居家辦公是福還是禍？4招提升工作效率！讓你WFH早早下班

2022/06/09更新：近來因為疫情許多公司採取WFH（Work From Home，居家辦公 or 在家上班），減少上班族通勤時的風險。而雖然在家工作減少了通勤時間，很多人卻覺得好像隨時隨地都在工作，壓力更大！但其實MO編覺得WFH反而讓我的工作效率提高，還能早早下班呢！這四招你一定要參考。

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WFH不加班第1招：妥善時間規劃並善用工作法

WFH最考驗的就是我們的自制力，在家工作很容易發生注意力不集中的情況，常常工作到一半就開始打開網拍或是和朋友聊天起來，原本可以快速完成的工作最後得要加班完成。

為了避免這樣的事情發生，MO編會預先排定本日、本週甚至本月的待辦事項，並安排自己一天的行程，以早上、下午做規劃，如果事情比較多或瑣碎則會更細分小時，讓工作狀況更精準。此外，MO編還會運用「蕃茄鐘工作法」（我想你還喜歡：連唐鳳也愛用！職人最愛的番茄鐘工作法到底是什麼？），以每25分鐘為單位專注工作，然後休息5分鐘，利用間歇性工作方式達到居家辦公高效率。

WFH不加班第2招：培養工作儀式感

許多人開始在家上班之後，就不注意自己的儀容，一整天穿著睡衣、蓬頭垢面，而這不只是讓自己覺得無精打采，也會很想一直躺回床上，因此MO編就算在家工作，還是會盡量讓自己乾淨俐落，有視訊會議時也可會畫上淡妝，讓自己顯得更專業，早上透過「換裝、化妝」培養工作儀式感亦是讓工作能夠更有效率的好方法喔！

WFH不加班第3招：休息與工作空間分開

當在家裡工作時，是不是發現很容易就想躺回床上，或是乾脆就在床上工作？但這樣絕對是讓你工作進度永遠趕不上的原因之一，不僅很有可能常常偷懶滑手機、看影片外，不小心還會睡著，一個早上就消失得無影無蹤。

以上是MO編親身經歷，因此後來痛定思痛，將休息與工作空間分開，上班時間就整裝坐定工作，這樣一來有時候不到下午三點就能處理完所有公事。而在外租房的上班族，沒有多餘房間，則可以把書桌清出來，整理出上班專屬辦公區，相信你明天也能早早下班喔！

WFH不加班第4招：維持正常作息與運動習慣

如果工作傾向獨立作業者，在WFH期間很有可能就開始日夜顛倒，生活變得不規律，而且關在家壓力大開始每天吃泡麵、零食等加上沒有運動，等到回去上班時可能都胖了一圈。

建議在中午休息時間，或是下班後，空出 15~30 分鐘進行居家運動，跟著喜歡的運動YouTuber或運動 APP 動一動，不但可以消耗熱量來維持身材，還可以讓一直宅在家愈悶的心情得以放鬆，MO編最近嘗試的 HITT（高間歇運動）、瑜珈、Zumba 都很不錯喔！（我想你還喜歡：員工請育嬰假、家庭照顧假，天數和薪水如何計算？）

幾十年來，美國企業界許多人會開玩笑說，在家辦公等同「沒在工作」。但這些笑話並沒有反映許多遠端工作者所經歷的現實狀況。相較於「沒在工作」，遠端工作更經常導致工作過度和過勞。

英國克蘭菲爾德大學（Cranfield University）的研究人員克萊兒．凱利赫（Clare Kelliher）和迪爾卓．安德森（Deirdre Anderson）在對三個組織700多名遠端工作者的研究中發現，遠端工作者往往只是因為在遠端工作而付出更多的心力。

受訪的員工認為，他們的雇主提供他們彈性的工作條件，這是在幫他們（如果你讀到這裡，你就會知道，儘管給了員工讓他們能表現得更好的東西，也並不完全算是一種幫忙），為了彌補這一點，遠端工作者加強了在工作中的努力。

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這種強化有多種形式，可能是工作時間更長，或者將本來的家庭時間轉換成工作時間，從事工作的任務；甚至在生病時還繼續工作，而原本生病是可以讓他們不用去傳統辦公室上班的。總之，結果都是一樣的：遠距員工幾乎一定比最初的計畫，或事前同意的情況，還更努力工作。而工作時間愈長，工作時間和休息時間之間的區別愈小，絕對會導致過勞。

幸運的是，這種情況可以被扭轉過來。就像庫克研究中的數位遊牧工作者一樣，你只需要培養一些紀律。

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一、設定實際「上班」的時間

未必要是正常朝九晚五的工作時間，但是在其他人都在上班的時間上班，有非常實際的好處，這樣在正常上班時間之外，你就不用處理什麼事情了。雖然就算對傳統辦公室職員來說，科技（以及在手機上讀取工作的電子郵件）有可能消除這個界線，然而最高效的員工已經培養能恢復界線的紀律。

如果你想專注於工作並避免工作過度，你需要制定固定的時間表，明定何時工作，何時不工作。你可以彈性地在時間表中安排大量休息時間，但這並不是給你理由可以不制定時間表，並且不按照時間工作。如果沒有這些固定的時間，有什麼可以阻止你在看電影的過程中靈光乍現，就打開筆記型電腦，然後在接下來的三個小時內處理這件事呢？相反地，做你通常會做的事情來捕獲這個靈感，這樣你就可以在第二天你的上班時間「開始」時，回去繼續完成這個靈感。

你可能仍然會在「工作時間」之外收到推播提醒和通知，但有固定的例行慣例會讓你更有可能先跳過這些事情，並在你下次「上班」時做出回應。同樣地，要確保你知道團隊中其他人的時間表，這樣你也可以尊重他們的個人工作時間。

二、養成下班的儀式感

有時候，除了設定既定的時間之外，你還需要建立一個良好的儀式，來表示是結束一天的時候了。這可能是清理你的電子郵件收件匣（這件事你可要自求多福了）；或安排明天的時間處理未完成的任務；或者儀式可以是一句特殊的話或肯定。

我的朋友卡爾．紐波特（Cal Newport）是一位傑出的作家，他有一個很棒的儀式。在每個工作日結束時，他會查看他的任務清單和接下來兩週的時間表，以確保他有計畫來完成每項任務，然後他關閉電腦，並說出這些神奇的話：計畫停止⋯⋯完成了。

「這是我的規則，」紐波特解釋說：

「在我說出這句神奇的話後，如果腦海中突然出現和工作有關的憂慮，我總是依序用以下的念頭來回應我的憂慮：

（1）我說了終止句；

（2）如果我沒有檢查我所有的任務、我的行事曆和我的每週計畫，確認已經知道所有事情，並且一切都在我的控制之中，我也不會說這句話；

（3）因此，不必擔心。」

內心的平靜最終是下班儀式的重點，即使是聽起來像紐波特的魔法咒語一樣好笑。

三、透過切換設備、使用者帳戶來轉換下班模式

在我大學畢業後的第一份工作中，公司給我配了一臺筆記型電腦，它跑得很慢又很重，一直以來都有傳出公司用各種不道德的程式來「監視」員工的謠言。但由於我還有大學時的筆記型電腦，我就一直用來處理我所有的個人任務。

在一天結束時必須切換設備，並不是一種負擔，而是一件好事，我仍然用行動裝置來保持這種好習慣。我有一支智慧型手機，裡面安裝了與工作相關的電子郵件和應用程式，以及一臺只安裝了個人社群媒體和娛樂內容的平板電腦。

我的下班儀式需要上樓到我們的3C用品充電站，切換設備。透過切換設備我就可以繼續工作，但是必須走進另一間房間產生恰到好處的距離，讓我不去做這件事（大多數時候是啦）。如果你是用個人的電腦來工作，而且不想再弄第二臺電腦，那麼可以考慮在作業系統中設定兩個不同的使用者。然後把「工作中」使用者登出，並以「非工作中」使用者登錄。

四、休息時間或準備上班、下班時間到戶外走走

這適用於你的休息時間或工作前後的時間。務必花時間走到室外，盡量接觸你工作場所附近的大自然。

研究一致顯示，你可以採取的最有恢復效果的休息，是接觸大自然，這不僅讓你更能恢復元氣，而且感覺更快樂。靠近樹木、植物、河流或任何水體的東西，都會對大腦的休息能力產生強大的影響。在戶外散步聽起來可能與你疲倦時想做的事情相反，但是比起癱在沙發上重看第七次的《六人行》（Friends），到附近的公園短暫散個步，或騎登山車20分鐘，會讓你事後感覺好得多。

事實上，如果你仍然不相信我說的話，那也沒關係。最近的一項研究甚至顯示，人們經常低估他們在附近自然環境中短暫散步後的快樂程度。因此，當你感到壓力升高或精神不濟時，不要再灌咖啡了，到外面呼吸幾分鐘的新鮮空氣。（我想你還喜歡：遠距會議沒效率？8個SOP技巧教你高效領導遠距團隊）

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本文節錄自寶鼎出版《遠距團隊的高效領導法則：你擔心的WFH缺點都不會發生！十個環節打造超強向心力的傑出團隊》一書，請勿任意轉載！

作者簡介

大衛．博柯斯（David Burkus）。是世界頂尖的商業思想家，自2017年以來，被全球「50大管理思想家」（Thinkers50）評比為全球頂級商業思想領袖之一。他也是一位廣受歡迎的國際講師，他的TED演講觀賞次數已超過200萬次。他曾與來自各個行業組織的領導者合作，包括谷歌、醫療器材公司史賽克（Stryker）、富達投資、傳媒集團維亞康姆（Viacom），甚至美國海軍學院。

他對領導力和團隊合作的見解曾刊登在《華爾街日報》、《哈佛商業評論》、《今日美國》、《快企業》、《金融時報》和《彭博商業周刊》，以及接受CNN、BBC、NPR和CBS電視台的《今晨》（This Morning）新聞節目報導。

博柯斯曾擔任商學院教授，擁有奧克拉荷馬大學的組織心理學碩士和瑞金大學（Regent University）的策略領導博士學位。

無論這是你與團隊的第一次虛擬會議，還是你們第47次的每週會議，都可以遵循以下步驟，讓這次成為有史以來最好的一次會議。

目錄

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用八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議

一、開會要有目的

「又到我們定期開會的時間」，這並不是一個充分的理由。原因可能是每隔一段時間，你都希望讓大家交流情感。

但即便如此，你也要提前聲明這一點。這將使規劃過程變得更加容易，因為大家會對將要討論的內容抱有務實的期望，並可以按照目的來規劃。

開會的其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定，或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的，超過的話，你應該考慮分成兩場較小的會議（即使兩場都在同一天舉行）。

二、挑選合適的與會者，而且只選合適的人

並非團隊中的每個人都需要參加每場會議，並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。

請記住，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時。而且隨著與會人數增加，會議效率通常會直線下降。因此，要明智地利用員工的時間，並盡可能縮短與會者名單。

三、訂定合適的議程

你應該為每次會議訂定議程，但應該是合適的議程。

研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題，而是使用問題作為標題。

因此，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」

用問題當標題有兩個好處：第一，當你發送議程後，與會者能有合適的心態（你絕對應該提前發送）；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答，那確實是一次有效的會議。

四、提前十分鐘開啟線上會議

每次會議都應該準時開始。但是，如果你想一下實體會議的互動氣氛，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會，也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。

在虛擬環境中，如果你準時開始會議，你就剝奪了團隊的社交階段。所以提前十分鐘開啟會議管道，讓人們隨意進入（並告訴你的團隊你會這樣做）。你甚至可以提出一些計劃好的問題來促進這個社交階段，幫助人們分享身旁發生的事情。（如果你提前十分鐘開始，請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平臺。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步，或最近的假期故事時，自己卻在解決技術問題。

五、做好會議紀錄

你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》（Robert's Rules of Order）。但是你應該指定一名記錄（主持人之外的人）來記錄會議內容。特別是，你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼，以及說話的確切時間並不重要，重要的是確保我們知道有哪些點子被提出，以及誰承諾後續要採取什麼行動。

六、緊扣主題

隨著會議的進行，要確保你緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果你不用心，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題，而那些假裝提出問題的人也會偏離主題，這種人實際上只想在你說可以提問時，發表他們冗長乏味的言論。

你的議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果你必須打斷別人，請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，你無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。

七、用總結收場

隨著會議時間接近尾聲，讓大家一起，簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要，請指定的記錄檢查一下會議紀錄；否則只需瀏覽議程項目的各個問題，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。

最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可能的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。

八、保持會議開通

在計畫時間或之前結束會議，但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。

如果你是會議的「主持人」，這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止，但是如果你需要專注於其他任務，你應該可以把聲音關成靜音，並關閉你的視訊功能。

在會後一定要發送會議紀錄，並讓大家知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看／聽錄製的內容。當你這樣做時，你可能會從團隊成員那裡得到一些意見，這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式，使下一次會議變得更好。（我想你還喜歡：在家上班會成為常態嗎？資深人資曝僅3種工作最適合遠距）

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本文節錄自寶鼎出版《遠距團隊的高效領導法則：你擔心的WFH缺點都不會發生！十個環節打造超強向心力的傑出團隊》一書，請勿任意轉載！

作者簡介

大衛．博柯斯（David Burkus）。是世界頂尖的商業思想家，自2017年以來，被全球「50大管理思想家」（Thinkers50）評比為全球頂級商業思想領袖之一。他也是一位廣受歡迎的國際講師，他的TED演講觀賞次數已超過200萬次。他曾與來自各個行業組織的領導者合作，包括谷歌、醫療器材公司史賽克（Stryker）、富達投資、傳媒集團維亞康姆（Viacom），甚至美國海軍學院。

他對領導力和團隊合作的見解曾刊登在《華爾街日報》、《哈佛商業評論》、《今日美國》、《快企業》、《金融時報》和《彭博商業周刊》，以及接受CNN、BBC、NPR和CBS電視台的《今晨》（This Morning）新聞節目報導。

博柯斯曾擔任商學院教授，擁有奧克拉荷馬大學的組織心理學碩士和瑞金大學（Regent University）的策略領導博士學位。