5s办公环境整理

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办公环境管理制度
1. 目的
为强化办公室管理，推进5S工作的进展，提高员工个人素质及涵养，营造一个舒适良好的工作环境，特制定本规定。

2. 适用范围
本制度适用于中健集团办公区的管理，二级子公司可参照执行。

3. 内容
3.1 办公室5S布置标准
3.1.1桌面
3.1.1.1文件框或文件盘应放在桌子上的两边的90度角处；
3.1.1.2电话机放在左手旁的桌面上，与文件框并排放，通讯录贴在电话机正前
方，不得超过透明处；
3.1.1.4水杯、笔筒放置于电脑右侧便于取用的位置；
3.1.1.5电脑放在桌子中间或桌子右角，所有的线均应从桌子上的圆孔处接入电源插座；
3.1.1.6办公桌允许摆放的物品包括：文件框或文件盘（1-2个）、电话（1-2部）、
电脑（1台）、笔筒（1个）、水杯（1个）、打印机，其余非办公必需品不
得摆放在桌面上；
3.1.1.7文件筐内收纳的文件夹应进行规定和标识，标签为统一的格式；
3.1.1.8文件筐内收纳的文件夹应与标识的内容一致,并摆放整齐,做到取用时
不用翻找即可直接拿到；
3.1.1.9所有文具或资料在下班后应收纳到笔筒、文具框、抽屉、文件夹或文件
架内，不得单独摆放在桌面，桌面应保持干净整洁。

3.1.2 柜子
3.1.2.1铁皮柜内的物品分类摆放好，文件应标有目录，便于查找，文具应摆放
整齐，除此之外，不得放置其他物品；
3.1.2.2
的橱柜等）
3.1.3 地面、垃圾桶——套袋、不能超过2/3，相对应的地面
地面保持干净，垃圾篓内不得有食品类的垃圾，如快餐盒或方便面盒等，以免有异味。

3.1.4 办公桌下的柜子物品摆放
3.1.
4.1员工应对自己负责的抽屉使用范围进行分类，与工作无关个人物品只能
集中在三屉柜最下一层抽屉中收集；
第一个抽屉：可放置常用的办公文具，如计算机、订书机、印台、胶带等；
第二个抽屉：可放置办公文件、单据、纸张、记事本等；
第三个抽屉：可放置私人常用物品。

3.1.
4.2抽屉应上贴标签抽屉应随用随关，存放有贵重物品的，必须随用随锁；——重要资料来访或不相关人员，做好安全处理
3.1.
4.3抽屉存放的内容应进行标识，并遵照标识的内容进行收纳；
3.1.
4.4抽屉的标识应使用统一的标签，标签粘贴位置统一（抽屉面右下角）。

3.1.5 饮水机等其他设施
饮水机、打印机、空调、植物等其他设施固定位置摆放，指定专门负责人并贴标识注明。

3.2 办公秩序
遵从《员工日常行为规范》中相关规定。

1.相关制度
《员工日常行为规范》
《5S手册》
电子文件管理制度
1.目的
为加强公司电子文件的整理、归档与管理工作，保障电子档案的真实性、有效性和安全性，充分发挥其在管理活动中的作用，结合公司制定本办法。

2.范围
本制度适用于*************************电子文件的管理，二级子公司可参照执行。

3.内容
3.1 电子文件的整理
3.1.1电脑硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰。

3.1.2分类方法：
3.1.2.1电脑桌面随时清理，保持清洁，桌面文件应在10项内容之内，禁止存
放任何公司文件，临时文件关机前必须清理存于E盘工作盘内；
3.1.2.2 C盘系统盘，仅安装系统文件和在其他盘安装不方便的软件，禁止存放
任何公司文件；D盘程序盘，可存放各程序文件安装源文件及一些不必
安装在系统盘的软件；E盘工作盘，可存放工作相关资料；F盘备份盘，
可存放备份文件及公司已发布规章制度、表格文件、个人学习资料等；
3.1.2.3 E盘工作盘下的分类依据个人工作情况和习惯，可选择依据时间、部门、
工作内容等进行具体划分，原则是便于查找。

各文件夹应标注名称并
重要设密码处理
3.1.3 电子文件的归档
3.1.3.1文件的处理部门在定稿后，根据纸质文件归档与不归档范围，确定每份
电子文件是否归档；
3.1.3.2归档范围:包括本单位制发的、上下级和不相隶属单位从网上传送的与
本单位工作有关的具有保存利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、
影像文件、声音文件等各种形态的电子文件定稿和纸质文件的电子稿。

A.文本电子文件：由文字处理技术产生的文字型电子文件。

主要是本单位形成的文件的电子稿及外单位传送的电子公文。

移交时应注明文件存储格式、文字处理工具等。

重要的电子公文历次修改稿应予以归档。

永久长期保管的电子公文应打印一套纸质文件，与其他纸质文件一并归档保存；
B.图像电子文件：主要是通过扫描仪和数码相机产生的文件；
C.图形电子文件：由计算机辅助设计软件或绘图等设备产生的电子文件；
D.影像电子文件：主要由数码摄像机等视频设备产生的电子文件；
E.声音电子文件：主要通过数码录音笔等音频设备获得的电子文件；
F.数据电子文件：应用程序产生的各种数据；
G.程序电子文件：处理上述电子文件的软件。

3.1.3.4规范文件名称
确定属归档范围内的的电子文件要使用统一、规范的电子文件名称，命名格式为“文件名 .扩展名”，是公文的，其电子文件名称为“文号.文件名 .扩展名”。

“文件名”一般根据文件内容取定，统一用文件正文标题作为电子文件的文件名。

原正文标题不能准确提示文件内容的，应自拟标题；“扩展名”表明文件的格式，不能随意更改。

“文号”即发文的字号。

文件命名后，将电子文件设为“只读”属性，防止错误操作。

3.1.3.5移交
A.各文件处理部门在移交前，统一将要移交的电子文件填写《档案移交清单》，备注里注明电子文件；
B.电子文件的形成部门一般应在每季度末办理完成的属归档范围的电子文件统一行政人事部移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度移交归档,同时移交《档案移交清单》一式两份, 一份自存,一份移交档案管理人员。

行政人事部在接到部门移交的电子档案后，将杀毒软件升级到最新版，对其进行病毒检测。

并全部用软件转为 PDF 格式保存,以确保电子文件的真实性和不可改动。

3.1.3.6编参见号
行政人事部档案管理人员将每个电子文件对应纸质文件编参见号，参见号为纸质档案的文件级档号。

3.1.4分类存放
依据电子文件形成年度、类别、保管期限，建立相应的文件夹，并将文件分门别类地存放入相关文件夹中。

如可建立名为“2005 年文本文件 T 永久”、“2004 年文本文件T 长期”、“2004 年度图像文件 I”等文件夹，把相应的电子文件存入其中。

电子文件类别代码：T —文本文件，I 一图像文件，G 一图形文件，V 一影像文件，A 一声音文件，D 一数据文件、P 一程序文件。

3.1.5建立检索目录
汇总各部门移交的《档案移交清单》，建立检索目录，保存的位置要对应在每个文件夹下，如“2005 年度文本文件 T 永久”目录，同时应打印一份纸质目录。

3.1.6备份数据
归档的电子文件及其目录，在数量不多的情况下，应暂存在电脑硬盘或移动硬盘上。

对暂存文件，要做好备份工作，防止因误操作、硬件故障或病毒破坏而造成数据丢失。

3.1.7刻录光盘，脱机保存
3.1.7.1归档的电子文件一般要集中刻录成数据格式光盘。

原则上不同年度的电
子文件分别刻录。

3.1.7.2刻录成数据格式的电子文件光盘，一式 3 套。

一套封存保管，一套查
阅利用，一套异地保存。

对加密的电子文件应在解密后再制作拷贝。

3.1.7.3电子文件采用的载体为一次性写光盘 (CD-R )，不允许用软磁盘作为归
档电子文件保存的载体。

3.1.7.4存储电子文件的载体应制作标识。

用专门的“光盘笔”（“油性笔”）
在光盘标识面上注明载体形式序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、
存入日期等，并填写相应的纸质标签，对应放入光盘档案册中。

3.1.8 保管
3.1.8.1存储电子文件的光盘载体应放入专门的光盘档案册中，竖立存放，避免
擦、划、触摸、挤压；要远离强热源，与有害气体隔离。

3.1.8.2要定期对满 4 年的光盘进行 100% 抽样机读检验。

即把整盘文件内容
复制到计算机硬盘中某一临时文件夹中，检测盘里数据是否能够正常读
取。

如光盘读取有问题，应检测另外 2 套，以便及时复制补齐 3 套。

4. 相关文件及表格
4.1 相关文件
*5S手册
《档案管理制度》
4.2 相关表格
《档案移交清单》《归档文件目录》。

网址：5s办公环境整理 https://www.yuejiaxmz.com/news/view/1235809

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