工作流程自动化如何提高效率

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来源：Janna Anderson，Lee Rainie

雅各布专栏是一个拥有 5 万名 CxO 的知识内容社区，也是职场不同角色的CxO（Qualified CxO & Intrapreneurs & Entrepreneur）造就增长的首选孵化平台。

创始人雅各布拥有丰富的职业经历，曾任 Nike 大中华区 CxO负责零售，供应链，数字化；LVMH affiliate Trendy Group CxO负责并购，品牌数字化转型；东方国际Lily女装CxO负责战略及数字化；微软合资公司CxO负责产品及解决方案构架；J&J和Eli Lily医药公司负责IT和Compliance。

创始人也是持续创业者，尤其在半导体，品牌零售，生命科学，新能源等赛道。

（以下为正文）

企业内的日常工作流程（工作流）可能很乏味，让员工感到不满。一项辅助统计显示，近 58% 的员工对日常工作流程不满意。

他们不满意的主要原因是单调的手工任务、过时的技术和有限的职业发展机会。有趣的是，另一项研究发现，大多数员工对工作流程自动化的概念持开放态度。

他们认为，自动化工作流程（自动化工作流）能让他们 “更聪明、更高效、工作更快乐”。没有了不必要的重复步骤，员工可以将更多的注意力放在更有吸引力、更具挑战性和更有益的任务上。

根据麦肯锡的一份报告，全球 60% 的职业中约有 30% 的任务可以实现自动化；另一项研究显示，在 60% 的工作中，多达三分之一的任务可能会被自动化。

MarketWatch 的一份报告证明了工作流程自动化（工作流自动化）的需求。根据该报告，2021 年全球工作流程自动化市场价值估计为 70 亿美元，预计到 2028 年将超过 160 亿美元。

这些相关统计数据证明了工作流程自动化对各行各业组织有多么大的帮助，工作流程自动化可以减少对人工干预的需求，从而提高效率，实现组织内活动和流程的自动化。

在本文中，我们将详细探讨工作流程自动化，包括其意义、益处、示例以及企业如何使用 CMMS 软件实现工作流程自动化。

什么是工作流程自动化

通过采用工作流程自动化，企业可以消除重复性的人工任务，从而节省资金和时间，这将简化操作，提高生产率，因为员工将有更多时间专注于增值任务。此外，它还在流程协调方面发挥着重要作用。

工作流程自动化使企业更容易从手工操作过渡到数字化流程。

企业工作流程自动化

工作流程管理系统使用基于规则的逻辑来实现人工流程自动化。在业务工作流中，预定义的规则被设置为触发自动操作，这不仅能帮助企业提高生产率，还能帮助他们节省时间，最大限度地减少人为错误。

企业拥有复杂的业务工作流程，这正是自动化工作流程派上用场的地方。任何包含多个步骤的重复性任务都可以实现自动化。不过，有些工作流程比其他流程更容易实现自动化。

例如，企业可以从维护、人力资源和客户线索生成部门开始，为最容易接触到的地方自动化工作流程。

什么是工作流程维护？

维护工作流程被定义为一个循序渐进的过程，概述了应如何完成维护任务，通常，它始于某个触发点。下图显示了标准维护工作流程的步骤：

为什么需要工作流程自动化

无论规模大小，组织都依赖流程来实现其目标。工作流程也称为标准操作程序（SOP），是完成一个流程所需的一系列操作，它确保员工按照既定标准执行任务。

有时，员工会发现自己在完成几项主要目标之外的任务，这包括与同事协作、记录工作以及现场和异地出差。

企业可以利用工作流程自动化来消除运营中的此类 “低价值 ”活动。简化的工作流程可以节省时间、减少错误并加强质量控制。

同样，维护经理也可以通过简化工单管理从工作流程自动化中获益。他们可以利用工单软件将自己从耗时的行政任务中解脱出来，更多地关注自己的核心职责，即修复工作。

工作流程自动化的好处

如前所述，工作流程自动化可为维护部门和许多行业带来好处。让我们来看看工作流程自动化的一些好处。

1.提高生产力

无论团队规模大小，每个团队成员的工作时间都是有限的。过度依赖人工任务会减少专门用于富有成效的维护任务的时间。

通过自动化管理工作流程，您可以让团队更多地关注 “高级 ”任务，如生成工单，这可以提高团队的工作效率，从而提高所有部门的整体效率。

2.加强问责制

没有适当的问责制，任何组织或部门都无法实现其目标。增强团队成员的责任感可以提高绩效、鼓舞士气，并巩固对出色工作的承诺。

启用工作流程自动化可以帮助维护经理轻松地将任务分配给特定的技术人员，并实时跟踪他们的工作表现。当所有团队成员都能完全了解谁负责什么工作时，他们就会有动力去履行自己的职责。因此，管理人员更容易让团队成员对自己的工作负责。

3.改进质量控制

工作流程自动化使公司领导者能够提高产出的一致性。企业内部有效的工作流程系统可以为技术人员提供明确的指导，简化新团队成员的入职流程，使他们可以轻松参考已建立的工作流程。有了这种标准化，每个团队成员都能始终理解对他们的期望。

4.减少人为错误

根据 “2020 年工厂工程 ”的维护调查，操作员失误导致 11% 的设备意外停机。

有时，人为错误是不可避免的。例如，技术人员在检查过程中可能由于各种原因没有注意到设备故障的迹象。

他们甚至可能忘记将客户的工作请求立即转发给经理审批。如果使用专业软件实现工作流程自动化，就可以防止甚至消除此类人为错误。

5.提高工作满意度

工作满意度是员工满意度的关键。如果员工觉得自己的技能没有得到充分发挥、工资较低或对工作感到厌倦，他们就更有可能另谋高就。鉴于寻找新员工的成本很高，这种情况对企业来说可能更好。

将日常手工任务自动化，可以让团队成员更专注于有意义、富有成效的任务，从而提高工作满意度。工作流程自动化的其他好处还包括提高工作场所的安全性、改善团队内部沟通、提高资产可用性、改善资产维护以及提高运营的可扩展性。

因此，这些好处会对企业的底线产生积极影响。

工作流程自动化的好处

利用工作流程自动化改造关键流程

工作流自动化软件可处理的一些常见维护流程如下：

通过电子邮件和在线表格处理所有服务请求

一旦安排好活动，就会发出活动邀请

根据时间、数量和其他因素等标准分配任务

将任务分配给合适的人员执行

任务状态发生变化时，向相关人员发送通知

当任务逾期或即将错过截止日期时发出警报

使用 WhatsApp、Slack、SMS 和其他通信应用程序发送通知

起草并发送销售合同和其他重要文书以供签署

需要权限或审查时，向正确的人发送通知

每次收到电子邮件或提交表单时都进行数据同步

处理后的数据用于生成报告和仪表板

工作流程自动化示例

工作流程自动化的好处不仅限于组织内的维护部门。实施工作流程自动化还能惠及市场营销、财务和 IT 等其他部门。让我们来探讨一下工作流程自动化在其他部门的应用实例。

1.人才招聘

如果不招聘一流人才，要实现业务目标就会变得具有挑战性。企业吸引和留住员工的能力对实现短期和长期目标起着关键作用。

然而，46% 的美国公司正在努力招聘合适的人才。为了应对这一挑战，雇主们现在开始使用工作流程自动化来扩大招聘信息的覆盖范围。除此之外，他们还使用招聘软件来自动评估应聘者的技能、能力和教育背景。

2.员工入职

根据 Inc. 的报告，16% 的新员工在入职后第一周内辞职，14% 的新员工在入职后六个月内离职。这里的重要因素是什么？糟糕和无效的入职流程。

低效的员工入职流程会让新员工觉得自己不够格、被忽视、价值被低估，从而增加他们辞职的几率。

通常情况下，大多数入职流程只注重完成文书工作，要求新员工开始工作，而不提供足够的支持。现在，大多数组织都在入职流程中使用工作流程自动化，以确保广泛的培训体验。

3.工作请求

对于维护团队，尤其是生产和住宅设施的维护团队来说，及时解决工作请求至关重要。

纸质单据丢失已成为一个常见问题，这往往会让请求者不明白为什么要花这么长时间才能解决。另一方面，当工作请求到达正确的人员手中时，可能要经过几个团队成员的审查过程，然后才能批准为工单。

如果没有自动化工作流程，工作请求就可能被忽视。自动化工作流程使员工和客户都能在线提交维护申请。强大的维护管理软件允许用户在提交工作申请后收到自动通知。一旦获得批准，工作请求就会自动转化为数字分配的工单。

不同行业的工作流程自动化

目前，不同行业都在实施工作流程自动化。它彻底改变了多个行业，帮助企业减少错误、简化操作并提高整体效率。

让我们来看看不同行业是如何实现工作流程自动化的：

1.设施管理

以下是设施管理中可以实现自动化的主要工作流程：

维护请求：自动创建、提交、分配和跟踪维护请求。

工单管理： 根据可用性和位置自动向技术人员分配维护工单。

库存管理：当库存水平达到预定义的阈值时，自动发出通知或警报，以便您补充库存，避免短缺。

2.制造

以下是制造业中可以实现自动化的关键工作流程：

生产计划与调度： 自动预测需求和原材料等资源的可用性。

质量控制：当质量检验结果与预定标准不同时，自动发送触发通知/警报，并报告有缺陷的材料。

安全合规： 自动设置安全演习日程提醒，确保生产设施符合法规要求。

3.施工

让我们来了解一下建筑行业可以实现自动化的关键工作：

项目管理：将项目进度跟踪、任务分配和维护调度流程自动化，以便更轻松地更新项目时间表，并在任务完成后与主要利益相关者分享更新信息。

设备维护：自动安排施工设备的频繁检查，以减少停机时间并提高效率。

发票管理：自动化文档工作流程，简化供应商和承包商等第三方的发票审批和付款流程。

4.教育

以下是教育部门可以实现自动化的主要工作流程：

学生注册：自动化注册流程，如处理申请、验证文件和发送录取通知书。

成绩管理： 自动计算成绩并为学生生成报告。

学校维护：根据使用数据，自动安排清洁、维修和维护学校设施（包括教室）的时间。

利用 LMS：使用学习管理系统（LMS），自动向学生发布课程、作业和评估。

5.财产管理

让我们来看看物业管理部门可以实现自动化的一些工作流程：

租赁管理：自动发出续租提醒、收取租金和发送逾期付款通知。

维护申请：自动提交、分配和跟踪所有基于租户的维护请求。工单跟踪流程自动化。

筛选租户：自动筛选租户，包括进行背景调查和评估信用报告。

公用事业账单：根据使用数据自动生成电费、煤气费和水费等公用事业账单。

6.接待

以下是一些可在酒店业实现自动化的工作流程：

客人入住/退房：自动执行入住和退房流程，包括分配房间和开具发票，以改善客人体验并提高客人满意度。

客房维护：根据客房入住率自动发送清洁和维护任务触发器。

预订管理：根据预订确认和取消情况自动执行预订和提醒流程。

客房管理：自动向酒店员工发送客房清洁任务的提醒和通知。

实施工作流程自动化的最佳实践

各行各业可以通过使用有效的工作流程自动化解决方案来实现自动化工作流程。例如，建筑公司可以使用先进的 CMMS 系统实现工作流程自动化。

下面，我们讨论了实施工作流程自动化的一些最佳实践：

要充分利用工作流程自动化软件，请考虑以下最佳实践：

1.确定正确的工作流程

首先，您需要确定需要自动化的正确工作流程。查找那些重复性强、耗时长、容易出现人为错误的任务，如数据录入、审批等。将这些任务自动化将帮助您节约成本并提高效率。

2.确定明确的目标

必须确定明确的目标和目的，这样才能知道需要实现哪些目标。企业可以设定明确的目标，如提高准确性、缩短处理时间和提高客户满意度。确保工作流程自动化能够实现组织的目标，如优化成本或符合行业标准。

3.选择正确的自动化工具

您需要对自动化工具的所有选项进行评估，以便选择最符合您的业务需求并能与现有系统轻松集成的工具。选择具有可扩展性的工具，随着业务的增长而增长。确保工具提供直观的界面，以便团队快速采用。

4.让关键利益相关者参与流程

有必要让所有关键利益相关者参与整个自动化流程。通过他们的见解，您可以确定哪些关键工作流程需要自动化，了解自动化工作流程可能面临的挑战，并确保自动化工作流程顺利实施。您还需要向员工解释工作流程自动化将如何帮助他们快速解决问题。

5.彻底测试自动化工作流程

6.为团队提供培训

一旦自动化工作流程测试和实施成功，就必须为员工提供广泛的培训，让他们了解如何有效地使用这些流程。确保为他们提供支持，并解决他们在过渡期可能遇到的问题。您需要允许员工分享有关新自动化工作流程的反馈或建议。

7.监控和优化

实施自动化工作流程后，您需要使用分析方法来衡量其是否成功实现了您的目标。例如，您需要监控自动化工作流程是否有助于优化成本和减少错误。随着业务的扩展，您还需要不断审查工作流程，并定期更新，以满足业务的长期需求。

8.逐步扩展

一旦您对自动化工作流程的效果感到满意，就可以考虑逐步实现其他工作流程的自动化，以减少中断和错误。您还必须确保新的自动化工作流程能够轻松适应业务扩展，并适应不断变化的业务需求。

企业需要采用战略性方法来实施自动化工作流程。确定适合贵组织的工作流程，选择合适的自动化工具，让主要利益相关者参与进来，并进行全面的测试和培训，从而高效地实施工作流程自动化。这是取得长期成功和提高投资回报率的唯一途径。

利用 CMMS 实现业务工作流程自动化

如果您还在怀疑工作流程自动化是否适合您的企业，那么您需要再考虑一下。许多业务工作流程都可以而且确实应该实现自动化，以提高运营效率。

工作流程自动化可以让您的团队在工作中更有效、更有创造力、更有生产力。此外，它还有助于减少低效率、消除瓶颈和减少人工任务，所有这些对于管理业务运营都至关重要。

大多数 CMMS 软件都配备了强大的工作流程自动化引擎，可根据任何设施的需求进行定制。将自动化工作流与 CMMS 软件集成后，可显著改善设施维护运营。

网址：工作流程自动化如何提高效率 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/1219105

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