告别忙碌，迎接高效能：这三个要点重塑你的时间管理理念

时间管理不是要你一直忙碌，而是有效利用每一刻 #生活知识# #生活理念# #时间管理理念#

时间管理是个现代概念，每个生产力高手都有自己的时间管理方法。

比如斯科特·亚当斯提出了""的理念，强调建立日常系统和习惯的重要性，而不是仅仅专注于设定目标。他认为，通过创建有效的系统和流程，可以自然而然地提高生产力和成功率。

蒂姆·费里斯则推崇"4小时工作制"，主张通过提高效率、外包非核心任务和自动化来大幅减少工作时间。他强调关注最重要的20%的任务，这些任务能带来80%的结果，从而实现工作与生活的平衡。

这些人自己管理自己，他们非常高产，也取得了了不起的成就。

所以，现在社会上出现了大量的方法和工具，讲述“时间管理”这个主题，包括书籍、讲座、培训乃至教练，来帮助人提高时间的利用率。

此外，现代社会的各种干扰，如社交媒体和即时通讯，也让时间管理变得更加困难。

所以我希望借助本文，帮你理清思路，探究清楚什么是时间管理。

01 蔡格尼克效应

为什么要进行时间管理？

想象一下，你的大脑是一台不断运转的计算机。每天，无数的任务、想法和担忧像程序一样在后台运行，占用着宝贵的内存和处理能力。这就是为什么我们需要时间管理——为了给我们的"人脑电脑"做一次彻底的清理和优化。

所以，时间管理的根本理论之一叫“蔡格尼克效应”（Zeigarnik effect）。

蔡格尼克是位女心理学家，据说有一次，蔡格尼克和同事们一起去吃午饭，看到服务员不需要做任何记录，就能准确地记住谁点了什么菜，这件事给她留下了非常深刻的印象。

但令她惊讶的是，当她返回餐厅拿她留在那里的外套时，几分钟前她还很崇拜的拥有超强记忆力的服务员却不认识她了。蔡格尼克对此很不解，服务员解释说，他们服务员都能够记住哪位顾客点了哪些饭菜，但在客人们离开餐厅的那一瞬间，他们就把这些全都忘掉，然后把注意力转移到下一拨顾客身上。

蔡格尼克根据这个观察，进一步进行了研究。她设计了一系列的实验来测试人们对于完成和未完成任务的记忆效果。在这些实验中，参与者被要求执行多项任务，但其中一些任务会被突然打断，不让参与者完成它们。

结果发现，参与者能够更详细地回忆起那些他们没有完成的任务，而不是那些已经成功完成的任务。

这是因为我们的大脑有一种倾向，想要关闭或者解决每一个开启的问题或目标。

当一个任务完成时，它在我们心中的“文件”就会被归档；而未完成的任务则保持开放状态，持续占据着我们的注意力，直到它们得到解决。

这一现象后来被称为蔡格尼克效应（Zeigarnik effect），也成为了时间管理的根本理论。

比如，我们现实中有很多所谓的“苍蝇问题”：

下个月就是纪念日，还没想好买什么；

明天有个演讲，一直担心自己表现不佳出岔子；

那封你该回复但总是忘记的邮件，每次打开邮箱都会让你感到一丝愧疚；

那本你买来很久却一直没时间看的书，躺在书架上默默谴责着你的懒惰。

这些是萦绕在脑海里的烦人问题，而且这些问题往往不是最重要的，也不是最紧急的，但就是会牵扯大量的心力，让你心神不宁。就像一只苍蝇一样，嗡嗡嗡在你头上乱窜，但你又难以立马干掉它，只会被苍蝇吵得越来越心烦意乱。

那么，如何应对苍蝇问题？

方法其实很简单：把它们"写"下来！

是的，把这些问题列成计划，特别是书面计划。这就像给你的大脑做了一次"数据转移"，把那些占用内存的小问题转移到外部存储器中。这样一来，你的大脑就能获得一种久违的平静，就像刚刚清理过的电脑，运行起来格外顺畅。

所以，任何有效的时间管理系统都需要一个外部辅助工具。可以是一张简单的待办清单，可以是一个高科技的任务管理App，甚至可以是一个贴心的助理。这个系统就像你的时间管理助手，帮你记住什么已经完成，什么还在进行中，下一步该做什么。有了这个得力助手，你的大脑就可以专注于更重要的事情了。

但效率不等于效能，效率是怎么做好，效能是做什么能让局面更好。

所以，时间管理的第二个根本理论叫“要事优先”。

02 要事优先

最重要的事情最先做，保证效能。这个原则之所以如此重要，主要是因为帕累托法则：

要做到要事优先，我们需要：

勇于对次要任务说"不"

在日程安排中优先考虑重要任务

另外，很多人会有一个误区，认为高效能是可以同时做好几件事：

一边写文案一边听音乐一边查资料；

一边回消息一边看书一边散步；

一边洗澡一边写作一边思考。

这类做法很有问题。

原因很简单：大脑是无法同时处理多项任务的。

也就是说，当我们同时写文案、听音乐、查资料时，实际上是什么呢？是大脑先集中处理文案，然后切换到听音乐，再切换到查资料，再切换到处理文案……

大脑的注意力系统其实来自工作记忆，而工作记忆的容量只有四个组块（Cowan，2001）。

多任务处理只会导致一个结果：你的工作质效降低了。

当我们来回切换任务时，大脑其实需要不断填装新任务、清除旧任务。这个过程不仅耗时，还会消耗大量的认知资源。更糟糕的是，每次切换任务时，我们都会在大脑中留下一些未完成任务的"残留物"，这些残留物会持续占用我们的注意力和工作记忆。

这不就是我们前文讲的，蔡格尼克效应吗？没错，正是如此。蔡格尼克效应告诉我们，未完成的任务会在我们的记忆中保持活跃状态，持续占用我们的心理资源。当我们频繁切换任务时，就会在大脑中积累大量这样的未完成任务，每一个都在默默消耗我们的注意力和精力。

这就解释了为什么多任务处理实际上会降低我们的效率和工作质量。我们不仅要面对任务切换本身带来的时间和精力损耗，还要应对多个未完成任务在大脑中造成的干扰。结果就是，我们可能感觉自己很忙碌，但实际上效率却大大降低了。

因此，要想真正提高效能，我们应该遵循"一次只做一件事"的原则。专注于当前任务，直到完成一个阶段性目标后再切换到下一个任务。

这样不仅能充分利用我们有限的工作记忆和注意力资源，还能避免因任务切换和未完成任务带来的认知负担。结合前面提到的"要事优先"原则，我们就能更好地管理时间，提高工作效率，达成更多有价值的目标。

Lachel先生曾讲过一个研究：Threadgold等人在2019年做了一项研究，该研究测试了多种不同的音乐，包括有歌词的音乐和纯音乐。

结果发现：不管有没有歌词、参与者喜不喜欢，当他们一边听音乐一边工作时，他们的创造力、记忆力和理解能力，都出现了不同程度的下降。

不过也有例外。那就是当你在做的两个任务中，其中一个得是不需要调用注意力资源来做的。比如一边走路一边思考。走路是本能，完全不需要思考，而且由小脑负责，不占用大脑资源，这样的情况下我们才能做到“多任务”。

所以，如果你能做到“要事优先+一次一任务”的原则，你肯定能成为一个高效能的人。

但这远远不够。因为你再厉害，时间也只有24小时。

03 真正的高效能时间管理法则也许只有一条：雇人帮你干活

这听起来可能有点出人意料，但真正的时间管理高手都懂得一个秘密：把工作分出去。

想想看，你的时间和精力都是有限的。不管你怎么优化自己的工作方法，一天总是只有24小时。但如果你雇人帮忙，突然间你就能同时完成多项任务了。这不是在变魔术，这就是简单的数学：一个人的时间是有限的，两个人的时间就多了一倍。

当然，这并不是说你可以把所有事情都推给别人做。关键在于，你要分清楚哪些事情必须自己亲力亲为，哪些事情可以交给他人。一般来说，那些重复性的、不需要你独特技能的任务，都是可以委托出去的。

比如，你是个作家，你的核心工作是创作。那么，研究资料、整理笔记、校对文稿这些工作都可以找人帮忙。这样一来，你就能把更多时间用在真正的写作上。

或者你是个企业家，你的主要工作是制定战略、做重要决策。那么，日常的行政工作、会议安排、数据整理等任务都可以交给助理或团队成员。

雇人帮忙的好处不仅仅是省时间。当你把一些任务分出去后，你的注意力就能更加集中。当你不用再为那些琐碎的未完成任务分心时，你就能全身心投入到真正重要的工作中。

而且，随着时间推移，你会发现你的整体工作效率大大提高了。因为你不仅完成了自己的核心工作，还通过他人的帮助完成了更多任务。这就像是你突然拥有了分身术，可以同时出现在多个地方，做多件事情。

当然，刚开始的时候，你可能会觉得教会别人做事很费时间，还不如自己来得快。但这种短期的"时间投资"从长远来看是非常值得的。想象一下，等你的助手或团队成员熟悉了工作流程，他们就能自主完成许多任务，而你只需要做最后的把关。

现在一人公司为什么可行？就是因为AI可以帮助我们完成绝大多数事情，你只需要最后把关审核即可。

所以，下次当你感到时间不够用的时候，不妨想想：有没有什么工作是可以让人或者AI帮忙完成的？

这将是你提高产出的关键。

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