《数字极简主义:整理数字工作场所的11种方法

通过数字化和远程工作，简化工作环境是极简主义的一部分。 #生活乐趣# #生活艺术# #创意生活方式# #极简主义生活方式#

在我们拥挤的数字工作场所，“少即是多”的方法如何推动生产力、效率、创意和协作?

今年1月，日本顾问近藤麻理惠(Marie Kondo)的新剧《与近藤麻理惠一起整理》(Tidying with Marie Kondo)席卷了Netflix和整个世界。

其理念很简单:整理我们的东西可以给我们的生活带来更大的快乐。

KonMari方法，正如它现在所知，作为一种哲学，它远不是新的。然而，这种极简主义的生活方式启发了世界各地的人们减少他们的“东西”，追求更简单、更快乐的生活方式。

极简主义是有意地提升我们最看重的东西，移除一切让我们分心的东西。

“极简主义”这个词可能会让人联想到白色的墙壁和稀疏的镀铬家具，但实际上，它不仅仅是指用“更少的东西”生活。支持者认为，这是为了让我们对如何花费时间和精力有更多的控制和意图。研究表明，这些好处是实实在在的。

我们之前已经探讨过如何应用“蠕变”和数字噪声随着每天都有更多的工具、平台和数据被引入，它们在工作场所变得越来越突出。如果回报是真实的，那么组织是否应该进行一次数字整理?

建立界限:为什么组织需要考虑有意识地使用技术?

我们在如何利用工作时间上没有目的性。

我和其他人一样对此感到内疚。在任何时候，你都可以在我的Chrome浏览器中找到大约30个打开的标签页;Slack上正在进行的一些对话;大概有10个不同的应用打开了，我在4个不同的内容块、Medium和公司Twitter之间无意识地跳来跳去。它是累人的。

图片由法扎德Nazifi在Unsplash

在工作中有意识地使用技术和管理时间，传统上被视为个人的责任。这是有道理的:我们不可能监督每一位员工如何打发时间。

是时候重建我们与技术的关系，让它为我们服务;而不是反过来。

但是,尽管倡导数字极简主义大声说出对个人的许多好处——从更大的工作与生活的平衡为了更好的睡眠和减轻压力，人们倾向于忽视对更广泛的组织的所有好处。

是的，作为雇主和领导者，我们对员工的健康有责任，支持公司政策创造更健康、更快乐的员工是理所当然的。

然而,整理我们的数字化工作场所对我们也有帮助。

是时候重建我们与技术的关系，让它为我们服务;而不是反过来。扔掉我们不需要的东西会对生产力和效率产生直接影响;提高协作、创意和沟通能力;节省宝贵的时间和资源，以及更多。

任何不仅与员工管理有关，而且与公司整体业绩有关的经理或领导者都应该考虑我们数字化工作场所的构成和使用。

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数字“东西”的兴起

技术已经改变了当今组织的游戏规则:它的价值是不可否认的。我们中的许多人依靠技术来完成我们的角色和工作中最基本的方面尤其是远程工作者，技术是必不可少的。

然而，近年来，我们看到我们的工作场所对技术的看法和使用方式发生了转变。

我们从封锁模式开始“想当年”，所有东西都保存在公司服务器上，我们只有少数几个强制性的公司应用程序，功能有限，过度依赖微软Windows。电子邮件是默认的数字通信工具。

今天，员工在选择工具、应用程序和过程来完成工作方面比以往任何时候都有更多的自主权。

创新带来了更多的选择;基于云计算和SaaS的选项带来了更大的灵活性。“自带设备”(BYOD)和“自带应用”(BYOA)的趋势随之爆发。今天，员工在选择工具、应用程序和过程来完成工作方面比以往任何时候都有更多的自主权。

图片由威廉钩在Unsplash

这有它自己的一系列好处;然而，我认为，当涉及到我们如何联系、沟通或工作时，拥有选择的自由并不一定更好。

当选择变成多余

当我刚开始担任这个职位时，公司常用的通讯工具是Skype。由于每个员工都有自己的O365证书，这是一个无需思考的问题。然而，当我的团队转向macbook时，这个功能并没有很好地转化。我们的团队开始在我们之间使用iMessage;剩下的业务交给Skype。

是时候换一种哲学了。

团队的一位新成员向我们介绍了Slack的世界，并建立了公司的工作空间。早期的采用者们跃跃而起;落后者则坚持使用iMessage;其他业务仍在使用Skype。

然后，一个开发团队搬到了微软团队。另一个人搬到了Slack，但不知道现有的工作空间设置，所以他们创建了自己的工作空间。在后台，电子邮件继续作为包罗万象的安全网。

突然间，我们变成了一个相对较小的组织，利用6种不同的渠道进行日常沟通:在多个竖井中运作，从一个应用跳到另一个应用。老实说，我甚至不知道如何联系一些业内人士。这还只是通讯工具:项目和任务管理、文档存储、工作流程还有一个完全不同的雷区。

是时候换一种哲学了。

是时候来个数码整理器了

我并不是呼吁完全退回到公司强制应用程序和老大哥限制我们可以使用的工具的时代。

然而，对于组织来说，精简、精简、抛弃不需要的东西是有充分理由的。通过鼓励员工将他们的工作和在线时间集中在少数精心挑选和优化的应用程序或活动上，我们不仅帮助了他们，也帮助了我们自己。

为“深度工作”创造合适的条件清理我们的数字化工作场所是一种平衡行为。完全的白墙和镀铬家具的方法不适合今天的多维、复杂、分散的工作人员。那么，我们从哪里开始呢?

# 1。做一份清单。即使在最合规或最封闭的工作场所，我保证也有一些应用程序和工具在流通，甚至你的IT部门都不知道。

了解员工的偏好和使用是解决这个问题的最重要的一步:在许多情况下，员工自己可能不知道已经有不同的选择在使用。

# 2。淘汰旧的和重复的应用程序。这可能听起来很明显，但即使在自动更新的时代，也总是有一些奇怪的老东西在踢。

在长期员工中，更有可能成为“囤积者”，坚持使用旧的或原始的工具，尤其是在变革管理过程没有做好的情况下。如果你的员工使用同一款应用的3个不同版本，这将导致混乱和沮丧。

仅仅因为你一直在使用一个特定的软件、工具、应用程序或流程，并不意味着它是最好的选择。

# 3。审核和评估。仅仅因为你一直在使用一个特定的软件、工具、应用程序或流程，并不意味着它是最好的选择。

您的员工是否因为公司认可的选项不能满足他们的需求而部署他们自己的解决方案?你的应用是否提供较差的用户体验，频繁停机或出现问题?

# 4。在更广泛的数字化工作环境中评估应用程序。今天的工作场所联系越来越紧密，值得庆幸的是，大多数软件和应用程序开发人员都意识到工具之间协作过程的必要性。但是，如果你需要你的电子邮件营销客户端插入你的CRM，而这两个最好的选择根本无法调和，那么是时候回到绘图板了。

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# 5。创建“首选供应商”列表。在每个类别中挑选出那些广泛使用、评估、批准和员工认可的应用程序，并建立自己的企业应用程序商店。

然后，让员工随时可以轻松地下载、安装和使用每个工具。如果由于安全、隐私或合规性问题，出现了绝对禁止使用的应用程序，请将其从员工设备中删除，并建立一个“禁止”列表为什么。

# 6。对应用程序和软件的“使用”类别进行分组和分配。公司范围内沟通的默认渠道应该是什么，哪些应用程序只适合团队对话?是否有专门的IT支持工具，人力资源查询工具?

明确数字工具的目的和界限，并确保这是入职培训的一部分。否则，员工会自己寻找替代方案。

#7.鼓励员工做个人整理。定期要求员工仔细客观地看待他们使用的每一个应用程序、工具和网站，并问自己——价值在哪里?我需要这个吗?这是最好的选择吗?

通过鼓励员工将他们的工作和在线时间集中在少数精心挑选和优化的应用程序或活动上，我们不仅帮助了他们，也帮助了我们自己。

# 8。为自下而上的建议和讨论留出空间。IT、人力资源或通信团队都不可能随时了解科技市场的动向;特别是当涉及到角色特定的工具或应用程序时。

建立一个流程，让员工提出他们认为有益的工具或应用程序;更好的做法是，将建议公开，并鼓励其他员工进行讨论或辩论，例如通过一个想法或讨论论坛。

# 9。集中。集成功能和公共api的增长现在意味着我们的应用程序和工具不必孤立地运行:不需要员工不断地从一个跳到另一个。

通过内部网或企业门户将你的数字工作场所整合在一起:如果员工需要的一切都可以在一个地方获得，他们就不需要寻找更友好的替代品。

医疗保健提供商Piedmont通过组织内部网the Village集中其关键应用程序。使用右上方的快速链接图标，员工可以快速方便地访问所需的所有应用程序。

# 10。简化。通过简化的身份验证流程，减少应用程序疲劳带来的痛苦、IT资源消耗和员工选择替代方案的风险。

将内部网配置为身份提供者，并使用出站单点登录，以减少员工需要记住和使用的登录和密码的数量。

# 11。个性化。并不是每个员工都需要访问每个应用程序、工具和流程。针对不同用户群体及其需求量身定制的内部网主页可以推送他们实际需要的内容和工具，并消除多余的数字噪音。个性化的应用程序栏可以让用户快速方便地访问他们最常用的工具，这也为用户带来了更好的体验。

更整洁的数字化工作场所让员工更快乐

考虑圣杯:a数字工作这是足够灵活和灵巧的，员工可以很容易地找到合适的工具，只需点击一个按钮，但不要迷失在多个不同的选择兔子洞。一个数字工具协同工作，而不是相互竞争的世界。

以前的数字化工作场所趋势侧重于更多特性和功能的快速开发，现在我们看到用户体验、效率和生产力的价值得到了更大的重视。雷竞技网站上

数字化的员工体验不需要所有花哨的、功能丰富的、应用程序过载的环境:在剥离核心要素的过程中，我们会看到更少的干扰和挫折，同时相应地增加参与度。

是时候清理一下你的数字办公场所了吗?

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