你的办公室需要整理吗？

发布时间：2024-12-14 05:19

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您的办公室很可能至少包含一些您不再需要的物品（杂物）。随着时间的推移，办公室和工作空间的杂乱程度很容易随着时间的推移而增加，而且我们中的许多人都对“以防万一”扔掉任何东西持谨慎态度。

不过，这是值得的。一个整洁的办公室可以腾出空间，用于更高效的使用，看起来更专业，是一个更愉快、更高效的工作场所。

虽然我们可能会花费数月甚至数年的时间在一个我们不再需要的杂乱无章的环境中工作，但当我们最终开始拆除它时，突然间我们可以没有多少事情是很了不起的。我们经常需要一个刺激来开始——也许是对场所的重大重新装修或即将到来的搬迁会引发整理？

您可能会惊讶地发现您与办公室共享的杂物数量和类型。为什么要保留上次用新油漆和新照片装饰办公室时取下的旧版画？坚持使用那台已经坏掉并且早已被新的更快的型号取代的旧打印机有什么意义？你真的需要那些几年前不再提及的旧文件吗？上次搬家时带来的那些从没打开过的旧文件箱终于可以扔掉了吗？

首先，除非您非常高效或刚刚搬入新的场所，否则可能至少会有一些可以消除的杂物。

“时间”测试：您使用或什至接触过该物品多久了？如果超过六个月，那么您不太可能需要它。

“填满”方法：当您向文件或文件柜添加更多项目时，旧文件可能会被丢弃，以便为新项目腾出空间。如果你想把新的文件塞进一个完整的文件柜，那么问问自己旧文件是否仍然需要在那里。

这同样适用于货架：例如，当货架上的一摞商业杂志超过它时，回收最旧的杂志为新杂志腾出空间，而不是把它们塞进或放一个新货架来拿更多。

电缆杂乱：驯服办公桌和工作站周围缠绕的电缆。简单的电缆通道甚至雨水槽都可以帮助收起电缆。

拍照：有时只是凝视周围办公室试图决定什么需要移除可能很困难。拍摄一些照片可能会使事情变得清晰 - 一个好的提示是在您离开办公室时查看照片。你的大脑会注意到什么可以更有效地进行。

为物品寻找家：制定规则，物品必须存放在某个地方，而不仅仅是随意地放在桌子、架子和橱柜顶部等表面上。这可能会突出显示是否真的需要“散布”中的某些物品。

从头开始：有时清理工作是点点滴滴地完成，结果没有彻底完成。也许一些明显过时的物品被扔掉了，就是这样。最好通过投入适当的时间和精力来“从头开始”。

重新评估物品：我们的大脑欺骗我们认为一切都很重要并且需要在那里，所以我们必须克服我们对扔掉东西的自然抵制。当物品从藏身之处被捞出时，请询问以下问题：

这个项目有目的吗？它过时了吗？我们需要这个还是它在这里是因为我们“可能”需要它？在发现它之前，我们是否还记得它在这里？

答案将指向您应该采取的行动。

每天清理杂乱：不可避免地，繁忙的办公室会产生杂乱。制定另一条办公室规则，每天（或至少每周）整理几分钟。也许定期安排一点时间来做这件事，那么从长远来看，事情不会失控。

禁止“杂项”文件和抽屉：它们可以成为很少使用的文书工作和其他物品的真正墓地。把东西扔进抽屉里很容易让他们看不见，而“杂项”文件中的文书工作很快就会被遗忘，甚至更糟的是——人们忘记了里面的东西而无法找到。

工作空间组织：以上许多内容都适用于个人工作空间。除了经常使用的物品外，保持桌面整洁，不要有一个“杂项”抽屉，所有东西都可以放进去，并建立一个基本而有效的系统来管理传入和传出的工作。

数字混乱：鼓励员工不要使用电子邮件作为他们的“待办事项”和提醒列表。确保适当组织电子邮件，例如适当的邮件盒子组织而不是一个包含所有内容的大收件箱，并使用标记和跟进工具来保持电子邮件的顶部。

同样，通过适当的文件整理计算机并保持虚拟桌面清晰。要求员工不要将桌面空间用作文件和文档的虚拟垃圾场——妥善归档。

一旦你的办公室完全整洁，那么一次良好的清理将是值得的，以突出“干净的石板”的感觉。有过进行的研究这证明员工在干净整洁的工作环境中感觉更好，工作效率更高，而不是浪费时间寻找物品或处理杂乱无章的工作，他们将有更多的时间用于高效工作。

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图片来源： Unsplash

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