一份高效的时间管理清单

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　　导读：99.9%的人都觉得自己是拖延症患者。所以其实患病是常态，积极寻求对战方法就行了。

　　这样一说我这么许多年下来，久病成医，也是有一套理论可以拿出来说一说的。说好了今天这篇文章要短平快。接招吧。

　　

综合| 李奕在哪儿、每晚一本书

一

两分钟管理法

　　刚好我的好朋友Olivia这两天在接受入职训练，他们公司的培训官大力推荐了一本书叫做Getting Things Done，作者是David Allen，用来训练他们在工作中快速搞定任务。

　　我挺好奇就把这本书借来看，其实内容挺简单的，我觉得全书最有价值的就是这张流程图。

　　

　　感兴趣的小伙伴可以点开大图，自己跟着这个流程图走一遍，条理很清晰。

　　这整个流程图当中呢，对我最有用的一点又是这一条：这件事可以两分钟做完吗?可以，要等，现在就做!

　　这个原则够简单的了吧？两分钟以内可以搞定的事情，不要拖，立刻做。

　　不做的结果就是你花三十秒，把这件事记到备忘录上，然后一天当中可能就积攒了十几件这样两分钟以内的小事。在这种情况下积少成多可不是好事，这只会进一步增加你的心理压力，两分钟变成了半个小时，最后很有可能一件也做不成。

　　那么我是怎么利用这个原则的呢？举几个实战经历。

　　一封邮件进来，我发现需要转发给经理获得批准。两分钟之内可以搞定？ok，邮件写好，这个to-do就变成manager的了。

　　微信上朋友A问我可不可以介绍认识朋友B，我说行，让我先问一下B。两分钟之内发条微信肯定够了？

　　说不定对方还立刻给回复。两分钟牵一个线，立刻搞定。要是当时不做的话之后我很可能会忘，那么朋友A还会觉得我不靠谱。

　　每天早上面对一天的to-do list，先把那些最简单的两分钟以内的挑出来做掉。

　　搞定。给客户打电话确认会议时间? 搞定。群发一封活动邮件?搞定。填一个反馈表格? 搞定。

　　于是才过去十分钟，我的list已经少了一半。这简直太爽了！虽然某种意义上这是幻觉（毕竟剩下的一半要花远远不止十分钟），但确实可以给我打一针鸡血，让我更好地迎接下面的挑战。

　　最后呢想要提醒一下大家用这个方法也要有策略，否则会有副作用。

　　如果你随时随地都在查邮件，来一封就花两分钟回复一封，那你的正常工作节奏就会一直被打断。那么用这个两分钟大法就得不偿失了。

　　更好的做法是每隔一段时间再去查一次邮箱/微信，然后用两分钟大法一次性处理掉一堆小任务，这样既不打断你正常工作的思路，也能提高效率。

二

万能日历管理法

　　这个方法我在第一次听到的时候就觉得特神，我记得当时还写了条信息给大家分享，今天拿出来重温一遍。

　　核心观点很简单：就是你管理的不应该是待办事项和to-do list，而应该是时间。

　　重复一遍：管理时间，而不是待办事项。

　　所以一件事情出现了，你把它扔到你那个已经很长很长的待办事项列表上去是没用的，你可能根本就不会去做。

　　如果要确定你会做，那就把这件事情放到你的日历上，定好时间去做。

　　分享这个方法的人说: “哪怕是再小的事情，我也会放到日历上。比如2点给保险公司打电话，5点去买给女朋友的礼物，晚上7点洗衣服。自从用了日历管理法之后，我再也没有长的看不见尽头的to-do list了。”

　　要是一件事情都没法进入你的日历，那么要么就是不够重要，那就别做了；要么就是你太忙了，实在挤不出时间，那这件事你也不该做。

　　用日历时间管理法，可以保证你该做的事情都做到，也不超负荷运行。

三

每天一张纸to-do大法

　　这是我大学期间最忙的那段时间，用了一个学期的办法。工作之后每次项目特别忙的时候，也会让此法重出江湖。

　　每天睡前，我会拿一张巴掌大的小纸条（就是那种背单词会用的index card），先在脑海里过一遍第二天要做的事情，然后把所有事情按时间顺序写在纸条上。

　　其实这就是一个手写纸质版的日历，但对我却有奇效。第二天我会把这张纸放在手机背面随身携带，然后全天按这张纸行事。印象颇深的是某天我把这张纸弄丢了，然后瞬间有种不知所措的感觉！

　　我觉得之所以这个方法对我有效，有两个原因：

　　一是因为前一天晚上让我做好第二天的规划，其实是一个沉静下来思考的过程。把要做的事情一件件按时间写下来，写着写着就觉得没那么焦躁了。

　　二是因为每一件事情都已经上了日历（同上一条万能日历法则），那么白天我就不用再去想这个时间要做什么，照着纸上的安排按部就班行动就ok了。这样等于释放了脑容量，其实是非常减轻压力的。

　　不太忙的时候我靠手机日历和记忆力就可以搞定生活，特别忙的时候我就会开始用这张纸给自己做一个静心+减负的小工具。

四

n天打卡大法

　　最后这一条呢，其实超出了最直接意义上的时间管理范畴了。我们跳出日历和待办事项的条条框框，从更高一层看：如何达到一个目标？毕竟时间管理不是目的只是手段，最终还是希望我们可以活得更好不是?

　　我自己其实特别喜欢“30天早起”“28天HIIT”这类的打卡记录法。正是因为时间都不算特别长，让你觉得可以看到尽头，所以激励效果会更加好。

　　大三那年春天我想自学画画，于是就买了彩色铅笔，四月份每天抽半小时画了一幅，虽然最后也没学成出师啥的，好歹让我的宿舍墙上多了一点颜色。

　　还有很多健身项目也是，我自己最喜欢的YouTube健身教练Cassey Ho推出她自己的健身教程，就是以28天为一个周期，鼓励大家对比28天前后身体的巨大变化。

　　都说21天就能养成一个新习惯，deadline就是生产力：其实我觉得7天也好，30天、100天也好，如果设定一个清晰的目标，并且给自己时间限制，那成功的几率就是会大大的提高。

　　五周末也要抽出3个小时工作

　　

　　

　　

　　

　　

　　上班是个很沉痛的话题，是比室内没空调还要痛苦万分的事情，尤其是在家里加班加点到深夜码小黄文的时候。

我问老张：“最能让你有更多时间吃鸡腿饭的方法，是哪一个？”

　　老张想都没想，立即答道：“周时间管理法。”

我耷拉下脑袋，像在看外星人一样看着他：“那是什么鬼？就算把整个互联网都搜索一遍，估计也没有这一个工作方法！”

　　老张说：“这并非自创，也是我从 EMBA 那里学习来的。周时间管理就是，周六或周日，花3个小时的时间，将磕磕碰碰的小问题，整理一下，5分钟打一通电话，10分钟发一个邮件，解决掉它们。”

我说道：“你的良心难道不会痛吗？大周末的打扰别人的休息！”

老张说：“你知道，大的问题，我们都会在上班的时间优先解决。但很多事情都是磕磕碰碰的小事情。但这个东西一拖，这里堵一下，那里堵一下，整个血液就堵塞了。你周末用中午的时间解决了，那磕磕碰碰几十个人都解决了，就通血活络了，大体就没事了。”

我抱怨道：“所以你节省工作时间的方法，就是在周末增加自己的工作时间！”

　　老张说：“小事情，就不用花大把时间去解决。用自己零零散散的时间，去集中解决一下。在车上、出差在飞机上，很多问题都在出租车上，5分钟一通电话打出去，很多问题就解决了，你的工作也就不会很累。”

六

　　凡事分个A、B、C

　　

　　

　　

　　

　　

我问老张：“鸡腿最好吃，你们大佬做事，是不是也是只吃鸡腿，不吃鸡肋？”

老张说：“很好，你已经有了分类的概念了。我们叫ABC管理法，是个很简单的道理。这也是一个老生常态了的话题，我也不过多地解释。”

我装作无辜，强行卖萌地说：“说一下嘛！”

　　老张道：“比如你一个星期，纠结的问题很多。那排排队，理一理，不然你觉得事情好多好多，好纠结。那分分类，A类的问题就是，你觉得自己可以解决的，有把握的简单问题。打几个电话、发几封邮件，就解决了的。”

“A 就是鸡腿，优先吃。”我问他：“那B类的呢？”

老张说：“B类的呀，就是自己要花2、3个小时，好好去思考一下，分析下问题，写下对策、利与弊。这些估计自己能够解决的问题，上班集中解决。”

“所以C 类就是鸡肋？”

老张道：“C类的问题，就是比较棘手的问题。比如说人事问题，我刚来这个部门，手下都是年纪比我大的，资历也都比我深，这个问题比较纠结，就属于C类的。”

“哎！”我问他：“这个问题好难处理，我们是不是把它丢给下面的人去做？”

老张道：“像 C 类这些问题，你就需要借力。看看在这一方面，谁的经验比较丰富。你打个电话，或者约周末吃饭，专题讨论这个问题。”

　　七这个我没听，你知道有就好

　　老张继续道：“第三呢，就是四点管理法。在无论要做任何事情之前，了解分析这件事情的难点、关键点、危机点和要点。”

　　“这都是什么鬼？听起来太无聊了”我咬着鸡腿，劝他道：“我们还是略过这个话题吧，直接讲第四点。”

八

蹭空调的最佳理由

　　老张看着我，摇了摇头道：“好吧，第四点就是借脑借力，刚才有提到过。”

　　我问他：“也就是说，用借力的理由，让BOSS去做事，我们去蹭BOSS的空调？”

　　老张道：“借力借得好，就事半功倍。你要知道你的主管，还要知道你主管的主管，他们在哪些方面有专长。有的人位置比你高，不一定真本事就比你大。他有经验，也有服务同事的心，但他解决技术方面的主意，就不一定比你多。”

　　“没错，”我点头道：“我主管就很垃圾，办公室里也没空调，也没鸡腿，想想都不想进去。”

　　老张道：“比如，有的主管善于解决人事福利薪酬的问题，有的在人事管理上得心应手，有的主管专精于技术研发，不同的问题找不同的人去借力。”

　　我深有体会：“没问题，也能制造出问题。不要让BOSS闲着，不然我们会被他赶出来。”

　　老张放下咖啡，忧郁地看着一位美女走出门去，道：“借力的通常都是纠结的问题。周末打个电话，然后再发个邮件：说下周占用你45分钟的时间，我们开会讨论一下这个问题。如果你这个问题，你觉得这个领导都解决不了，那就把邮件抄送给董事长：董事长如果有时间，也来旁听下会。”

　　我问他：“如果董事长都解决不了呢？”

　　老张道：“董事长都解决不了的问题，那快刀斩乱麻。打个比方，一个部门乌烟瘴气的，一个项目拖了两个月又继续拖，那就撤了这个部门，重建项目和部门。一个小主管，半个哑巴，从来不跟人交流沟通，下面的人走了一波又一波，你教育了好几遍没用的，董事长教育也没撤的，那还能怎么办？那就让他走嘛！”

　　文章仅反映作者研究和学术观点，不代表CEO在线立场，不构成投资建议。

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