24 条职场整理建议，帮你快速提高工作效率

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今天分享的书籍是《提高工作效率，从整理办公桌开始》 (日) 中野清人著

一本日式整理术书籍，内容很浅，但有些小技巧实用性很强，简单做下整理，一共保留 24 条。

直播时间：4月27日周日晚上8点

主题：聊聊概率思维

直播地址：视频号 读书方法 ，另一个视频号： 生活黑客 做为备用。

1、判断什么东西需要保留

说起整理办公环境，最基本的就是收拾桌面和周围环境。如果身边的东西横七竖八，工作效率必然下降。

① 把所有物品一并取出；

② 将物品分为“需要”“不需要”“不清楚”三大类；

③ 收纳好需要的物品，扔掉不需要的物品，不清楚是否需要的物品暂时放进一个箱子里；

④ 给收纳到箱子里的东西设定一个保留期限，超过期限直接丢弃。

2、整理的基本原则

可以用以下3个思路进行整理：

① 办公所需物品放桌上；

② 使用频率高的物品放手边；

③ 使用频率低的物品放远处。

从您的活动轨迹和物品位置开始考虑。

3、日常整理

在每天的固定时间做整理工作，可以从一早开始整理桌面，让每天有个好心情，同时更容易集中注意力。

每次 3-5 分钟就行，养成每天整理物品的习惯。

在整理的同时可以考虑当天的日程安排。

4、收纳秘诀：立起来

其实立式收纳法不仅适用于衣物，也可以用于收纳文件和文具。比如，我们把笔插在笔筒里收纳，显然比横放更加节省空间。

频繁使用的文件和文书可以收纳到文件盒里。如果用不同的文件盒收纳不同类型的文件，那就可以做到收纳加整理，一举两得。

5、桌面做好分区管理

要时常注意桌面的分区管理，把文具按照用途和类型分类摆放。一旦固定好放置的位置，就能省掉用来寻找的时间，同时用完之后也可以将物品归位，方便整理。

6、 给抽屉配上隔板

办公桌要是有抽屉，可以配上隔板，淘宝能买到。

① 隔板一定要稍微矮一些；

② 尺寸要合理，东西不乱放；

③ 使用频率高的物品放在手边。

7、常留一个空抽屉

留出一个空抽屉可以用来暂时存放文件。把文件暂时收纳进去，可以让您明确暂时搁置的文件具体放在什么位置，也能分清各项工作的轻重缓急，因此这个方法方便您掌握工作进度。

这种方法的优势在于可以把之前正在处理的文件整理到一起，暂时保管，随后又能及时取出。

8、 让随身物品在包包里“安家”

如果您的包包里放了不需要的物品，那么请您先把包里的一切统统倒出来检查一遍。之后只要留几样明天需要的物品，把这些物品放进包里就够了。

包里只留重要的东西，用不上的东西就应该尽早取出来。

妥善使用各个内袋和夹层，在包里让每样东西都有固定的收纳位置，所以就不容易遗失了，同时还节省了不少用来寻找物品的时间。

9、充电器、数据线，分类收纳最妥善

淘宝能找到专门放在包里的小收纳板或收纳包，然后把不同的线和充电器之类的小件，分类好。

10、纸质文章按进度收纳，防失误发生

整理纸质资料时有一些基本分类法，请各位按照下面的顺序，并根据工作实际进展情况，先给文件分分类：

① 未处理的文件；

② 正在处理的文件；

③ 正在完成定稿的文件；

④ 已经处理完成的文件；

⑤ 已经归档的文件。

11、巧用A4透明文件袋

整理文件时我们一定会用到A4规格的透明文件袋。

文件分类时，可以准备若干个文件袋，最后再把它们一同收纳到一个大文件盒里，这不就和在电脑上整理文件夹一样简单了嘛！

如果文件只有一页纸，那就一定要把它放进文件袋！

12、贴个小标签，检索更简单

我们可以准备一些标签贴纸，贴在文件袋上以便区分。

在文件袋的右上角贴上标签，这样不论是纵向收纳还是横向收纳，都很容易看到标签的内容。

标签要区分好标题的主题。您可以按照客户名或者项目名进行分类。关键是一定要写清楚具体的名称。

13、文件多色彩，内容好分类

利用不同的颜色轻松区分文件。

最好使用3种颜色进行分类。如果使用太多颜色，就需要仔细考虑颜色和分类的联系了。所以最好先用3种颜色分3个大类。

14、最新文件放手边，效率提升看得见

把文件先装进文件袋里，并按照“最新文件放手边”的规则进行排列。

这种收纳方法的优势有以下两点：

① 伸手就能拿到正在处理的最新文件；

② 因为旧文件会被挤到最里边，因此丢弃文件只要从最里面的开始扔就可以了。

15、按日期和数量处理作废文件

如果您有定期处理掉文件的习惯，不管是按照什么规则处理，其实问题都不大。但这里还是给您列举一些规则：

① 决定好需要丢弃文件的种类；

② 隔一段时间处理一次文件；

③ 决定好保存文件的位置。

16、发票未结算，文件袋里钻

由于发票比一般文件都小，不管放哪儿都容易和其他资料弄混。如果直接放在钱包里保管，又有可能混在超市收银单里，一起被扔掉。

所以拿到发票当天，一定要把它从钱包里取出来。最好再给发票做一些简单或者详细的记录，以防日后遗忘。

整理发票也要用到文件袋。这里给您介绍一个最普遍也是最好用的方法：先按照日期排序，用回形针把发票夹在一起，之后统一放进文件袋，再在文件袋上贴上标签，做好标注。这样，发票的来源就一清二楚了。

17、最大限度地利用记事本

① 一旦有新安排就马上记录；

② 重要的事情要尽快记录；

③ 记事本常放手边，方便随时确认日程安排。

遵守这些准则，我们就能确认目标的完成状况，同时也能帮助我们迅速决策下一步的行动。

18、记事本基本使用方法

“5W2H”是一项常规商务技能，但你们可能不知道，它也能指导您如何做笔记。

Why——为什么（目的）；

What——做什么（具体内容）；

Who——谁（负责人、相关人员）；

Where——在哪儿（地点）；

When——什么时候（时间）；

How——怎么做（方法）；

How much——多少钱（预算、细目）。

在做笔记的时候，我们应该时时留意这些要点。我们要准确地记录这些要点。

在工作中发现“5W2H”中还有不明确的地方，那么一定要及时确认。

19、提高记事本方便性

我们在记事本里标记工作任务时，可以根据任务优先度变换字体颜色。这样您就可以迅速了解哪项任务比较紧迫，从而调整自己的日程安排了。类似客户信息、工作内容以及您的私事，都可以用不同颜色记录，这能让您一目了然地区分事件类别。

便贴纸由于方便粘贴和撕取，我们可以利用这一特征为我们的工作提供便利。比如，您可以将暂未确定下来的洽谈写在便贴纸上，再贴在记事本上，如果之后涉及变更日程安排，您就可以再把它撕下来重新调整顺序。

类似传话内容、写材料之类的简单工作，您可以按照“一事一页”的标准，分别记录在便贴纸上，形成一个任务清单，这同样是一个行之有效的方法。如果您利用闲暇时间处理好其中一件事，就可以直接把这张便贴纸撕下来扔掉了。

20、提高记录速度

为了提高书写速度，让内容更容易把握，在书写时，我们可以使用诸如标记、省略、荧光笔等方法。这里给大家3个小提示：

① 使用记号；

② 荧光笔标注，引人注目；

③ 使用简化字。

21、工作“可视化”，防止小失误

准备好便条和笔记本。接下来尽量把手头的业务分成若干部分，之后把所有任务逐个写在便条上。一张便条最好只记录一个任务，最后按照关联性将这些便条分组贴在白纸笔记本上。

这样我们就能轻松掌握有哪些工作任务可以同时处理、有哪些工作的截止日期是一样的，以及自己忘记做哪些工作了。

把手头的工作整理成您能“看见”的状态了。通过任务的区分，我们对积压的工作的情况做到了心里有数，这样就能避免一些低级的人为失误了。

22、多用小贴士，进行快速记录

脑海里灵光一现，一个金点子冒了出来。这时候您一定要赶紧把这个金点子记录在便条上。

您可以在便条纸上写任何东西，不管是今天晚饭吃什么、明天给客户带什么伴手礼，完全不用顾忌重要度和时间轴，脑子里有什么就可以写什么。重要的是，在深入思考前就要把所有想到的都写上去。读一读便条上的内容，那才是您最真实的思考，直面自己的内心才能更客观地研究您手头的工作。

写好便条后，可以按照类别，贴在A4纸上进行收纳。这样除了能够整理思维，还可能意外地发现很多共通点，甚至会激发出更多灵感。这时，便条纸的颜色不需要统一。因为眼睛看到各种颜色，可以有效地刺激大脑，从而让我们产生更多的灵感。

23、好点子写在纸头上

好创意常常来自灵光一现的一句话或者生活中偶尔获得的信息。

这时候，您应该赶紧做笔记。我推荐您使用笔记本和记事本来记录这瞬间的灵感。

直接手写比翻找电子设备再打字更快。并且自由度高，可以用箭头或者圆圈进行标注或者画个图形来表达。

24、三行短日记，工作无压力

“三行日记”，仅用来整理思维，记录工作一天后自己的想法。我们是通过写日记的形式来整理自己的心态，宣泄自己的情绪，从而让心情放松。只有整理好了心态，工作才会更顺畅。

第一行可以写今天的经历和自己的所作所为。最好包含印象最深的一件事、工作中的失误或自己采取的行动。

第二行可以根据第一行记载的时间，写出自己关注到的问题和感受。内容可以很主观，只要写出真情实感即可。

第三行可以记录您对当天采取的行动及结果的感想和教训。

直播时间：4月27日周日晚上8点

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