68个时间管理技巧

发布时间：2025-04-18 04:51

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按照当前人的平均寿命78岁算，人一生中要花28.3年的时间在睡觉上，约占总寿命的1/3。若每天工作8小时，那么花在工作上的时间是10.5年。消磨在电视、社交媒体上的时间为9年，做家务花掉6年，吃吃喝喝花去4年，购物、化妆打扮再去掉2.5年……算到最后，真正属于自己的时间只有短短的9年！一生看似漫长，实际很短暂。

我们和高效能人士的差距在哪里

每天在工作开始之前，比尔·盖茨都会制定好行程表。他的行程表都是以5分钟为单位安排，每一分钟他都不会轻易浪费。这样，一天24小时被他切割成了许许多多个可以利用的时间段，在每个5分钟里都能让自己变得更加专注。如果工作行程有变化或会见客人的时间少于5分钟，他会拿出一本书来阅读。

王健林凌晨4点钟起床，当大多数人还在睡梦中的时候，他就开始了1小时的健身；当许多人刚刚起床时，他已经健身完毕，吃完早饭，准备前往机场了。从印尼的雅加达到中国的海口，再到北京，24小时，2个国家，3座城市，他飞了6000千米，签了价值500亿元的合同。当上班族们在18：30下班回家的时候，王健林才刚刚回到自己的办公室处理其他的工作。

时间管理的意义并不仅限于管理时间、提高效率、实现某些目标，更重要的是管理好我们自己的人生。

误区一：时间管理就是在短时间之间做更多的事，提高效率

时间管理做得好不好，并不在于任务完成了多少、是否全部完成，而在于完成的事情是否与目标计划相一致。

误区二：时间管理一定要找个完美的工具才可以开始

最重要的是根据自己的实际情况做好相应的规划，我们的目的是根据规划安排好自己的时间，而不是用时间来测试工具和软件的优缺点。

误区三：时间管理就是要让自己时刻像机器人一样按计划行事

时间管理就是要帮助我们尽可能地把需要做的事情安排好，然后没有压力地去做一些自己喜欢的事情。好的时间管理一定会给自己留出一些机动时间，而不是像机器人一样完全按照计划行事。人的时间和精力毕竟有限，很多时候变化太多又缺乏规划，就容易与自己最初的目标背道而驰。

误区四：大忙人才需要时间管理

时间管理可以帮助你把尽可能多的时间用于有意义的事情上，而不会让你的注意力漂移不定，盲目无措。

第一章时间管理：时间分配法则

我们进行时间管理的目的在于，在有效时间内，更加专注和高效地完成更多有意义的事情。如果每天的计划和行程都安排得太满，超出了自己承受能力的极限，这样的时间管理会让你很不舒服，也就很难坚持下去。很多人办事拖拉，原因可能就是任务安排得太满，时间又太紧，望而生畏，内心产生了抵触情绪，于是事情就被拖延着。

每天预留出至少1小时的机动时间，工作时尽量把必须完成的工作提前完成，这样即使被打断，也不容易产生焦虑和烦躁情绪。

我们虽然很难预料到每天都会有哪些计划外的事情需要去做，但如果留出一点缓冲时间，就能以不变应万变。

爱因斯坦说：“人的差异产生在业余时间。”胡适也曾说：“一个人的前程往往全靠他怎样利用闲暇时间，闲暇定终身。”业余时间是一笔宝贵的财富，我们能不能利用好业余时间，决定了我们的现在和未来。

时间管理说到底其实是自我管理、精力管理。大部分人管理时间的方法就是一直工作，直到精疲力竭为止，然后短暂休息到感觉不累时再继续工作。这就好比给手机充电，一直用到手机关机，然后等电充到刚够开机的电量又匆忙继续使用。这其实是一种糟糕的时间和精力管理方式，人在这种情况下，精神状态会越来越差，工作效率也会越来越低。

如同人的情绪会出现周期性的变化一样，人的精力也会出现周期性的起伏。人在每一个小时、每一天和每一周的时间里，精力状态都在发生变化，并且有规律可循。我们最好遵循其内在的规律来安排我们的工作和休息时间。

早上起床后，大脑消除了前一天的疲劳，脑神经处于高度活跃的状态，此时适合开展计划性的工作。上午，人的精力充沛，大脑保持严谨且周密的思考能力，此时用来处理一些富有挑战性和需要创造力的工作，效率更高；下午，人的精力明显减弱，工作动力下降，此时更适合处理沟通性的工作；晚上睡前1小时，大脑的记忆能力最佳，适合学习或者处理需要记忆的工作。

第二章时间管理：目标任务完成法则

制定周/日目标

制定周/日目标可以把一个大的目标（周目标）分解成一个个小目标（日目标），这样我们完成任务时不再有遥遥无期之感，每周和每日的目标清单会让我们更具有目标感和紧迫感。任务进展到什么程度，预计什么时间完成，只需要查看清单便一目了然。

方法很简单，只需要准备日目标和周目标两个清单。

①每周最后一天，在周目标清单中列出自己下一周计划要完成的所有任务。

②一天结束时，把周目标中的工作挪到新的日目标列表中，这就是第二天需要完成的任务目标。

③一旦完成了当天的目标，那么这一天的工作就结束了，不再额外增加任务。

制定周/日目标时，一定要计划得当，要注意，每天的目标任务数量不要太多，以3～5项为宜，且每一项小目标都要有明确的完成时间要求，当天的任务完成后，就可以休息，不必超前完成任务。如果你发现自己上午就把当天的所有任务都完成了，或者到晚上了还没完成当天的任务，这可能是计划不当或者不知道每项任务完成的大概时间，从而导致时间和精力不匹配。所以，制订周/日计划前，不妨先做一个星期的生活日志，记录好每件事情开始和结束的时间，这样对每个任务的完成时间就有了初步的把握，在此基础上做出来的计划会更具有可行性。

SMART目标管理原则

SMART目标管理原则是由管理学大师彼得·德鲁克（Peter Drucker）在他的著作《管理实践》中提出来的，他认为管理者一定要防止陷入“活动陷阱”，在工作中不能只顾低头拉车，而不抬头看路，最终忘了自己的主要目标。另外，企业要设计一套完整的绩效考核体系，以帮助企业实现高效运作，这就是著名的SMART目标管理原则。“SMART”是五个英文字母Specific（具体的）、Measurable（可测量的）、Attainable（可实现的）、Relevant（相关的）、Time-bound（有时限的）的首字母简称。

长期计划与短期计划相结合

时间规划不仅包括短期计划，也包括长期计划。

（1）年计划

对于职场人士而言，年计划显得尤为重要。在制订年计划时，可以先简单地列个大纲，不必做得过分详细，以免计划跟不上变化，反而失去了计划的作用。

（2）月计划

月计划在整个计划中起着承前启后的作用，它既与年计划相辅相成，又与周计划相得益彰。它是落实年计划的第一步，我们在确定好年度目标后，要把大目标进行分解，然后划分到12个月里。每个月的目标再进一步分解到每一周的目标任务列表中。所以，相对于年计划，月计划要求做得尽量详细，最好具体到每一周都需要完成什么样的目标。

（3）周计划

周计划和月计划类似，都是将目标逐渐细化的过程。周计划可根据年度计划和月计划去制定，注意要把一周内的日程安排都考虑进去，其中还应加入一些临时性但重要的工作（年/月计划中没有的），并且周计划一定要明确目标、完成方法、开始和完成的时间，如果是团队计划，还要具体到责任部门和责任人等。

（4）日计划

做日程安排时，时间、内容的安排要保持一定的灵活性，或提前准备几套预案。对于一些确定性的任务，我们可以在前一天的晚上将它从周计划中挪到第二天的日计划列表中去，或者在当天正式开展工作前先列出来，让自己明确当天的新目标。注意不要把确定的任务安排得太满，给不确定性的任务预留出一定的时间，这样不容易打乱原有的计划。不管是年计划、月计划、周计划还是日计划，它们之间存在着内在的逻辑关系，我们不能把它们孤立起来对待。在制订计划时，既要考虑长远目标，更要落实到日常的具体行动上。计划一旦制订好了，就要坚定地去执行。

六点优先原则

很多人不知不觉成了职场中的“消防员”，哪里需要往哪里扑，把工作当成了不断地“救火”。这样的人往往有一个坏习惯，那就是分不清事情的轻重缓急，任何事情总是要等到迫在眉睫了才会动手去处理，结果总是毫无章法地忙乱，把自己弄得疲惫不堪不说，还毫无效率。如果你是这样的人，不妨试试六点优先原则。

我们要将生活和工作中的大小事情进行排序，再挑出6件事，然后按照重要和紧急程度来依次来完成。完成这6件事，就相当于用20%的精力获得了80%的回报，只要保质保量地完成这6件事，我们每一天的时间就能高效利用起来。

剥洋葱法和多杈树法

我们常常不知道自己要做什么，要成为什么样的人，就如同找不到航向的船，不知道要往何处去。此时，只有明确的目标才能带给我们实实在在的安全感和力量感。在管理学中，有两种方法可以帮助我们明确目标，并将人生的大目标一步步分解成小目标，再将小目标细化成具体的行动，直到无法再分解为止。这两种方法就是剥洋葱法和多杈树法。

（1）剥洋葱法

剥洋葱法就像剥洋葱一样，先将大目标分解成一个个小目标，再把每一个小目标分解成若干个更小的目标，直至分解到最后一步，剩下的就是行动了。而实现目标的过程跟“剥”的过程刚好相反，是低级到高级，由小目标到大目标，层层递进。比如，我们在做人生规划时就可以用到这个方法。先明确自己的人生梦想是什么，然后将梦想明确为终级目标，再将终级目标分解为10年或5年的长期目标，再继续分解下去，分成若干个3年的中期目标，接着分解成1年或半年的短期目标，然后再将每个短期目标进一步细分为月目标、周目标、日目标，最后分解到该如何做、做什么等。总之，不管我们的目标有多大，最后都要分解为具体的行动。

（2）多杈树法

每棵树上都会有若干个分枝，每个分枝上还有小树枝，每个小树枝上还会有更小的树枝，一直到树上的叶子。我们可以把自己的人生目标想象成一棵大树，每一级目标相当于树的分枝，而我们现在要做的事，就像树上的每片叶子。

当所有的小目标完成了，大目标也就实现了。其中大目标和小目标之间的关系是逐层递进的，每个小目标都是实现大目标的条件，而大目标则是小目标完成的结果。如果小目标全部实现了，大目标也就跟着实现了。

操作步骤可以参考以下。

①写下自己想要实现的一个大目标。

②明确实现这个目标需要的条件是什么，然后列出实现目标的充分条件和必要条件，这就是大树的第一层树杈。

③要达到上面的条件，首先要完成哪些小目标。这些小目标相当于大树的第二层树杈。

④实现上面这些小目标的必要条件和充分条件是什么，这是大树的第三层树杈。

⑤以此类推，直到画出所有的树叶（现在要做什么），才算完成了多杈树分解过程。按照这个方法，我们可以把每一个大目标都画成一棵枝繁叶茂的大树。一棵完整的目标多杈树，实际上就是一个详细的目标行动计划。计划做完后，我们要做的就是一步一个脚印地去完成它。

吞青蛙法

“青蛙”是指那些最棘手、最麻烦也是最重要的事情。这些事情通常难以完成，容易让人产生畏难情绪而导致任务被拖延。如果“青蛙”放着不处理，先去处理那些简单的任务，或者直接去放松娱乐，那么“青蛙”就会越聚越多，在我们身边一直“呱呱”叫，让人心情烦躁，更难以专注投入工作中。那么怎么才能把那些“恶心”的“青蛙”“吃掉”，让它们不再来烦自己了呢？

（1）明确自己的“青蛙”是什么，不要“吞”错了

首先，我们开始找“青蛙”。可以从每日、每周、每月甚至每年中找出一些必须攻克的问题，列举出来，找出其中3件最重要的事情，这就是我们要“吞”掉的“青蛙”。

（2）有好几只“青蛙”怎么办？先“吞”那只最“丑”的！

先吃掉那只“最大最丑”的，也就是说要从最困难的这件事情入手。如果最困难的事情能顺利解决，那解决后面的麻烦时会信心倍增，有助于所有问题的顺利解决。

（3）将“青蛙”放在工作效率高的时间段解决

（4）如果“青蛙”太大，可以先切分一下

如果碰到特别棘手的事情，很可能一下子解决不完。这时候也不要太焦虑，可以先把这只“青蛙”切分一下，也就是把任务分解成一个个小任务，每次只需要罗列当天可以完成的那一部分就可以了。需要注意的是，“吞青蛙”法不一定适用于每一个人。如果你从事的是一些重复性较高的工作，也没有特别突出的重要事情，那这个方法就不适合

建立停止清单

为了突出重要事项，你需要停止做那些不那么紧急和重要的事情。虽然我们会默认给它们排序，但最好还是动手来完成这一步骤。把它们从你的清单里剔除，而不是简单地划掉。如果让它们一直停留在你清单里，要么会占用你的有效时间，要么平添你的失败感和挫折感。

那么如何建立停止清单呢？

①不要将头脑风暴产生的各种灵感或偶然出现的想法放进你的日常清单里，可以将它们移进停止清单，等有了成熟的计划和行动方案了，再考虑列入清单里。

②请将琐碎的信息和计划暂时放进停止清单里，比如“每天喝8杯水”“打扫卫生”等，以免因大量低价值和低产出的事情影响工作效率。

③不要把宏伟的意愿和计划列入每天的行动计划里，这些不是不重要，但它们不属于马上要去做的事情。可将它们放到可能实现的条目下，也可以放入索引中，定期查看一遍来激励自己。④请将一些模棱两可的任务移出你的清单，比如“给姗妮打电话”，电话中要说明什么事情或者达到什么目的却没有说明。如果有必要，则需写明意图，如“给姗妮打电话，询问项目的预算安排”，这样浏览清单时立即明白要做什么，而不是要花几分钟思考才能想起来。

将小事集中起来处理

我们应该如何将琐事集中起来进行处理，让自己的工作变得更高效呢？

①快速判断完成每件小事的价值、需要花费的时间以及合适的处理时间。

②将这些琐事按重要和紧急程度进行排序，重要的事情先处理，不太重要的先放一放，待有时间了再与其他事情一起解决。

③不过度追求完美。每件事情都要求做到完美，那是在浪费时间。

④立即行动。处理琐事时，别把大量时间花费在思考如何做上，而是马上行动，争取一次解决，杜绝返工。

标准化输出工作任务

很多日常工作都可以标准化输出，按照某一个标准输出工作任务，很大程度上可以避免犯一些不必要的错误，同时还会帮助你提升工作效率。

我们该如何做到让自己的工作任务流程化呢？

1.学会判断任务优先级。

2.坚持做日/周工作计划和总结。

3.每项工作结束后，仔细梳理一遍，想想哪些环节还可以再优化。

4.注重沟通方式，如遇重大问题或疑难事项要反复确认，以确保万无一失。

5.建立未完成事项提醒。

第三章时间管理：好习惯事半功倍

将一个行为变成习惯平均需要66天，而最初的30天是形成习惯最核心和最关键的时期，这将会耗费习惯养成过程中99%的能量，30天之后人只需要进一步强化这一习惯即可。

时间管理专家史蒂夫·帕弗利纳（steve pavlina）也曾极力推荐人们使用30天试验法去改变一些不良习惯。他的方法背后的思想与上面的心理学试验思路有很多共通之处，操作也很简单：连续30天只专注于培养一个习惯，中间如果忘记或出错，则重新从第1天开始计算，直到30天后新的习惯形成，不需要费脑力去纠正为止。这个方法看起来很简单，但真正做下去并不容易，中间很容易出现反复和中断。在执行过程中，坚持以下原则，可以帮助你顺利过关。

（1）每个“30天计划”只坚持一个习惯

第一次使用这个方法时，千万不要贪多，同时培养多个习惯，这样容易引起混乱而导致失败。

（2）写下计划，作出承诺

适当的心理激励可以让自己更好地坚持下去。在开始“30天计划”之前，建议将计划和承诺写下来，粘贴在显眼的地方或者制作成手机屏保，时刻提醒、监督和激励自己。

（3）顺利完成“30天计划”

在执行“30天计划”时会经历5个阶段：①前3天是全速起跑期，虽然有一定的阻力，但动力和信心较足，此时要避免因用力过猛而透支精力；②第4～10天是疲惫放缓期，此时阻力仍然很大，但动力在消减，此时容易出现中断、反复甚至放弃，要注意心理激励；③第2～3周是过渡期，你已慢慢适应了新的习惯，执行变得简单，但也很容易因放松警惕而忘记执行计划，所以最好设置朋友圈打卡或手机提醒；④第2～3周也是颠簸期，计划容易因突发事项而被打乱导致失败，建议在整个计划制订前要兼顾简洁性、灵活性和突发事件；⑤第4周是稳定期，潜意识里已经把习惯当成了常态，无须提醒，会自然而然地去做某件事，内心不再感到困扰，如果能顺利进入这个阶段，习惯已经基本养成了，后续只需注意保持就可以了。需要注意的是，30天习惯养成过程中，任何一个阶段，如果计划执行失败了，就要重新从第1天开始“30天计划”，直到习惯养成。

替换理论

人们培养习惯的目的在于满足身体和心理的需求，而打破已有的习惯，建立一个新的习惯会打破现有的平衡，让人无所适从。人的大部分习惯长时间无法改变，最主要的原因在于新的习惯无法满足人的某些需求。

替换理论认为，习惯不可能被磨灭，只能被取代。要摆脱一个坏习惯，就必须建立一个好的习惯来代替它，以保持内在需求和外在资源达到平衡。有的人喜欢抽烟，因为抽烟让他感觉到放松，能让他暂时逃避生活和工作的压力。如果不让他抽烟，又没有另外一个可替代的消遣方式来满足他内心的需求，那么这个习惯是不容易改变的。他的身体已经习惯了这种模式，他的潜意识会拒绝改变。如果想要戒烟，依照替换理论，首先要找到另一个习惯来替代吸烟这个习惯，比如说改吸电子烟或者嚼口香糖等。

替换理论为什么会有效呢？它的作用主要体现在3个方面。

（1）降低难度

（2）强化替代习惯

（3）平衡内在需求

替换理论并不是一个放之四海而皆准的方法，多适用于改变某些不好的习惯。如果是正向的行为或者单纯地只想做某事则不适用，比如说，养成阅读的习惯、健身的习惯等。这些习惯的养成并不需要寻找替换的方案，只要坚持去做就可以。

巧用触发物

运用触发物原理，我们可以来培养和改变自己的某些习惯。比如，早上闹钟响了，意识到自己该起床了，那么闹钟就是一个触发物；当你穿上健身服，就会马上去健身，那么健身服也是一个触发物。一旦你找到这些触发物，接下来可以制订计划坚持不懈地去做。如果达到了某个目标，可以给自己某些积极的奖励，也可以向亲朋好友分享你的目标。这些方式都可以强化积极的行为模式，帮助你养成好的行为习惯。

一次培养一个习惯

影响习惯的培养还有一个重要因素，那就是专注力。注意力太分散，同时培养好几个习惯，往往可能什么也做不好。

习惯的培养并非一朝一夕就能完成，需要经历长时间的坚持和练习，这个过程既需要意志力，也离不开专注力。在习惯养成的初期，切勿贪多，把注意力集中在一个习惯的培养上更容易成功。

建立文件管理系统

如何管理我们的文件呢？

（1）临时文件夹的管理

我们可以专门建一个文件夹，里面只存放近几天或近一周要处理的工作文件。待一周结束后，再对其进行清理。

（2）文件的命名

参考这个公式：关键内容+作者+部门+编号+文件创建时间，具体命名时可视情况进行删改。

（3）文件的存放

根据文件之间彼此的联系和录属关系来进行分类整理，比如将所有与中秋节策划案相关的素材、图片和表格放在一个文件夹中。注意文件夹的层级尽量不要超过3级，以便于后期查找。

（4）文件的查找

可以用电脑自带的搜索程序进行检索。

好的文件管理习惯是我们进行时间管理的一个重要方面，也是必须掌握的一项技能。学会并熟练运用好的文件管理办法，可以节省大量的时间，让我们的工作变得更高效。

养成做工作笔记的好习惯

人的大脑一次能够处理和把握的信息数量在5～9条之间，超过这个范围，人的大脑就会超负荷运转，容易遗忘一些重要信息。我们在学习和工作中养成随时做笔记的习惯，对提高我们处理信息的效率会有所帮助。做笔记的目的不单单在于防止遗忘，它还有助于信息的再加工和再创造。

做好三种必备的计划清单

列清单是一种好的时间管理习惯，尤其是以下3种计划清单，做好了，一定会让你的工作井然有序，效率大大提升。

（1）日计划清单

日计划清单，就是把当天要做的事列进待办计划，排列出优先级，然后按照清单来安排各项事情的时间。日计划清单的撰写通常要包含：时间，主要指列计划表的时间，以及每件事情预计花费的时间和实际花费的时间；工作的类别，比如可以将工作分为常规工作、重点工作和临时工作；程度，按重要和紧急程度可分为最重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要也不紧急；工作量、完在情况和归纳总结等部分。计划制订好后，接下来就是执行。一天当中，每完成一项任务，就把清单拿出来，在相应的任务后面画钩或者直接划掉。当工作出现懈怠时，看看清单上还有哪些任务没有完成，以便提醒自己加快工作进度。当一天工作结束时，再次核对清单，完成的画钩，没完成的找出原因，重新放入第二天的计划清单中。

（2）项目待办清单

有一些工作任务不是当天就能完成的，需要较长时间或者多部门合作才能完成，这时就需要根据项目来设计一个待办清单。也许在制作清单时，并不能把所有要做的事情都考虑周全，但我们可以先简明扼要地把能想到的待办事项列出来，每隔一段时间再将清单拿出来，先检查项目的完成情况，然后视情况对其进行添加或删改，按照修改后的计划安排最近的工作。注意每个项目待办清单要写在单独的笔记本上，或者保存在一个专门的文件夹里，方便查看和修改。

（3）长期待办清单

有一些计划可能需要很长一段时间才能落实完成，有可能是2年、5年，甚至更长，这类计划就需要列入长期待办清单里。

认真核对与备份

在同样的岗位上，不同职员的工作表现和取得的成绩并不一样，真正决定人与人之间差距的往往是工作习惯。

第四章时间管理：拯救你的专注力

要成为某个领域的专家，需要10000小时。如果按每天工作8小时，一周工作5天来算，那么成为一个领域的专家最少需要5年。10000小时定律只适用于真正专注于一件事的人。

一次只做好一件事

每次只关注于一个目标。一次只专注于做一件事，将精力集中于一件事物往往比天资和技术更重要。

避免不必要的干扰

工作时被打扰是常有的事。当自己沉浸在工作状态中时，领导突然给你指派新的任务、下属过来汇报工作、客户突然造访等随时都可能干扰你。那么，如何做能尽可能地减少被打断的概率，让自己保持专注，高效工作呢？

（1）应对来自上级的干扰

与上级一起参与制定你的工作计划和日程表，让他清楚你的工作安排，这样就可以减少被打扰的次数。注意定期向你的领导汇报工作进度，主动询问有无工作安排给你，如果有，可以将它列入你的工作计划表中。如要你确实在完成一件重要且紧急的任务，不愿意被人打扰，可以请示领导后，去找一个公司以外的相对安静的场所，这样领导在指派任务时，或许因为没看到你，就吩咐别人去完成，这在无形中也减少了被干扰的可能性。

（2）处理来自下级的干扰

与下属沟通时，注意要观点鲜明、态度明确，以免下属产生疑问，回过头再反复请示你。布置任务时，要求下属准备一个备忘录，将需要完成的事情以及注意事项都记在备忘录上，有问题时看看备忘录，如果还有疑问再请示。

每天固定一个时间集中处理来自下属的问题，这样比挨个儿给出批示要省时省力得多。还要学会适当地放权，如果所有工作都事无巨细地亲自过问，下属工作起来就会畏首畏尾，只能频繁地干扰你，作为领导的你也会觉得非常累，工作效率也一定不高。适当地赋予下属权力，既可以锻炼他们的工作能力，还能减少干扰，让自己能更专注地处理手头的工作。

（3）来自来访者的干扰

在谈话一开始时，说明这次谈话的时间期限，或者在谈话接近尾声时，告知对方自己还有别的任务，时间有限，只能下次再谈；在你们谈话之前，可以吩咐别人，到了预计时间谈话还没结束，让他进来告诉你外面还有人在等；也可以在正事聊完后，说一些总结性的话语，让对方意识到谈话已经结束了，他就会不好意思再谈下去而主动告辞。

每天冥想5分钟

练习冥想很简单，练习前先找一个安静的地方坐好，确保冥想过程中不被打扰，然后选择一个舒服的姿势坐下来，先让自己放松，闭上眼睛，试着让内心去冥想，可以通过语言帮助自己进入冥想状态，也可以静静地驱动自己进行冥想。

在这个过程中，注意配合深呼吸，用鼻子深深地吸一口气，然后再缓缓地呼出来，同时将注意力集中到呼吸上，体会呼吸所带来的各种内在的感觉。待内心感觉到安定平和时，试着回想某个能帮助你保持专注的人，可以是身边亲近的人，也可以是比较知名的人，比如佛陀。想象一下如果你是她/他，此刻是什么感觉，让自己的意识和大脑沉浸在冥想中，让这种感觉包围你、滋养你，将你的身心引向一个积极健康的方向。刚开始练习时，时间可以稍短，从5分钟开始，然后慢慢增加至10分钟、15分钟，甚至更长。掌握了这个方法后，可以利用自己的闲暇时间，每天抽出几分钟，随时练习。熟练掌握了这项技巧后，你会发现，无论面对什么样的状况，你都可以很快地调整好自己的心情和状态，工作和生活也会变得越来越好。

学会做一只专注的刺猬

作为职场中人，我们要好好想想自己的优势在哪里，什么是你真正想做并且想干好的事情。确定好方向后，只需要像刺猬一样，专注于一点深扎下去，力求做透做精。只有持续保持专注才能做到专业，只有专业的人，才能拥有核心竞争力。

第五章时间管理：赶走负面情绪

人的情绪多半是在无意识状态下产生的，我们要学会接受并体察自己的情绪，从中找到真正的意义与目的。

GTD是Getting Things Done的缩写，就是“把事情做完”的意思，这是当下比较流行的时间和效率管理方法。GTD法则认为人的压力不是来自任务本身，而是大量任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。如果通过记录的方式把大脑中的各种想法移出来，将大脑清空，然后再对这些事进行整理分类，确定下一步的处理方法，将所有悬而未决的事情都纳入一个可控制的管理体系中，我们就能够心无挂碍，全力以赴做好眼前的工作，提高效率。GTD法则的具体操作方法分为5步：收集、整理、组织、回顾、执行。

（1）收集

准备一个可以用来记录各种事情的笔记本、电子邮箱、纸张等，然后把你能想到的所有东西都罗列出来，形成待办列表。这一步的目的在于把一切赶出你的大脑，准备好做下一步的处理。

（2）整理

定期对收集好的待办任务清单进行整理分类，整理时要注意从清单最上面开始，一项项依次处理，处理完一件打上钩。任何事情如果花的时间少于2分钟，那么马上就去做，也可以委托别人去做或将把它延期，否则就把它存档或删除。如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作，以便下一步的处理。

（3）组织

组织下一步行动，形成项目，等待处理或将来处理。对每一个待办事项定好下一步应该如何行动，比如，你需要完成一个项目报告，下一步行动很可能是给相关人员打电话或发邮件询问报告的要求。虽然写报告需要很多个步骤，但询问报告的要求是你首先要做的事情。这样的事情就记录在“下一步行动”列表上。

等待处理的任务如果可以或已经委派他人去做，建议列成清单，以便随时跟踪以及定期检查是否可以采取行动或者需要发出一个提醒。将来处理清单，则是记录延迟处理且没有具体完成日期的任务和未来计划等，例如“学习潜水”或者“环球旅行”等。

（4）回顾每周或每月进行一次回顾与检查，回顾你在过去的一周或一个月里清单完成的情况，并对清单进行更新，制订好下一周或下一个月的工作计划。

（5）执行最后一步也是最重要的一个步骤就是行动了，你可以根据所处的环境、时间的多少、精力情况以及重要性来安排完成清单上的任务。

不要苛求完美

我们在时间管理中，要注意避开完美主义。我们要利用好时间，就不能试图把每件事情的细枝末节都做得完美无缺。时间是稀缺资源，我们选择了做某件事，必然就要放弃做其他的事情，而这些被放弃的“其他事情”就是“机会成本”。所以，我们做事情的标准，并不是要把每一件事都做到完美，而是要时刻保证自己正在做最重要的那件事。确保自己一直在做重要的事，就是确保自己的时间一直都在被高效地利用。

学会克制冲动情绪

冲动实际上是一种行为缺陷，它是受外界刺激所引起的、突然爆发、缺乏理智而带有盲目性、对后果缺乏清醒认识的行为。冲动的人常常表现为感情用事、鲁莽行事，他们对行为的目的没有清醒的认识，对行为可能产生的后果没能形成一个理性的认识，结果往往因为一时的忘乎所以、盲目放纵而铸成大错。

冲动情绪实际是一种最无力的情绪，也是具有极大破坏力的情绪。我们应该采取一些积极有效的措施来控制自己冲动的情绪。

多留一些时间给睡眠

丘吉尔活了90岁，是英国历任首相中最长寿的，其长寿秘诀就在于睡眠。除了晚上的睡眠时间，丘吉尔每天中午还保持着午睡的习惯，以便养精蓄锐，这样即使晚上工作到半夜还能保持精力充沛。除了保证高质量的睡眠质量，丘吉尔还常常会在每天午睡或晚饭前后去骑马、打棒球、观赏动植物、画画等，有时候还会动手砌一会儿墙。

每个人一天都只有24小时，再怎么挤也有限，我们应该关注怎样提高现有时间的利用效率，从而规划好自己的作息时间，做到会工作也会休息。

第六章时间管理：高效率就是生产力

时间管理的最终目标就是要提高我们单位时间的有效产出，让我们用最小的时间代价获取预期的工作结果。

在我们的工作和生活中，要提升做事的效率，就要尽可能地让每一项工作都有一个统一、清晰的衡量标准，即使不能精确，也要有一个可把握的轮廓和尺度。因为，任务越是可衡量，目标就会越明确，就越能促使我们投入时间和精力，如此才能做到提升单位产出，成为一个高效率的人。

被逼出来的生产效率

当人做事的动机不足或过分强烈时，工作效率就会大打折扣，只有当动机强度处于中等水平时，人的工作效率才最高。

要提升工作效率，就要尽量让自己保持适度的压力。感觉没有工作动力时，不妨给自己制造一点压力，逼迫自己完成更多的任务。如果感觉被工作压得喘不过气时，不妨把工作放一边，让自己先放松一下。

习惯现在就做

一个人之所以会办事拖延，常常与3个因素有关，一是对事情本身不感兴趣，内心很抵触，于是总想找借口推脱；二是感觉事情很复杂，找不到头绪，不知道从哪里下手，导致事情被耽搁；三是过于追求完美，总是纠结于细节，导致任务不能按时完成。

利用最有效率的时间

人的大脑在一天当中有4个时间段最为清醒，如果能合理利用起来，将会事半功倍。

第1个时段：清晨起床后

第2个时段：上午8点至10点

第3个时段：下午6点至8点

第4个时段：睡前1小时

用番茄钟来管理你的时间

将自己的时间分割成以30分钟为一个单位的“番茄”，每一个“番茄”分为25分钟的工作时间，另外5分钟为休息时间。在一个番茄钟的工作时间内，只选择完成一项工作任务，不做与这项任务无关的事情，直到番茄钟响起。连续完成4个番茄钟后可以多休息一会儿，比如15～30分钟。，番茄工作法又可以分为计划、执行、应对中断、休息、记录5个步骤。

为重复性工作建立工作模板

让重复性工作流程化将会大大节约你的时间，还能提高办事的效率。即便你已经十分熟悉某项工作了，若不能使之流程化，你仍然可能会因为忽略某些关键细节而把事情搞砸。

对工作任务的各个环节和要素都了解清楚后，接下来需要建立一个清单。在清单上列出执行步骤，注意详细写明每个步骤的要求和目标，可以细致到每个步骤需要哪些人员参与，需要哪些图表，以及注意事项等，总之越细越好。这个表做好后，可以将它当作工作模板，下次再处理同样的任务时，就可以照着模板执行，节省思考和准备的时间，等任务结束后还可以对照模板查漏补缺，保证工作顺利完成。

模板建立好后，还要注意根据工作环境的调整和变化，随时对其进行调整优化，让模板与实际工作要求保持一致。

不管哪个行业，都难免要面对重复性工作，我们可以借助某些技术手段让自己变得更高效。我们不妨将每天都要做的任务列出来，想想有哪些任务可以实现自动化完成。

善用零散时间

我们总在一边浪费着时间，一边抱怨工作之后自由时间越来越少

生活中有很多零碎的时间不为人注意，这些时间因为分散且很短，大部分都被我们浪费掉了，比如上厕所的时间、看电视的时间、发呆的时间、等车的时间等。

我们可以利用零碎的时间做零碎的事情，比如阅读和回复邮件、打印文件、思考下一步的工作等，甚至可以把一个较大的任务分解到零碎的时间里完成，比如记单词，利用闲暇时间记忆反而比拿出整块的时间来记忆效率更高。

做一个高效的时间管理者，从不放过每一段闲暇时间开始。

把不擅长的任务派出去

在工作中，有些事情看似谁做都一样，但是分配给不同的人来完成，效果却是不一样的。

作为管理人员，更要懂得合理分配任务给合适的人做，而不是事必躬亲。

我们要学会分辨哪些事情是自己必须做的，哪些事情可以分配给他人来做。因为时间是稀缺资源，要确保把时间花在自己擅长且重要的事情上。

第七章时间管理：人际交往有诀窍

沟通是职场必修课。

掌握分工的艺术

如果你想成为一名出色的管理者，就要明确自己的工作重心，并懂得适当放权，知道如何将手中的工作合理地分出去，让下属帮助你完成，这样才能节约时间和成本，提高团队的工作效率。

在日常工作中，我们经常会遇到这样一种情况：安排下属完成的工作，要么石沉大海，不了了之，要么三令五申，下属还是做不好，需要你不断地更正和指点。在你看来很简单的工作，最后弄得又复杂又麻烦，关键是时间花了，还做不好，毫无效率可言。如果你也有这样的烦恼，除了抱怨下属工作能力太差，办事效率太低，更应该反思一下，是不是自己作为领导，下达任务的方式和工作思路存在问题，是否还需要再改进？

（1）明确要求和期限

在下达任务时，首先要将自己希望达到的结果告知对方，并且明确截止日期。交代完毕后，最好请下属复述一遍，确保对方准确地领会了你的意思。很多员工看似在认真地听，并且做了笔记，但可能并没有完全听懂，执行起来就会偏离目标方向，难以达到让你满意的结果。

（2）注重结果而非过程

作为管理者，你的主要任务就是给下属分配任务，然后关注任务完成的结果。分配任务，其实就是授权，真正的授权是着眼于目标，并给下属一定的自由，所以，不要干涉员工完成任务的过程。如果你总担心下属工作方法不对或者进度太慢，从而时常对他进行“指点”，会对下属造成困扰，而且也不利于锻炼和提升对方的工作能力。

（3）进行跟踪和反馈

工作任务分配下去了，并不代表就可以不闻不问了，还要及时地跟踪，听取下属的反馈，了解工作进展情况。

（4）及时给予肯定和鼓励

作为管理者，要对下属取得的成绩及时给予肯定和赞赏，这样做能够坚定下属的信心，让他以更大的热情投入工作中。即使下属犯错了，也不应过于苛刻，要让员工有犯错的机会。在他们犯错时，不是去责备，而是帮他们分析原因，给出指导意见，鼓励他们从挫折和困境中成长。

学会对别人说“不”

拒绝别人的请求时要讲究方式方法，生硬地拒绝只会让你的人际关系变糟糕。那么，我们如何做既可以坚持自己的原则，又不伤别人的面子？

（1）三思而后行

别人请求帮忙，先不要马上回答，先问清事情是否着急，时间节点是什么，再想想：自己是否有时间接受别的工作？该怎么做？如果接受请求，需要付出多少时间和精力？如果我这次答应帮忙，对方下次会不会要求我做同样的事呢？总之，不要不假思索、不负责任地随意接受别人的请求或要求。

（2）阐明拒绝的理由

如果实在没有时间答应别人的请求，那么在拒绝别人时一定要阐明理由。没有任何理由的拒绝容易让人心生不快，因为提出请求的人可能并不清楚你目前的工作量或面临的压力。如果你在拒绝他人时，把自己的处境告知对方，对方不仅能理解你，反而会因为打扰到你而心怀歉意。比如你可以说：“谢谢你在需要帮助的时候能够想到我，其实我也很乐意接受你的请求，但你看，我的日程表已经被塞得满满的了。”

（3）态度要明确

如果确实没办法答应对方的要求，那么拒绝的态度一定要坚决，不要给人模棱两可的答案，“可能”“或许”“大概”之类的话尽量不要说，拖延只会浪费双方的时间。

（4）以建议代替拒绝

如果你没有时间帮忙，但是有好的建议，不妨在拒绝别人的请求时，给出一些切实可行的解决办法，这样能让对方感觉到你是真心实意地想帮助他，从而心怀感激。比如，你可以说：“抱歉啊，这次我没法帮你，但我认识一位朋友，他曾经解决过类似的问题，我这就帮你打电话问问！”

（5）必要时作出妥协

拒绝对方时，你如果不想伤了对方的面子，你还可以视自己的时间安排做出一些妥协，比如，你可以说：“很抱歉，这个星期我真的很忙，腾不出时间。如果这个问题到下个星期还没解决的话，你再来找我，或许我还能帮得上忙。"

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