办公室5S整理整顿标准.

采用5S原则：整理、整顿、清扫、清洁、标准化，提升工作效率 #生活技巧# #组织技巧# #工作流程优化#

1,办公室整理整顿标准,2,.活动重点,- 活动重点：整理/整顿/清扫/可视化 - 清扫对象：办公桌椅/流动筒柜/文件柜/地面/电源网络线 /仓库/电脑 - 整理要求: 彻底根除不必要物品，消除空间浪费和管理浪费 - 整顿要求：必要物品放在指定的位置，让任何人能容易找到 和方便取用减少查找浪费，提高工作效率 - 可视化要求：要管理的地方或物品做上标示，让任何人能容 易认出、方便使用、容易判断、容易遵守 - 清扫要求: 地面无污渍/无张贴物残渍/桌面无灰尘,3,(a) 椅子 ▣ 无人座时，将椅子靠进桌子内 ▣ 椅子背贴管理责任者 (b) 桌子 ▣ 桌面清洁，下班时无文件摆放 ▣ 下班后桌子上只能有台历、水杯、电话、鼠标、键 盘、共用文具， (c) 日历 ▣ 放置在桌子中间或按照定位线放置 (d) 水杯 ▣ 放置在电脑旁 ▣ 只允许放一个 (e) 电话 ▣ 按照定位线放置，建议按照图示位置放置 (f) 文件 ▣ 做好文件名称标识，并放到制定的位置 (g) 垃圾桶 ▣ 做好虚线标识，将垃圾桶摆放好 (h) 桌子屏风 ▣ 桌子高挡板上可以摆放个人目标、计划或照 片（A4纸一样大小）、只能摆放2张A4纸，短边 电话上方摆放电话簿； (i) 照片，像框 ▣ 放在高挡板一侧，电脑旁边,整顿方法,办公桌 面上,C,,,,a,b,d,e,f,g,h,左上角桌面摆放几情况：,h,f1,f2,f3,i,4,电话放在矮的挡板一侧：有两种情况 (a) 电话摆放（椭圆形）标识（详见：左图） ▣ 标签张贴距桌面上端边10cm， 距离左或右边缘25cm; (b) 电话定位角标识（详见：左图） ▣ 定位角(为蓝色胶带)：长4cm，宽1.2cm 对角左上角和右下角张贴；必须贴在左上角及右下角； ▣ 左上角张贴在距离桌子边0.5cm处 ▣ 右下角张贴在距离桌子上边24cm，距离桌子左或右边缘20cm； (c) 电话紧急联络方式 ▣ 将联络方式贴在电话手柄上部 ▣ 将本机号码油性笔填写清楚 (d) 台历摆放位置 ▣ 台历标签张贴位置距离桌上边1cm，距电话 标识14.5cm及32cm处张贴； 台历标签的尺寸：长：12cm,宽：5cm (e) 电话簿 ▣ 电话簿贴于矮挡板的一侧紧挨着金属边张贴；,整顿方法,办公桌 面上 电话,,5,水杯台历放在高的挡板一侧： (a) 水杯摆放标识 ▣ 将蓝色圆圈标识（直径6.0cm）张贴在矮档板 的一侧，距离桌上边缘1cm，距离台历标识16cm处张贴标识并摆放； (b) 笔桶 ▣ 放在矮的挡板一侧，与电脑屏幕相平行摆放； 距离水杯标识16cm，距离上边缘3cm；（标识用4cm的条交叉成十字张贴） 照片，像框 ▣ 相片：可以打印成a4纸大小，贴于高挡板一侧 ▣ 带像框的照片：也放于高挡板一侧，距离上边缘6cm，距离显示器底座18cm处张贴标识（贴一个长4cm的条）；,整顿方法,,办公桌 面上,,,,,,,,16cm,,,1cm,,,,16cm,,,,3cm,,a,b,c,6,(a) 显示器标识 ▣ 标识尺寸：蓝色条长4cm，宽1.2cm 张贴方法: 贴三个，1比1的比例张贴 ▣ 在显示器的左下角张贴“下班后，请关闭主机及显示器； (b) 液晶显示器标识 ▣ 标识尺寸：蓝色条长4cm，宽1.2cm ▣ 在显示器的左下角张贴“下班后，请关闭主机及显示器； (c) 笔记本电脑标识 ▣ 标识尺寸：蓝色条长4cm，宽1.2cm 对四个角进行定位。

整顿方法,办公桌 面上 显示器,,a,c,,b,,7,,(a) 垃圾桶 ▣ 只能装杂物 ▣ 保持垃圾桶周围清洁 ▣ 不能掉剩水，请将剩水倒到洗手间 (b) 定位标识 ▣ 定位线使用深兰色线标识 标识: 宽：1.5cm 长：2.5cm 圆圈的直径：20cm ▣ 张贴间距为1：1的比例,整顿方法,垃圾桶,,,a,,,,,,,55mm,100mm,a,b,c,8,(a) 会议桌标识 ▣ 标识上分地址名和编号 地址名：填写桌子的地点，如：公共会议桌 就写公共就可以； 编 号 ：按坐位的数量编号 ▣ 标签张贴时，距边缘32cm处，左右两边尺 寸一样； (b) 会议桌 椅子标识 ▣ 与会议桌相同方法填写 ▣ 张贴在椅子的右边，标识距在椅子的侧面 黑色塑料上张贴，距离上方1cm处张贴 注意：桌子和自已的位置张贴时要对应好，使 用后按编号摆放整齐； (c) 桌子和椅子的定位标识 ▣ 应蓝色胶带裁成长4cm，宽1.5cm的尺寸，将桌子椅子的位置摆好，对角张贴标识,整顿方法,会议桌,9,(a) 文件柜抽屉 ▣ 贴标签在左上方 ▣ 区分物品摆放，1层办公用品，2层文件资 料，3层为个人用品 (b) 管理负责人标签 ▣ 推柜筒右上角（距离左边1cm），填 写部门名称，物品名称以及负责人 (c) 推柜内部 ▣ 柜筒内摆放整齐,整顿方法,,推柜 标识,,,a,d,c,b,,,,1cm,,10,(a) 姓名标识 ▣ 椅子背贴使用者姓名,距椅 子顶端1cm处 ，填写部门、物品名称、管理 责任者； ▣ 人员不在坐位时，请将椅子推回原位；,整顿方法,办公椅子 面上,,,a,,,,1cm,,11,一.文件的废弃和缩减的方法 在办公室，总会有各种各样的文件，如果不经常进行管理的话，就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件时间增加、购买文件柜增加等很多的浪费，成为阻碍业务效率的白色污染。

因此必须对文件及时处理，处理文件一般方法如下： 1.资料尽量共享 对个人所有的资料和文件进行分类，不必要的文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有 化，最大限度的减少部门文件量； 2.保管、保存、废弃的分类 对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），把不必要的处理掉（参考QA对文件要求程序 文件或部门内区分时参考下面表格判定基准）办公室文件管理,3.推进无纸化 推进办公自动化，利用内部网络，对简单的资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批；,12,二.文件的保管方法 对保管的文件装订成夹，并保证对任何人对必要文件30秒内能够取出，提高工作效率，具体按照如下方法进行： 1.原则：只保管一个文件夹 使公司文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹个人所有（保密文件除外）； 2.确立分类项目 确立文件进行分类，进行文件夹管理，文件夹侧面标明大分类：所属部门，文件编号，文件名称、 文件的管理责任人，保存期限； 3.制定目录 制定文件摆放位置的清单目录，方便任何人查找 4.可视化管理 文件摆放的位置要做到一眼就能看清楚，利用颜色标签对文件摆放后画一条斜线，进行定位； 5.文件管理体系的运行及维持 明确文件管理责任，选定资料管理责任者，尤其对文件的保管（存放在办公室）和保存（存放在资 料室）进行明确区分，定期进行资料整理（及时废弃过期文件，更换新文件）和维持；,4.会议资料电脑化 会议资料要尽量电脑化，避免会议一结束就扔掉资料 5.削减复印量 复印会造成时间、人工、纸张的浪费，所以提倡“一个原则”尽量减少复印文件，通常采用的手段有公告 栏， 传阅，内部电子邮件等方式；,13,(a) 临时文件筐 ▣ 中间张贴文件的分类，每层属于哪一类的文件， 用黄色纸打印（如：临时周转文件等） 1.原则上文件和资料要共同保管，不得个人所有，但临时文件根据具体 业务的性质，允许个人保管，个人保管临时文件时，在个人办公桌规定的临时保管文件筐内保管。

2.所谓的临时文件是指制定、处理当中的文件、日常文件（记录类，处理当中的采购书等），个人临时参照使用的业务指南（业务处理手册等），个人参考的资料等 标识尺寸：长：7cm，宽：1.5cm (b)文件筐 ▣ 文件筐的标识按照摆放文件的类型进行编写, 用白色纸打印 标识尺寸：宽：6cm，高：5.3cm,整顿方法,办公桌 面上 文件筐,,(a),(b),,14,(a)文件 (标签) ▣ 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴，小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 ▣ 标签上分别填写：ALSTOM的司标，所属部门，文件编号，文件名称、文件的管理责任人或公共（是大家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位标识) ▣ 文件定位标识采用宽：1cm的斜线进行 ▣ 从左下角顶端开始往上张贴，标识角度以第一个文件夹角度1cm为准； (C) 文件夹内隔页纸 标识 ▣ 按文件夹内文件类型或着日期自己隔 页，更加容易方便找到文件；,整顿方法,文件夹,,a,大文件夹,小文件夹,中文件夹,,C,15,(a)文件 (标签) ▣ 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴，小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 ▣ 标签上分别填写：ALSTOM的司标，所属部门，文件编号，文件名称、文件的管理责任人或公共（是大家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位标识) ▣ 文件定位标识采用宽：1cm的斜线进行。

▣ 从左下角顶端开始往上张贴，标识角度以第一个文件夹角度1cm为准； (C) 文件夹内隔页纸 标识 ▣ 按文件夹内文件类型或着日期自己隔 页，更加容易方便找到文件；,整顿方法,文件夹,,a,大文件夹,小文件夹,中文件夹,,C,16,整顿方法,文件夹,(a)文件 (标签) ▣ 蓝色文件和大白文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴； ▣ 标签上分别填写：ALSTOM的司标，有部门按项目分就标出项目，文件编号，文件名称、文件的管理责任人或公共（是大家公共使用的）；,管理人 或公共,,,,2cm,a,蓝文件夹,大白文件夹,,17,（a）文件柜编号：编号张贴在每个框的正中间，六个格的贴1-6的编号，四个格的贴1-4的编号； （b） 文件柜管理LIST LIST中包括部门、管理责任人、每个框内的文件分类名称；全部填写清楚 （c）文件摆放在文件柜内，用不同颜色的线对文件进行定位，防止摆放时出错整顿方法,文件柜,,a,b,c,,18,(a) 4门柜子 ▣ 每个小柜子张贴管理LIST， 填写部门、柜子的编号、管理责任人 ▣ 物品填写清楚 (b) 2门柜子 ▣ 每个小柜子张贴管理LIST，填写部门、柜子的编 号、管理责任人 ▣ 物品填写清楚。

整顿方法,柜子,,a,b,,,,,19,公共文具 (a) 用一个文具盒，做影子版 (b) 将实物对应影子版摆放整齐，各规各位 (C) 并将摆放的盒子做好定位标识 （用长4cm，宽1.2cm的蓝色胶带张贴） 公共文具名称标识：长17cm，宽5.5cm；,整顿方法,办公用品公共文具,,a,b,c,,,20,办公用品管理方法,和文件一样一起混放使用的办公用品，如果不进行管理，会造成寻找的时间或数量过多等经费方面的浪费，我们如何管理呢？ 1.首先要明确管理对象和场所 对象包括：文具、各种用纸、样品或活动用品； 场所包括：物品仓库及柜子、个人办公桌、个人抽屉； 2.减少个人抽屉物品 对不要文具根据抽屉内的轮廓摆放各类文具（如：笔、橡皮等） 3.创建公共文具筐 为了减少文具的浪费，可以设立一个公共文具筐，把相关文具，制作一个影子版或用海面挖 出各种文具的轮廓分类摆放（如：大的订书器，打孔器，胶带等） 4.制定办公用品的保管基准 所谓保管基准，是指部门内制定的个人或办公用品的规格和数量的规定，执行基准能够准备的彻底消除办公室散放的文具，从而减少了很多浪费参看：保管基准事例）,办公用品保管基准,21,(a) 打印机位置 ▣ 打印机位置定位 （用长4cm，宽1.2cm的蓝色胶带张贴）。

(b) 打印纸位置 ▣ 用1.5cm的蓝色胶带区分标识 （区分:A4白纸、双面纸） 距离边缘：4cm处张贴, 宽：为27cm,整顿方法,公共打印机,,a,b,b,22,(a) 安全帽 摆放 ▣ 安全帽按照自己部门的标识摆放在帽架上， ▣ 安全帽摆放时，将自己帽子的工号朝前摆放； (b) 衣服/衣架 摆放 ▣ 衣架按照部门已经用标识进行区分，每个人按 照自己部门悬挂即可； ▣ 大衣存放就要放到大衣指定的衣架上； (c) 安全鞋 摆放 ▣ 鞋柜只限存放安全鞋，按鞋柜上姓名存放，禁止 存放其他杂物；,整顿方法。

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