大大提高工作效率的办公桌整理法

如何有效整理办公桌，提高工作效率 #生活技巧# #组织技巧# #工作区域优化#

【韩】郑京子

有的时候我们的脑子里会非常乱。这种时候，有可能想不起非常熟悉的人的名字，或者想不到任何处理问题的方法，非常烦躁。不仅是大脑，我们的书桌或办公桌非常杂乱的时候，也会影响工作效率。杂乱的桌面会导致不知道文件放在哪里，不知道要先从什么事情开始做。相反，干干净净的桌面可以一眼就看到要找的东西，这样一来也就自然地提高了业务效率。及时地整理收纳桌面，可以让我们事半功倍。

下面我们做几道题：

□ 我曾找不到需要的文件，白白浪费了时间。

□ 书桌上至少同时摆放过三个以上的文件。

□ 不会周期性地整理电脑里面的文档。

□ 电脑桌面已经被文档覆盖了一半以上。

□ 我曾因为不知道文具在哪里，翻过所有的抽屉。

□ 我曾因为找不到材料，所以请了同事帮忙。

□ 下班的时候也不会特地收拾办公桌。

在以上的七个问题中如果选了过半的（4个以上的）“是”，那么你现在的办公桌和办公用的电脑是非常“危急”的时刻，你需要立刻给它们进行整理收纳。如果有2~3个“是”，虽然现在没有大问题，但是你还是需要时刻提醒自己整理的必要性，并且定期整理一下自己的办公桌。那么为什么要整理自己的办公桌？为了“好好工作”，或为了“提高工作效率”，整理都是必要的选择。提高效率，是指在较短的时间或较少的努力下得到较大的成果。而高效率的工作也可以理解为“工作质量高”。有的人会说：“哎呀，整理这种小事偶尔做一下就行了吧？要不要在整理上大费周章啊？有那个时间还不如干活呢！”但是如果你在一天里花10分钟来找东西，那么一周就是大约花一个小时，一个月就是大约花4个小时来找东西。而这些时间上的浪费日积月累也是不可小觑的。所以平时整理好自己的工位，就可以节省更多的时间。

在整理之前，可以将办公室里的“我的空间”大体分为两个。一个是以办公座位代表的物质性空间，第二个是以电脑数据形成的虚拟空间。只有将这两个空间都整理好才可以更加高效地办公。因为这两个空间都是需要由我来整理并管理的空间。首先如果已经下定决心要整理我的办公桌了，那么就要开始进行物品分类。这个时候要根据使用东西的频率来进行分类。常用的东西放在离自己最近的地方，而不太常用的东西可以放在稍微远的地方。我们可以像下面的表格一样，将书桌的空间大体分为“桌面→抽屉→桌底”等三个部分，然后再考虑每一个空间应该收纳什么样的物品。桌面是离我们最近的空间，所以要放最常用的东西。桌底是离我们最远的空间，就可以放一些不太常用的东西。

如果你的桌子已经整理好了，那么我们就要开始整理电脑了。我们要先整理电脑的桌面。桌面上如果放有很多文档，我们需要先将相同的文档组合在一个文件夹里。例如“A项目的第一次会议报告”，“A项目的参加者名单”，“A项目的关联企业报告书”，“A项目的二次会议报告”，“A项目的企划书”等等，我们就可以制作一个叫做“A项目”的文件夹，然后把相关的文件全部放到它的里面。那么在桌面上的五个文档就可以整理为一个文件夹。如果电脑桌面已经整理好了，就需要整理文件夹了。在整理文件夹的时候，要根据业务上的特性，有针对性地整理就可以了。这个时候要注意文件夹的“分支”。这里的“分支”指的是“阶层”。在一个“各种项目”的文件夹里，要分“A项目”、“B项目”、“C项目”等三个小文件夹。然后在各自的小文件夹里再放入各自需要的文档。像这样细分文档和文件夹有利于快速准确地找到文档。整理电脑时还有一个很重要的点，就是整理“老文档”。很多不用的老文档和文件夹，会浪费内存，这同样也是一种浪费。如果觉得有一些老文档也是比较重要的，那我们可以单独将它们存放在USB当中进行保管。如果并不重要，我们就要果断地删除这些老文档。

作者简介：郑京子（工作微信：imeibangqingdao）

淑明女子大学硕士。从事整理收纳培训18年，现任韩国整理收纳协会会长，(株)DUMIN 代表理事。在她的努力下，韩国整理收纳协会成为全球最大的整理收纳协会。目前，韩国超过8万人持有该协会证书。KAPO整理收纳师被首尔市女性能力开发院选为最有前景的职业之一。协会主要从事整理师教育培训、系统化整理收纳服务、收纳产品研发、行业交流等工作。

郑京子女士7月7日、8日在青岛有个收纳课程在招生。参加这一课程结束后，会获得韩国收纳整理协会专业资格认证。两天的课程内容大致如下图，感兴趣的小伙伴可以点击原文链接获取更详细的信息。

郑京子女士《整理的力量》中文版将由青岛出版社出版，敬请期待。

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