Excel操作技巧课件——数据管理（9页）

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第6章 数据管理 6.1 记录单的使用 数据清单 　　数据清单是指工作表中一个连续存放了数据的单元格区域。可把一个二维表格看成是一个数据清单。 数据清单特点： (1)清单中每一列为一个字段，存放相同类型的数据; (2)每一列的列标题为字段名; (3)每一行为一个记录； 　　(4)数据记录紧接在字段名行的下面，即列标题和数据之间不能用空白行分开； 　　(5)在数据清单区域内，某个记录的某个字段值可以为空，但是不能出现空列或空行。 　　(6)工作表的数据清单数据与工作表中其它数据之间至少留出一个空白列或一个空白行，以便于数据清单的检测和选定； 　　(7)一般情况下，一张工作表内最好只建立一个数据清单。如果要在一个工作表中存放多个数据清单，则各个数据清单之间要用空白行或空白列分隔。 6.1 记录单的使用 第6章 数据管理 6.2 排序 6.2.1 简单排序 　　通常情况下，Excel是按列进行排序的。排序时，Excel将按指定字段的值和指定的“升序”或“降序”排序次序重新排列行的次序。 第6章 数据管理 　　如果只需要根据一列中的数据值对数据清单进行排序，则只要选中该列中的任意一个单元格，然后单击“常用”工具栏中的升序按钮　 或降序按钮　 即可完成排序。 6.2.2 多重排序 　　如果要根据多列中的数据值对数据清单进行排序，可以通过“数据”菜单的“排序”命令实现。 　　注：如果希望经过多次排序后仍能恢复原来的数据清单，可以在数据清单内临时插入一列，并在该列中输入一个数字序列，一起参加排序。完成排序操作后，在对此列进行排序即可恢复原状。 6.2 排序 第6章 数据管理 6.2.3 按行排序 　　所谓按行排序就是根据一行或几行中的数据值对数据清单进行排序。排序时，Excel将按指定行的值和指定的“升序”或“降序”排序次序重新设定列。 6.2 排序 第6章 数据管理 　　如数据当中有“局长”、“处长”、“科长”、“科员”，并希望按当前顺序排序时，Excel的现有排序功能无法直接实现了。可以使用自定义排序来实现。具体做法是：在“工具”菜单选择“选项”，选择“自定义序列”，点“添加”按钮，在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排序序列，或选中相应单元格后点击“导入”按钮。然后在排序对话框选项中选择自定义序列，就能够按相应的顺序排序了 。 注：如果是手动输入序列，标点符号必须为半角。 6.2.4 自定义排序 6.2 排序 第6章 数据管理 6.3 筛选 　　通过筛选数据清单，可以只显示满足指定条件的数据行，而隐藏其他行，这就是数据筛选。Excel提供自动筛选和高级筛选两种筛选方法。 第6章 数据管理 6.3.1 自动筛选 6.3 筛选 第6章 数据管理 自动筛选是针对简单条件进行的筛选。 6.3.2 高级筛选 　　注：数据清单与条件区域之间至少要空出一行或一列。几个条件在同一行上是“与”的关系；在不同行上是“或”的关系。 　　首先应设置筛选条件，条件区域至少为两行，第一行为设置筛选条件的字段名，该字段名必须与数据清单中的字段名完全匹配。以下各行为相应的条件值。 6.3 筛选 第6章 数据管理 另一个重要的功能，删除重复记录。

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