如何提高工作效率讲解.ppt

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1、如何提高工作效率,Gavin Zhou 2013-3,背景,甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？” 乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？” 乙又赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？” 乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个

2、农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！” 乙羞愧地回到厨房干杂活去了,买土豆的两个人,目前的工作状态,杂事太多，总有做不完的事情； 工作经常被突发事件干扰； 一波未平一波又起，何日才是尽头；,善于沟通,Mang I AM BUSY,你永远没有足够的 时间做完所有的事情，但 你总有足够的时间去做 最重要的事情,人生最为沮丧的事， 莫过于当你花了一生的 时间和心血爬上一把梯 子并最终到达顶端的时 候，却发现梯子架的不 是你要上的那堵墙,高效工作,用最少的时间,最少的人力,物力,财力,用 最简单的方

3、法做成最重要的事情. 达成你所期望的结果,如何提高效率,时间利用高效 工作沟通高效 有效利用身边的工具 整洁的工作环境 积极主动善于变革 做好突发情况的处理 提升自己的专业能力 建立定期培训制度,80/20法则,一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 80%的销售额来自20%的销售人员。 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了约80%。 在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作,巴列特定律,时间管理无效十大原因,1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖

4、延 9.不会说“不” 10.低效的会议,重要 不重要,紧急 不紧急,象限 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议， 准备事项,象限 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新,象限 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动,象限 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视,要事第一的时间策略时间矩阵,花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动,重视第二象限,完全时间管理的原则,1、事先周详的计划 2、排定工作的优先顺序 3、设定长短

5、程目标 4、订定每日工作计划 5、挑战效率最高点：定期研讨工作内容与时间安排，如何改进并提升效率 6、学习分配工作 7、今日事今日毕 8、避免分散注意力 9、将阻碍减到最低 10、培养说“不”的能力 11、应付突发状况 12、随时检视,如何提高效率,时间利用高效 工作沟通高效 有效利用身边的工具 整洁的工作环境 善于变革、简化工作 做好突发情况的处理 提升自己的专业能力 建立定期培训制度,有效沟通的原则,是双向互动交流 取得一致观点或行动 获得准确的信息 获得正确的结果 双方感受是愉快的 让对方感受你是积极的 重复沟通，不如集中沟通,文字（邮件）声音 （电话）面对面 （身体语言,有效的说的原则

6、,对事不对人 坦陈自己的真实感受 多提建议少提主张 发挥语言的魅力 让对方理解自己的意思,无论我是否同意你的观点，我都将尊 重你，给予你说出它的权利，并且以 你的观点理解它。同时，将我的观点 更有效地让你理解，从而达成我们共 同的行动,专业沟通者的誓言,良好沟通的好处,重视你的意见 容易接受你本人 提高个人和组织业绩 富有团队精神 良好士气和关系 提升个人魅力 自己效率的提升,如何提高效率,时间利用高效 工作沟通高效 有效利用身边的工具 整洁的工作环境 积极主动善于变革 做好突发情况的处理 提升自己的专业能力 建立定期培训制度,善用工具,邮件,使用邮件规则自动分类 日历规划功能 使用标签功能备

7、注邮件 语言简洁明确有条理 使用截图软件辅助表述,邮箱利用,建立规则,如何利用日历,如何利用邮件,建立不同的文件夹,邮件跟踪,快速邮件预览,如何利用邮件跟踪,如何利用sametime,1 分组管理 2 邮件群发 3 繁忙设置 4 联系人状态 5 快速沟通 保留证据,利用便签或告示贴,1 第一件事：记录当天事项 2 根据紧急和重要程度标注不同顺序或颜色 3 完成一件划掉一件，直到完成为止 4 当天事情不拖延到明天 5 利用废纸，节约能源,如何提高效率,高效利用时间 高效工作沟通 有效利用身边的工具 整洁的工作环境 积极主动善于变革 做好突发情况的处理 提升自己的专业能力 建立定期培训制度,工作环

8、境的重要性,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌,对策 5S,有序工作混乱的环境,有序工作整洁的环境,时间利用高效 工作沟通高效 有效利用身边的工具 整洁的工作环境 积极主动善于变革 做好突发情况的处理 提升自己的专业能力 建立定期培训制度,积极主动者的三大特质,1在任何情况下都能发现好的一面； 能从挫折苦难中总结经验，吸取教训 总是能竭力找出每个问题的解决方法,调整与持续改善：主动积极,受 制 于 人,主 动 积 极,刺 激,反 应,刺 激,反 应,选择的自由,自 觉,想象力,良 知,独立意志,任何工作的困难度与其执行 步骤的数目平方成正比；所以 必须要简化工作流程； 简化工作流程是所有成功 者的共同特质，工作愈简化愈 不会出问题,简化工作环节,最糟糕的时间管理方法：将毫无意义的事情做得很圆满,学 会 拒 绝,追求事半功倍，而不是事倍功半 不要凡事追求完美 学会 “弃卒保帅” 简单的就是最好的 经常进行整理和分类（5S） 把工作做在前面 不断优化工作方法 好记性不如烂笔头 喊破嗓子不如甩开膀子,追求高效能 最有价值的九条守则

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