年编写的。随后的版本可运行于 Apple Macintosh(1984 年),SCO UNIX，和 Microsoft Windows(1989年)，并成为了 Microsoft Office 的一部分。1.4.2、Word 的功能介绍 (1).所见即所得 用户用 Word 软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然 (2).直观的操作界面 Word 软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。(3).多媒体混排 用 Word 软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画，还可以插入其它软件制作的

9、信息，也可以用 Word 软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。(4).强大的制表功能 Word 软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。Word 的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在 Word 软件中，还可以直接插入电子表格。用 Word 软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。(5).自动功能 Word 软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word 软件还提供修正的建议。当用 Word 软件编辑好文档后，Word 可以帮助用户自动编写摘要

10、，为用户节省了大量的时间。自动更正功能为用户输入同样的字符，提供了很好的帮助，用户可以自己定义字符的输入，当用户要输入同样的若干字符时，可以定义一个字母来代替，尤其在汉字输入时，该功能使用户的输入速度大大提高。(6).模板与向导功能 Word 软件提供了大量且丰富的模板，使用户在编辑某一类文档时，能很快建立相应的格式，而且，Word 软件允许用户自己定义模板，为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。(7).丰富的帮助功能 Word 软件的帮助功能详细而丰富，Word 软件提供的形象而方便的帮助，使得用户遇到问题时，能够找到解决问题的方法。为用户自学提供了方便。(8).Web 工具支持

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