5 种可提高业务效率的基本协作工具

协作工具如何提高工作效率

每个公司都受益于出色的团队合作。无论是销售花艺设计还是构建下一款智能手机应用，团队成员之间的协作都至关重要。但出色的协作需要 出色的沟通。研究表明，沟通质量远比数量更有价值。

本文将介绍工具如何帮助远程团队展开协作并提高工作效率。此外，我们将了解最新的 AI 工具如何帮助团队加快沟通速度、简化任务、增强创造力等。

工作区协作始终在不断发展

协作就是为了共同项目或目标一起努力，它比以往任何时候都重要。但是，创建有利于协作的工作区通常不像计划中的那样顺利。有时，团队缺乏共同的愿景，或者团队成员不了解自己的职责，这些都会导致混乱和效率低下。  

因此，选择正确的协作工具非常重要。幸运的是，工作区协作已不再是永无止境的电子邮件会话和不断重复的会议。如今的工具利用始终连接的网络，可实时访问文件，适合分散各处的团队和混合工作环境中的人员展开协作。 

协作工具（如视频会议、云计算 软件）和 现在的 AI 已出现，可提高效率、生产力和团队协作。 

在 COVID-19 期间，许多员工被迫长时间远程工作，这使用人们注意到协作工具的重要性和必要性。事实上，根据 Gartner Inc.的一项 调查，2021 年，近 80% 的员工使用了协作工具，而 2019 年的使用人数刚刚过半。 

虽然有许多类型的在线协作工具可帮助团队 有效地 保持联系，但适时合适的工具可以使团队更高效地工作。

选择正确的协作工具

每个公司和每个团队的工作区协作看起来都不相同。根据组织的规模、结构和位置，所有组织在协同工作时都面临着各自的挑战。在使用新的协作工具时，请考虑以下问题：

是否有现成的变更管理流程? 使用新工具需要进行规划和准备。考虑组织是否支持变更、对结果的共享愿景、后勤和员工支持，以及监视变更影响的方法。

是否存在快速学习曲线? 所有新服务的最重要的注意事项之一就是易于使用。请求你感兴趣的工具的使用演示，并查找直观界面和简单导航等内容。

团队的最佳沟通方式是什么? 他们喜欢专门专用的聊天和多通道消息传递工具，还是也使用电子邮件和项目管理工具进行沟通?

团队协作处理哪些类型的项目? 不同行业需要不同的协作工具。例如，营销公司需要的工具与制造公司不同。请确保你了解团队将要处理的特定行业项目的务围。

需要多少人进行协作? 小型团队进行沟通、共享信息和提供进度更新的方式与大型团队不同。根据团队和组织规模选择合适的协作工具。

是否要使用多个工具或使用一体式平台? 对当前工具进行审核。确定已有的所有协作技术后，确定是要添加新工具还是替换旧工具，以最大程度地提高公司范围内协作的优势。

集成和兼容性是否重要? 如果发现工具非常适合执行一项任务，请考虑它是否可与其他应用和软件无缝集成。此外，请确保该工具与团队使用的所有文件类型兼容。

安全性是否为优先考虑要素? 在安全功能方面，协作工具的差异很大。请考虑那些具有控制会议访问授权、文件共享、聊天和外部访问策略的工具。此外，某些工具还提供端到端加密，而其他工具提供客户持有的密钥。

你的预算是多少? 选择协作工具时，成本是一个关键因素。有些工具是免费的，而另一些则按月、年或用户数收费。 此外，如果需要自定义工具，则可能会产生额外的成本。

你有时间和预算进行培训吗? 对团队进行协作工具培训至关重要。 请记住，若要使协作工具正常工作，所有团队成员都必须能够轻松使用它们。确定解决方案后，请花时间培训团队，并开始缓慢过渡到新软件或工具。 

选择协作工具时要考虑的其他一些关键功能如下： 

聊天和多通道消息传送 

灵活性（异步、实时和白板协作）  

可伸缩性

AI 集成

提高工作效率的 6 种协作工具 

无论是策划婚礼还是构建网站，你都有可能在从事一个需要大量人员参与的大型项目。幸运的是， 项目管理工具 可帮助你高效管理所有不断变化的部分。

2. 视频会议建立关系

假设你需要召开重要会议，但团队中有一半人正在路上或远程工作。 视频会议可获取面对面会议的所有优势，而无需面对规划面对面会议的开支和挑战。 

3. 聊天可更快完成工作

有时，只需提出简短问题并立即获得回复，这是最高效的。有了专为办公构建的即时消息传递工具，团队成员可以快速提出和解决问题。 

4. 实时文档修订减少了延迟

忘记包含大量附件的电子邮件链，以及没有采纳到文档或演示文稿的令人混淆的编辑内容。有了 实时文档协作工作，团队可以 同时处理同一 项目，无论是文本文档、电子表格还是 PowerPoint 演示文稿。 

5. 云版本控制可保持一切井然有序

将项目存储在云中可提供简单的版本控制，这运行有权访问的每个人随时联机、查找特定版本并在必要时保存副本，然后再添加反馈。此外，使用协作应用程序（如 Microsoft Teams）可以轻松查找文件并安全地与他人共享。 

6. 通过 AI 提高连接性、生产力和创造力

始终保持领先于竞争对手是一项挑战，但你可以通过 AI 工具为你的团队提供优势。使用 AI 解决方案（如智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®）加速沟通、简化员工任务并加快服务交付。通过预测功能预测团队的需求并避免停机，并通过自动化加速操作。

某些任务 AI 工具可提供以下帮助：

浏览电子邮件和聊天存档

总结会议

起草演示文稿

生成新产品和服务

提供个性化体验

提高决策水平

利用 AI 更智能地工作：通过新的生产力合作伙伴为员工提供助力

在本电子书中，了解如何使用例如 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 等工具来创建具有更高创造力和生产力的环境。

协作工具的优点和挑战

  协作工具的优势意味着更高的效率和生产力。大多数工具旨在减轻领导者和团队成员的一些项目管理负担。

使用协作工具的主要挑战之一是克服采用新工具（如 AI）的学习曲线。当新团队成员加入时，让他们快速了解如何使用这些工具可能需要一些时间。 快速入门指南 和  YouTube 频道 可帮助加快员工培训。 

通常情况下，在线工作可提供高效率和项目管理功能，使每个人都保持井然有序并执行自己的任务。此外，云计算可减少延迟时间，因此每个人都能了解最新情况。 

此外，在 AI 方面，对于这些强大的自动化工具的任何输出，都要在使用之前进行人工评审和验证。

使团队能够更智能地工作并无缝协作

正确的协作工具可帮助你的团队共同实现更多目标，并允许他们随时随地展开工作。若要了解有关 Microsoft 协作工具的详细信息，请访问以下资源：

Microsoft 365 团队专注于共享资源，以帮助你启动、运行和发展业务。

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