Goodnotes 教程｜如何提高生产力：管理任务、分配时间和工作流程的10种方法

发布时间：2024-12-20 09:49

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从星期天的晚上就开始为新一周而感到焦虑？学业或工作任务太多，却又不知道从何开始？目前流程按部就班，但总觉得效率好像还有优化进步的空间？

无论你是职场人士还是学生，以下十种方法，可以帮你在管理任务、分配时间的工作流程中变得更加高效。

时间管理策略 Time Management Strategies

当我们觉得时间不够用时，很容易感到不知所措，甚至会恐慌。时间是一种有限的资源。提高生产力的关键之一在于如何明智地使用时间。

1. 帕累托原则 Pareto Principle
帕累托原则在1906年由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托提出，指的是80%的土地归20%的人所有。之后，由此发展出 80/20 法则。在时间管理的概念中，它意味着80%的成果来自20%的行动。

如何应用帕累托原则？
首先找出哪些行动带来了最多的结果。一旦明确这些关键行动，优先将精力集中在它们上面，你会变得更加高效，工作输出也会更加努力效益化。

2. 番茄工作法
你知道吗？最广泛使用的时间管理技巧之一是以一种蔬菜命名的——番茄工作法。在之前的文章当中我们也有提及。

番茄工作法的核心思想是：每工作25分钟，休息5分钟，可以达到最高的生产力。因此，最佳的高效工作方式并不是长时间连续工作，而是通过结构化的间隔工作。

如何使用番茄工作法？

选择一项想要处理的任务。设置一个25分钟的计时器，并持续工作直到计时器响铃。休息5分钟。再重复上述流程。

这种方法帮助你高效安排工作时间，而不会感到疲劳。重复这个过程，你将能高效、可持续地完成任务。

3. 帕金森定律 Parkinson’s Law
你有没有注意到，当你给简单的任务设定较长的截止日期时，最终完成它的时间反而变得更长？

如果你在执行一项任务或团队项目，设定太远的截止日期可能会为你的完成效率带来负面影响。因为你会在潜意识里暗示自己：我还有大把时间。从而惯性拖延，导致最后关头上演尖峰时刻。

来源：The Inquisitive Life

如何避免帕金森定律？

设定尽早的截止日期，创造紧迫感，防止拖延。将大项目分解为较小的任务，以保持进展。理解任务的范围。避免执行与主要目标无关的额外任务。

4. 时间区块法
有时候，最简单的方法也最有效——比如时间区块法。正如其名，时间区块法是指将一天划分为特定的时间段，专门用于各种任务。这确保每项活动都能得到应有的关注。

如何使用时间区块法？

确定并优先处理任务：列出需要完成的任务，并按重要性排序。创建时间区块：为每项任务分配特定的时间段（不要忘记安排休息时间，以防疲劳）安排日程：使用电子日历/规划工具来组织时间区块。坚持执行：在每个时间段内专注于当前任务。

任务管理策略 Task Management Strategies

现在你已经掌握了时间管理的小技巧，但仍然找不到一个有序的行动计划。如何制定实际有效的解决方案？我们有以下五种方法分享。

1. SMART 目标
字面上是指“聪明的目标”，更具体地说，是指具体的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可实现的（Achievable）、相关的（Relevant）以及有时间限制的（Time-Bound）。

通过这个框架理解目标，并且确保定义清楚，并能在特定的时间范围内可以实现。会让预期结果成功的可能性增加！

如何使用 SMART 目标？

选择一个你想要达成的目标，确保它是具体的。具体定义你将如何衡量进展和成功。反思你当前的能力和资源。你的目标是否可实现？目标如何符合现有的任务或目标？是否相关？给你的目标设定时间限制，并设定最后期限。

2. 艾森豪威尔矩阵 Eisenhower Matrix

如果你的待办事项列表堆积如山，可能很难分辨哪些任务是重要的，哪些不那么重要。

艾森豪威尔矩阵可以帮你解决这个问题。这个工具以第34任美国总统德怀特·D·艾森豪威尔命名，用于根据紧急性和重要性来优先处理任务。使用该矩阵，可以标记不同的任务，并按此采取不同的行动计划：

紧急且重要 → 马上做。紧急但不重要 → 决定何时做。不紧急但重要 → 委托他人做。不紧急且不重要 → 删除，不做。

3. 任务分组

有时仅仅将任务分类为「紧急」和「重要」是不够的。这时，任务分组（Task Batching）就派上用场了。这是一种生产力策略，指的是将类似的任务组合在一起，在同一个时间段内完成。

这样做的效果是减少上下文切换（即大脑在任务之间切换的过程）。上下文切换实际上需要耗费大量时间和精力。因此，专注于一类任务可以显著提高效率和生产力。

如何进行任务分组？

任务分类：列出你当天需要做的所有任务，并将类似的任务组合在一起。分配时间：为每组任务分配特定的时间段，并在你的数字日程/日历中进行安排。用颜色区分：使用不同的颜色标记不同类别的任务，可以帮助区分各个任务组。

4. 看板法（Kanban Method）

20世纪40年代末，丰田生产工厂需要一个库存控制系统，于是他们开发了看板法。这是一种工作管理系统，帮助可视化工作进展。

Kanban 在日语中是「标牌」的意思，这种方法的关键是创建一个可视化工作流程。

如何使用看板法？

可视化工作流程：设置一个看板，并为工作流程的每个阶段标记栏目，如「待办」、「进行中」和「已完成」。添加任务：将每个任务写在卡片上，并将其放在「待办」栏目中，注明负责人和截止日期等详细信息。设置限制：决定每个栏目中允许的最大任务数量，以避免一次处理太多任务。移动任务卡片：随着任务的进行，将卡片从「待办」移到「进行中」，最后移到「已完成」。

这项技术在团队环境中非常有用，无论是在学校还是在办公室中。通过可视化每个任务的进展，确保没有任务被忽视，防止过度拖延。