一文读懂如何有效提升职场写作能力

如何通过阅读提升写作能力 #生活乐趣# #读书乐趣# #阅读技巧#

职场小兵，专业技能强，需简洁有力的从专业视角影响读者；

职场老兵，需列出工作过程和结果，把“成果”变成“功劳”；

职场管理者，需要高层的故事线来组织文章逻辑。

作为作者，要通过“单向沟通的形式”，让读者读出“双向沟通的幻觉”。

判断一次沟通水平的标准

你明白我的意思了，或者我明白你的意思。等于60分。

我们把这件事办成了。等于80分。

我和你理性、感性都达成一致了。等于100分。

职场上永远不要以为把事情搞定有多么难，真正难搞定的是“人”。

达成一次100分沟通的基本前提是什么

是“信任”。信任是超越一切沟通形式、一切沟通技巧最基础的前提。

所以，我们需要学习怎样在文章中大量使用信息化语言，在文字上与读者建立起信任，让他在不认识你的前提下，直接相信你写的话。

通过本文，你会了解：写作时有效表达，这是最基本的层次；有效沟通才是终极目标。写会写作的“道”（思想和内容）与“术”（质感和温度）

1.先想再写——TCS三步构思法

写作最忌讳提笔就写，请你先想再写。

三个步骤，完成构思过程：

TCS，Tone(基调)，Content (内容)，Structure(结构)

基调为王，七种文案的标志性语气

基调对了，事半功倍。正确的基调能传递出文章真正的价值，也就是你的价值。

总结类：写的是成绩，呈现的是你的潜力。

调查报告类：写的是调查报告，呈现的是你求实的态度。

申请类：内容是提问，呈现的是你主动的思考方式。

计划类：写的是阶段任务，呈现的是你的责任感。

1.年终总结，基调要求：有深度

领导要读到你的分析能力，希望你，从对工作感性的认识，上升到理性的规律性的总结，需要你协助他，对未来做出更正确的决定。

年终总结不是回顾，而是行动指南。

好的年终总结：

会将工作成果写出意义；

会提供难得的一线经验，不同的视角；

会在罗列了贡献后找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。

2.进展汇报，基调要求：不讨教

进展汇报里，不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报。

讨教的公式：你告诉我该怎么做？

汇报的公式：我这样做你同意吗？

你须定期将解决问题过程中的一些重要发现，关键结论，阶段性成果实时呈现给他，让他读出你的认真，让他看到你不断提高工作能力的过程。

3.调查报告，基调要求：实事求是

你的措辞是“资料显示、数字表明”而不是“我认为”。

4.请示，基调要求：有主见

不管是找领导要人、要钱，或者其他任何资源，一定要有清晰主见。

另外，中层向上级递交请示时，不能用传声筒的语气，要有担当，有主见。

5.批复，基调要求：态度明确

6.项目计划，基调要求：可交付

最好的项目计划书是按照OKR目标管理工具来写的，O：目标，KR：关键成果。

从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”。

C：content，内容

原则：提供“所有必需信息”。然后，按照“要话先说”顺序排列

“向下想三层”，假设变结论

S：Structure 结构

金字塔塔尖是你的观点和建议，下面两层是证据（如何搭建后面详述）

压缩1/3的文字

商务写作谨遵KISS原则，keep it short and simple 

用最少的词表达最多的意思

简洁的文字体现自律

2.日常邮件的高段位写法

用“呼唤你”和“愉悦你”的标题

开头三句要有温度，有重点

正文用“三个凡是”的格式呈现

必需，不是你想写的，是读者需要知道的，而且是所有他需要知道的。考察你对他人需求的敏感度和洞察力。

第一个凡是，凡是能分段就分；

第二个凡是，凡是能做小标题的，就做。推荐动宾结构。

第三个凡是，凡能列清单图表的，就列。

立场要清晰，语言要尊重

诉求部分：

第一个技巧，把句子拉长。KISS原则不适合此处。

第二个技巧，用问句把需求写出去

积极开放的结尾，引发真正的行动

让你积极主动的样子，被他看见。

3.用四大思维能力构建金字塔大纲

第一大能力：向下想三层，展示思考的深度

职场写作的金字塔和学术写作的金字塔搭建的方向完全相反，首先抛出一个假设，就是塔尖，接着解释原因，收集数据，事实。

展示你深度思考能力，这是一次自己与自己较劲的努力。这种向下想三层的方式，挖掘出信息化语言的人，在职场上，你将呼风唤雨。

第二大能力：要话先说，塔尖呼应风向标

文章最重要的话无疑是塔尖。

首先，文章必须有明确的塔尖。

塔尖需一个终极主题。我鼓励你用更广泛的视角寻找工作的目的和意义。为了找到终极主题，思考时，多问问自己，“so，what？”

塔尖不会是原因，而是结论。

塔尖不会是过程，而是结果。

塔尖不会是细节，而是全局。

塔尖不会是问题，而是措施。

第二，塔尖无所谓对错。职场是一个拼杀“说服力”的地方。因为所有公司都是摸着石头过河的。

第三，一个符合风向标的塔尖，更可能成功。写出一个让读者看着开心如意的塔尖

职场上你要学会用感性去窥探对方之后，再用理性去辅助，这就是强大的影响力。

你的观点随着风向标改变，然后找事实来支持这个观点，这种写法会将你的努力和更宏大的东西相连接。将你和领导、公司、未来相连接。

第三大能力：分组归纳，归纳出最小容器

对信息做分类，分类后的归纳，并且归纳出最小的容器。这样，信息传递的效果会增强。

第四大能力：MECE一展示思考的广度

彼此独立、完全穷尽；不重合、不遗漏。

参照前人智慧：SWOT分析法，波特五力模型。

文章永远可以有最后一个部分，叫“其他”。

4.开篇制胜的手段

金字塔大纲秒变成文章

用SCQA的故事逻辑写序言

用“讲故事的逻辑”来写序言

故事的基本要素就一个：起伏。有起伏，就是故事了。

找到那时那刻最佳的SCQA排序

针对不同的对象和不同的情境，Q要素可以省略，顺序可以调整。

“反义词”套路，制造冲突

根据公司文化推翻或补充读者已有的认知。

5.打造语言的“质感”

完美的语言兼具质感和温度

四个方法达到有质感的语言

第一种，用数字、事实、细节来呈现信息化语言。

如果你发现自己在使用形容词，灭掉它。          —-马克.吐温

好东西是不怕具体的。拿不出手的东西，才会不自觉地倾向于抽象的概念性描述。

第二种，用类比法和诠释法明确抽象概念

类比为人类从无知到有知架起了桥梁

对有文化的读者，读到清脆的句子、吸引人的隐喻、俏皮的旁白、优雅的转折，可谓生活中的一大乐趣            —-《风格感觉》

第三种，向前挖原因，展示逻辑

既有超越读者认知的因果关系，又有准确的数字，这就是有质感的文字。

第四种，向后给指南，不写鸡汤

指南，就是务实的建议，可执行的计划，让人摩拳擦掌，有眼界。

6.打造语言的“温度”

第一个方法，避免负面词汇，只写“可以做，应该做”。

所谓专业，就是方便他人做下一步。

第二个方法，构建三明治，应对尴尬和负面。

写作与口头沟通相比，更需要同理心。那个读者存在于你的虚拟世界中，你要变成他的化身，写出他能接受的话语。

第三个方法，用“润滑剂”语句给文章上双保险

书面沟通需双保险，文章中的正面语气需要比口头沟通更夸张，以保证读者解读得出来。

附：两个金字塔结构示范

综上，你写的文章“有时，真的能从根本上解决问题；常常，能达到帮助作用；总是，有道理”。写作，让你成为一个“有道理”的人。

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