工作永远做不完，如何排列优先级

制定日程表：每天早上列出清单，按照优先级安排一天的工作。 #生活常识# #时间管理建议# #优先级排序#

导读：

1、为什么你的工作永远做不完

2、任务管理四象限法则的落地法

3、学会拒绝：80%的忙碌都是因为不懂说“不”

4、优先级排序的常见误区和实战技巧

工作没有做完的时候，如果有，那可能是岗位消失的时候或者组织倒闭的时候。而且很多组织有鞭打快牛的问题，你工作能力越强，可能分配的任务越多。

来源：管理进阶一天天

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为什么你的工作永远做不完

“今天又加班了，还有一堆事没做完”“刚做完这个任务，新的任务又接踵而至”“感觉自己像个陀螺，不停旋转却看不到尽头”。很多人都有这样的困惑：无论自己多努力，工作似乎永远做不完，开不完的会议、解决不完的问题。

其实，工作做不完的根源并非任务太多，而是我们没有掌握优先级排序的能力。大部分领导都是既要，又要，还要，但是作为员工，我们必须给任务分出优先级，才能从繁杂的事务中解脱出来，把精力用在真正重要的事情上。

工作中常见的“瞎忙”主要有三种表现：

第一种：被紧急事务牵着走。这类人总是优先处理那些看起来紧急的事情，比如突然响起的电话、同事的临时求助、领导的紧急安排等。他们整天忙得团团转，却发现那些真正重要的、需要长期投入的工作永远没有时间做，比如提升专业技能、规划工作方向、维护重要客户关系等。

第二种：分不清任务的价值。这类人把所有任务都等同看待，不管任务的重要性和影响力如何，都按照接到任务的时间顺序来处理。结果往往是花费大量时间做了很多价值不高的小事，而那些能带来关键成果的重要任务却被耽误了。

第三种：害怕拒绝别人。这类人不懂得拒绝别人的请求，同事让帮忙处理一个文件，答应了；领导额外安排一个任务，也接了；甚至其他部门的人找过来，也不好意思说不。结果自己的工作被挤占得满满当当，只能牺牲休息时间来完成，长期下来身心俱疲。

这些“瞎忙”状态不仅会降低工作效率和成果质量，还会让我们陷入“越忙越乱，越乱越忙”的恶性循环。而优先级排序，就是打破这个循环的关键。通过优先级排序，我们可以明确任务的轻重缓急，合理分配时间和精力，让工作变得有序而高效，从“被工作推着走”转变为“主动掌控工作”。

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任务管理四象限法则的落地法

提到优先级排序，很多人都会想到时间四象限法则。这个由管理学家史蒂芬・柯维提出的时间管理理论，把任务按照“紧急”和“重要”两个维度分为四个象限：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。但很多人学了四象限法则后，依然不知道如何在实际工作中应用。其实，关键在于如何准确地给任务贴上“紧急/重要”的标签，并采取相应的处理策略。

第一步：明确“紧急”和“重要”的判断标准。很多人在使用四象限法则时，最大的困惑是不知道如何判断一个任务是否紧急、是否重要。其实，“紧急”和“重要”都有明确的判断标准：

紧急的任务：指那些需要立即处理，否则会产生严重后果的任务。比如客户的紧急投诉、即将到期的工作、突然发生的故障等。这类任务通常有明确的时间限制，会给我们带来压力感。

重要的任务：指那些对实现个人或团队目标有重大影响，能带来长期价值的任务。比如提升核心技能、制定工作计划、维护重要人际关系、推进关键项目等。这类任务往往没有明确的时间限制，但却对我们的长期发展至关重要。

需要注意的是，紧急和重要并不是一个维度。紧急的任务不一定重要，重要的任务也不一定紧急。

学过时间管理的人都知道如何处理紧急与重要组合而成的四类任务，这里我们就不赘述了。无非就是优先处理紧急而且重要的事情，重要不紧急的任务，我们要提前规划，合理安排时间，定期投入精力去做。紧急不重要的任务，我们要学会授权或快速处理，尽量减少在上面花费的时间。尽量避免去做不紧急也不重要的任务。

明白了任务重要性和紧急性的区分规则和四类任务的处理方式，我就可以给任务制定优先级了，形成我们的任务排序。

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学会拒绝：80%的忙碌都是因为不懂说“不”

很多人工作做不完的另一个重要原因是不懂拒绝别人的请求，结果把自己的时间和精力都消耗在别人的任务上。其实，学会拒绝是优先级排序中不可或缺的一环，80%的忙碌都是因为不懂说“不”。

害怕拒绝别人的心理主要源于以下几个方面：

害怕破坏人际关系。很多人担心拒绝别人会让对方不高兴，影响彼此的关系，尤其是在职场中，害怕拒绝领导或同事会给自己带来不利影响。

渴望获得认可。有些人希望通过帮助别人来获得别人的认可和好评，认为拒绝别人会让自己显得自私、不友好。

不好意思拒绝。面对别人的请求，尤其是对方态度诚恳时，很多人会觉得不好意思拒绝，担心伤害对方的感情。

缺乏拒绝的技巧。有些人不是不想拒绝，而是不知道如何委婉地拒绝别人，担心直接拒绝会引起冲突。

其实，合理的拒绝不仅不会破坏人际关系，反而会让别人知道你的底线和原则，赢得别人的尊重。真正健康的人际关系是建立在相互尊重和理解的基础上的，而不是单方面的付出和妥协。

当然拒绝也不是所有同事需求一概拒绝，也是有原则的。

首先，评估请求帮忙对自己任务影响情况。如果举手之劳，不影响自己的任务执行，该帮还是尽量帮。如果接受请求会影响自己重要任务的完成，就要果断拒绝。不要因为别人的请求看起来紧急就轻易答应，而忽略了自己的核心工作。

其次：委婉表达，给出理由。拒绝别人时要注意方式方法，不要直接说“不”，而是要委婉表达自己的困难，并给出合理的理由。比如可以说：“我现在正在处理一个紧急的项目，实在没有时间帮你，非常抱歉。”或者“这个任务我不太擅长，可能帮不上你，建议你找更专业的人试试。”

第三：如果能提供替代方案，尽可能提供替代方案。如果确实无法接受别人的请求，但又想帮助对方，可以提供一些替代方案。比如可以说：“我现在没时间帮你，但我知道小王对这个问题很熟悉，你可以问问他。”或者“我今天没时间，明天下午有空，到时候再帮你可以吗？”提供替代方案可以让对方感受到你的诚意，减少拒绝带来的负面影响。

学会拒绝需要勇气和练习，一开始可能会觉得不适应，但随着时间的推移，你会发现自己的工作变得更加有序，精力也更加集中。记住，你的时间和精力是有限的，只有把它们用在真正重要的事情上，才能取得更好的工作成果。

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优先级排序的常见误区和实战技巧

在优先级排序的实践过程中，很多人会陷入一些误区，影响工作的效果。同时，掌握一些实战技巧可以让工作效率比较高效。

常见误区如下：

误区一：把“紧急”等同于“重要”。这是优先级排序中最常见的误区。很多人会本能地先处理那些看起来紧急的任务。

误区二：忽视任务的“隐性价值”。很多任务的重要性不是显而易见的，具有一定的隐性价值，容易被忽视。比如，和同事进行非正式的交流、参加行业分享会、学习新的工具软件等，这些任务看似不紧急也不重要，但却能积累人脉、拓宽视野、提升能力，对长期发展有重要意义。在排序时，要考虑到任务的隐性价值，不要只看表面的紧急和重要程度。

误区三：僵化执行。任务的优先级不是一成不变的，会随着时间、环境和情况的变化而改变。有些人会机械地按照最初的排序结果执行，不根据实际情况进行调整，导致错过重要的变化，影响工作效果。

误区四：独自进行优先级排序。很多人在排序时习惯于自己做决定，不与他人沟通，尤其是不与领导和团队成员沟通。这可能会导致排序结果与团队目标不一致，或者忽略了一些重要的信息。

实战技巧

技巧一：设置“优先级缓冲时间”。在安排工作计划时，不要把时间排得太满，要预留10%-20%的缓冲时间。这部分时间可以用来处理突发任务、应对意外情况等。

技巧二：利用“任务协同”机制。把自己的优先级排序结果分享给领导、同事或朋友，让他们知道自己的任务安排情况，减少对自己的干扰。

技巧三：学会“批量处理同类任务”。将性质相似的任务集中在一起批量处理，可以提高工作效率，减少任务切换带来的时间浪费。比如，把所有需要回复的邮件集中在上午10点和下午3点处理。批量处理可以让大脑保持在相同的工作状态，提高专注度和效率。

技巧四：定期“清理任务清单”。随着时间的推移，任务清单上可能会积累一些已经过时、不再需要完成或者可以取消的任务。定期（比如每周）对任务清单进行清理，删除那些不必要的任务，合并重复的任务，调整任务的优先级。清理任务清单可以让我们的工作更加聚焦，避免被无效任务占用时间和精力。

优先级排序是一项需要不断练习和优化的技能，没有放之四海而皆准的完美方法。我们需要在实践中不断总结经验，结合自己的工作特点和习惯，找到最适合自己的优先级排序方式。记住，优先级排序的最终目的是为了提高工作效率和成果质量，让我们从繁杂的工作中解脱出来，有更多的时间和精力去做那些真正重要的事情，实现工作和生活的平衡。

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