5分钟学会顶级精英的时间管理技巧：时间分块法详解

发布时间：2025-04-18 17:08

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Hi～我是麦先生，见字如晤！

今天我们来聊一个时间管理领域的小技巧，它能有效增强我们的时间掌控感。

“你不可能管理时间，你只能管理自己。” —— 彼得·德鲁克

我们很多人一直在追求工作与生活的完美平衡，但你可能已经意识到，在众多任务的重压下保持高效和平衡并非易事。我们常常承诺自己要重视个人成长，却总是忽略给最重要的事情安排时间。即便学会了 GTD 的技巧，面对永无止境的待办事项清单还是会感到力不从心。

时间分块法的作用？

时间分块法不仅可以帮助你追踪并完成任务，还能显著增强我们的时间掌控感。 我简单地罗列了一下它的主要好处：

帮助你追踪并完成任务。 时间分块法促使我们对一天进行合理规划，为重要的事项安排特定的时间去实现。它提醒我们，如果不安排时间，你列出来再多的任务，也不会去完成。帮助你进行深度工作。 当你将一段固定时间专用于一项任务时，你会将全部注意力集中于该任务，尽量减少干扰，从而实现深度工作状态。高效完成浅层工作。 浅层工作指的是那些紧急但不对你的长期目标产生重要影响的任务，比如回复邮件、微信等。将浅层工作任务安排时间块集中处理，而不是将它们分散在一天中的各个时段。追踪你的时间花费。 李笑来老师让我们「把时间当作朋友」，但对大多数人而言，你并不是很了解它。时间分块法能让你清晰地了解自己这一天是如何度过的，在每个任务或活动上大概花费了多少时间，增强你的时间掌控感。阻止你进行多任务处理。 对我们大多数人而言，单任务处理是更有效的工作方式，当你为任务规划时间时，你实际上在限制自己同时处理多项任务，专注于一次只做一件事。

时间分块法是什么？

时间分块法已存在多年，虽然无从考证是谁最先提出的，但公开表示使用该方法的名人有特斯拉的 CEO 埃隆·马斯克、比尔·盖茨以及《深度工作》一书的作者卡尔·纽波特等等。

简单来说，时间分块（Time Blocking）是一种简单却高效的时间管理技巧，它将你的一天划分为若干时间区块，每个时间区块专门用于一项或一组特定的任务或活动。 这种方法让你可以专注于每一时段的单一任务，减轻压力的同时还能提高生产力。

如何使用时间分块法？

如果你有将任务从大脑中清空并记录到笔记中的习惯的话，使用时间分块法并不会增加太多额外的精力成本，只需做好以下四个步骤：

1. 列出待办清单并明确优先事项

首先，需要将日常工作、生活中的所有事项列成清单，并大致估算每项任务所需要的时间。

需要注意的是，要本着「要事第一」的原则，明确你的优先事项和目标，将优先事项与其他普通任务区分开来——可以使用艾森豪威尔矩阵来帮助你筛选出那些既不重要也不紧急的事项，花些时间深思那些对你而言最为重要的事物，例如：个人成长、照顾家庭等等。

找出对你而言最重要的 1～3 项关键任务，并围绕着这些优先事项优先进行时间分配，确保有足够的时间投入到最重要的事情上来。

2. 为每项任务分配特定的时间段

将一天划分为若干时间段——可以以 30 分钟为单位，也可以是以 1 小时为单位进行划分，并为每个时间段分配特定的任务或一组任务。

试着找出你一天中最具生产力的时间段，优先将关键任务安排在效率最高的时段。例如，我在早晨记忆力相对好一些，我就将每天新背 100 个单词放在一天之始，优先处理它。若你是夜猫子型，深夜效率高，你当然可以将琐事安排在早上，将写作等重要的任务留在夜深人静的时候。

我的时间分块以小时为单位，并不会像柳比歇夫那样为每一天的每一分钟都安排并记录，太麻烦了，也没啥必要！如果一件事情太麻烦，多半坚持不了多长时间。

另外，在给时间区块安排任务时也要保持灵活，像诸如工作会议、约会等有固定时间安排的之外，你不必将每个区块都填满，以应对意外事件或变动。

3. 专注于每个区块分配的任务

在上一步中，我们已经为时间区块安排了特定任务。此时，你要做的就是在某个时间段保持对当前任务的专注。减少干扰，不要进行多任务处理，单任务处理才是更有效的工作方式。

在专注于单一任务时，可以使用番茄工作法来保持专注，或者使用 Endle 等白噪音让自己专注。

虽然在时间分块时没有明确标记出休息时间，但我会采用番茄工作法或每 50 分钟专注刻意休息 10 分钟，聊聊天、散散步、喝喝咖啡等，来让大脑恢复能量。长时间不间断地进行专注工作而不休息，也是效率低下的。

4. 根据需要定期修订你的计划

有效的时间管理是一个持续的评估和调整过程，每日结束时，我们可以抽出几分钟对当日规划进行评估，确保你会意识到哪些方法行之有效？哪些任务所需要的时间超出你的预期？是否做了不必要的任务或活动？有没有任务可以取消或委派给他人？

通过不断的回顾和反思，你将更熟悉你的精力旺盛的时间段，也更了解每项任务的耗时，便可以更好地、更灵活地调整你的日程安排，你将能充分利用你的时间和精力。

使用时间分块的注意事项

时间分块并非遵循固定的分块模式，每个人都有自己独特的时间块管理方式，对别人有效的方法未必适合你。例如，上班族可能会在早晨安排一段不被打扰的时间段来完成重要的工作任务；而自由职业者可能会在晚上抽出时间来投入自己的兴趣项目中。你应该了解自己的规划和执行任务所需要的时间，而不是照着别人的葫芦去画瓢。

正如 Getting Things Done 的着眼点是“完成”一样，应用时间分块法时应注重任务的执行而非规划。你应该只用少量时间来计划需要完成的事项并分配时间区块，然后将更多的时间用于完成它们。

在 Tana 中实践时间分块法

时间分块法不拘泥于工具，纸笔就能胜任。我用 Tana 进行项目和任务管理，便在其中实践时间分块法。

在 Tana 中收集并管理待办事项

新增待办事项时，只需要在每日笔记中写下任务描述，添加「任务」的超级标签即可创建一个任务，会自动添加截止日期、完成状态、优先级等属性，为管理任务增加了多个维度。

创建任务

我会在任务管理模块中对任务进行梳理，安排出今天的重要事项，重点围绕它们进行分配时间。

任务管理

在时间分块模块中安排任务

Tana 的 Calendar 视图可以为任务快速安排时间。我喜欢在时间分块中记录一些并非任务的事项，诸如起床、洗澡、上厕所之类的，它们确实占用了我的时间，但把它们当成任务一样对待，有点重了！

所以，我使用 Tana 的表格视图创建了一个时间分块表，从早上 5 点开始到晚上 12 点结束，以 1 小时为单位进行划分。

时间分块

这里有两个小技巧：一是将每日固定活动（如背单词、通勤、运动、每日回顾等等）直接写入模板，就不需要每天在这个表格中重复创建和安排了；二是在表格的最上面增加了一个「今日任务」的搜索节点，可以在这个时间分块表中快速查看今天待完成的任务，展开之后如图：

待完成任务

如你所见，很多时间块是留空的。有的是上一个时段的任务超过了一小时，比如阅读《资治通鉴》熊逸版第一辑，我从 10 点多开始，一直看到了 11 点，所以 11 点时段就留空了。还有的是压根就没安排任务，留出来一些灵活的时间，看看书、看看剧放松一下，对自己好一点嘛！

时间分块安排好后，关键是在每个时段专注于单一任务，脚踏实地地逐一完成。

OK，以上就是时间分块法以及我个人实践技巧的分享。如果对你有所帮助，欢迎在评论区留言。让我们一起更好地践行终身成长！

祝安好！

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